Kreditkartenautorisierungsformulare waren etwas, mit dem sich Hotels auf der ganzen Welt seit Jahrzehnten auseinandersetzen mussten — und sind es auch heute noch! Die Autorisierungsformulare von gestern funktionieren jedoch nicht mehr so gut wie früher. Kreditkartenautorisierungsformulare in Papier und PDF sind nicht mehr PCI-konform und setzen Hoteliers kostspielige Rückbuchungen und möglicherweise sogar hohe finanzielle Strafen aus. Wie riesig? Die Bußgelder für die Nichteinhaltung der PCI-Richtlinien können folgende sein 5.000 bis 100.000$ pro Monat, bis der Händler die Einhaltung der Vorschriften erreicht hat. Es gibt jedoch Alternativen, über die Hotels Bescheid wissen sollten.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was Hoteliers über Kreditkartenautorisierungsformulare für Hotels wissen müssen und wie Sie diese am besten für Gäste verwenden können.
Lass uns eintauchen.
Was ist ein Kreditkarten-Autorisierungsformular für Hotels?
Ein Formular zur Kreditkartenautorisierung eines Hotels ist ein Dokument, das es einem Gast ermöglicht, in einer Unterkunft zu übernachten, wenn ein Dritter (d. h. eine andere Person oder Organisation) dafür bezahlt. Sie werden in der Regel verwendet, wenn der Gast die Karte nicht bei sich hat. Der Karteninhaber ermächtigt ihn jedoch, sie für die Bezahlung eines Zimmers, eines Bankettsaals, eines Konferenzraums usw. zu verwenden.
Kreditkartenautorisierungsformulare werden regelmäßig von Firmenkunden, Eltern, die für Kinder zahlen, Veranstaltungsplanern und anderen Personen verwendet, um Dienstleistungen und Platz in einer Hotelimmobilie zu bezahlen.
Traditionell verwendeten Hotels Papier- und PDF-Formulare, die zwischen dem Karteninhaber und den Mitarbeitern der Unterkunft per E-Mail und/oder Fax hin- und hergeschickt werden mussten. Obwohl viele Hotels diese Papier- und PDF-Formulare immer noch verwenden, gibt es heute digitale Alternativen, mit denen vertrauliche Kreditkarteninformationen viel sicherer über das Internet übertragen werden können. Zum Beispiel Canary Technologies Digitale Autorisierungen Mit dieser Lösung können Hoteliers schnell sichere Autorisierungsformulare erstellen, auf die Gäste über eindeutige Weblinks zugreifen können.
Was ist in einem Autorisierungsformular für Hotels enthalten?
Es gibt eine Reihe wichtiger Informationen, die in ein Autorisierungsformular aufgenommen werden müssen. Obwohl es von Hotel zu Hotel einige Abweichungen geben kann, folgen die Formulare der meisten Unterkünfte dem gleichen Grundformat.
Lassen Sie uns nun Abschnitt für Abschnitt durchgehen, wie das aussieht.
Grundlegende Informationen für Gäste
Offensichtlich muss ein Autorisierungsformular den Namen des Gastes enthalten, für den die Karte bezahlt, zusammen mit einigen grundlegenden Informationen wie Kontaktinformationen (z. B. Telefonnummer, E-Mail usw.), die Daten, an denen er in der Unterkunft übernachtet, und alle wichtigen Hinweise zu seinem Aufenthalt.
Informationen zum Aufenthalt
Zusätzlich zu den persönlichen Daten eines Gastes benötigen Sie auch einige Informationen, die sich speziell auf seinen Aufenthalt beziehen. Die Autorisierungsformulare des Hotels enthalten in der Regel einen Abschnitt, in dem der Karteninhaber die Art der Gebühren, die auf der Karte verrechnet werden können, einschränken kann. Wenn ein Gast Zimmer und Getränke im Hotel bestellt, dies jedoch nicht als eine Art von Gebühr angegeben wurde, die auf der Karte zu verbuchen ist, muss der Gast diese direkt bezahlen.
Andere Arten von Informationen, die in diesem Abschnitt enthalten sein können, umfassen die Art der Autorisierung (einmalig oder fortlaufend) und die Bestätigungsnummer.
Informationen zur Kreditkarte
Der nächste Abschnitt, der in einem Kreditkartenautorisierungsformular enthalten ist, ist die eigentliche Karteninformation selbst. Dazu gehören Kreditkartennummer, Ablaufdatum und CVV-Code. In der Regel werden in diesem Abschnitt die akzeptierten Kreditkartentypen (Visa, MasterCard usw.) angezeigt. Möglicherweise gibt es ein Kontrollkästchen, um anzugeben, welche vom Karteninhaber zur Verfügung gestellt wird.
Rechnungsinformationen des Karteninhabers
Der Abschnitt nach den Kreditkarteninformationen ist normalerweise für die Rechnungsinformationen und die Adresse des Karteninhabers reserviert. Name, Firma (falls zutreffend) und vollständige Adresse sind in der Regel erforderlich.
Unterschrift und Bestätigung
Wie fast jedes andere rechtsverbindliche Dokument endet das Kreditkartenautorisierungsformular eines Hotels mit einem Platz für die Unterschrift des Karteninhabers. Möglicherweise befindet sich dort auch ein Häkchen, das bestätigt, dass der Kunde versteht, dass seine Karteninformationen korrekt sind und zur Bezahlung der Dienstleistungen im Hotel verwendet werden.
Die Probleme mit Autorisierungsformularen in Papier und PDF
Obwohl in der Hotelbranche immer noch häufiger als man denkt, stellen Kreditkartenautorisierungsformulare in Papier und PDF für Hoteliers, die sie verwenden, eine Reihe von Problemen dar.
Zu den Problemen mit Papier- und PDF-Formularen gehören:
Kreditkartenautorisierungsformulare in Papier und PDF sindsehr unsicher und wird nicht mehr als PCI-konform angesehen. Bei diesen Formen handelt es sich um bekannte Sicherheitsrisiken, die häufig von böswilligen Akteuren ins Visier genommen werden, und sie führen häufig zu Betrugs- und Rückbuchungsfällen, die aufgrund einer Nichteinhaltung der PCI-Vorschriften unmöglich zu lösen sind. Und das sind besonders schlechte Nachrichten, da sich Rückbuchungen direkt negativ auf das Geschäftsergebnis eines Hotels auswirken und 2-4% des Gesamtumsatzes einer Unterkunft schmälern können.
Das Ausfüllen und Speichern von Papier- und PDF-Formularen nimmt Zeit in Anspruch, was oft wertvolle Stunden des Arbeitstages in Anspruch nimmt und das Personal an der Rezeption davon abhalten kann, Gästen in der Unterkunft zu helfen. Und wenn es zu einer Rückbuchung kommt, kann das Abrufen der Informationen, um zu versuchen, sie zu bearbeiten, eine absolute Zeitverschwendung sein.
Das Faxen und Hin- und Herschicken dieser Dokumente ist mühsam und führt zu einer schlechten Erfahrung für die Person, die für den Gast bezahlt, was sich negativ auf zukünftige Geschäfte des Karteninhabers auswirken kann.
Zu den Vorteilen der digitalen Autorisierungslösung von Canary gehören:
Eine vollständig PCI-konforme Infrastruktur
Integrierte Tools zur Betrugserkennung, die Betrug und Rückbuchungen verhindern, bevor sie passieren
Erstellung eines mobilfreundlichen sicheren Autorisierungsformulars mit einem Klick, auf das über einen eindeutigen Weblink zugegriffen werden kann
Ein sicheres, benutzerfreundliches Dashboard zum Nachverfolgen von Autorisierungen und zum Abrufen wichtiger Informationen, falls es zu Rückbuchungen kommt
Schnelleres Ausfüllen von Formularen und weniger Zeitverschwendung für Verwaltungsarbeiten durch die Mitarbeiter
Kreditkartenautorisierungsformulare sind ein wichtiges Instrument, mit dem fast jede Art von Hotel arbeiten muss. Die Art und Weise, wie ein Hotel dies tut, kann jedoch große Auswirkungen auf die Sicherheit der Gästedaten, die PCI-Konformität, die Effizienz der Mitarbeiter, das Gasterlebnis und vieles mehr haben.
Autorisierungsformulare in Papier und PDF bergen enorme Sicherheitsrisiken und können Hoteliers nur Kopfschmerzen bereiten. Aber es gibt gute Neuigkeiten! Die digitale Autorisierungslösung von Canary ist einfach zu bedienen, vollständig PCI-konform, reduziert Betrug und Rückbuchungen um bis zu 90% und spart Stunden an Verwaltungsarbeit.
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