Vorbereitung der Hotelhochsaison: Tipps, Taktiken und Tools

Die Hauptsaison in Hotels bietet spannende Möglichkeiten für höhere Umsätze und treue Gäste — aber auch Herausforderungen. Mehr Gäste bedeuten höhere Anforderungen und eine höhere Wahrscheinlichkeit von Fehltritten — was es schwieriger macht, ein makelloses Gästeerlebnis aufrechtzuerhalten.

‍

Die gute Nachricht? Mit der richtigen Vorbereitung und Technologie können Sie außergewöhnlicher Gästeservice ohne Ihre Mitarbeiter zu überfordern oder die Fluktuationsrate zu erhöhen. Im Folgenden lernen Sie Strategien zur Personalverwaltung, technologiegestützte Lösungen und die besten Tricks zum Gasterlebnis kennen, mit denen Sie diese Hauptsaison zu Ihrer bisher profitabelsten machen werden.

Was ist Hochsaison in der Hotellerie?

Die Hochsaison bezieht sich auf die Zeiträume, in denen Ihre Immobilie ihren Höhepunkt erreicht. höchste Belegung und kann Premium-Zimmerpreise verlangen. Diese Zeiträume hängen von Faktoren ab wie:

• Lokale Veranstaltungen und Festivals
• Schulbedingungen
• Lokale Feiertage
• Zeitpläne für Geschäftskonferenzen
• Wettermuster
• Regionale Tourismustrends
• Gäste ansprechen

Zum Beispiel erleben Badeorte in der Regel im Sommer Hauptsaison, während Skigebiete im Winter ihre höchste Auslastung verzeichnen.

‍

Die meisten Immobilien haben auch eine zweite Hauptsaison, die auf bestimmte Ereignisse in der Region oder zu halbbeliebten Zeiten des Jahres fällt. Wenn Sie Ihre spezifischen Spitzenzeiten kennen, können Sie die ideale Menge an Personal und Ressourcen planen.

‍

‍

Verwaltung der Mitarbeiter

Ihr Hotelpersonal kann unabhängig von der Jahreszeit über Erfolg oder Misserfolg entscheiden — schließlich sind sie es, die den Gästen zur Seite stehen und dafür sorgen, dass Ihr Hotel reibungslos läuft. Gutes Management geht über die richtige Anzahl von Mitarbeitern in der Schicht hinaus. Es geht auch darum, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter zur richtigen Zeit eingeplant werden und stets in der Lage sind, den Gästen ein herausragendes Erlebnis zu bieten.

‍

Hier erfahren Sie, wie Sie die Personalausstattung optimieren und hohe Servicestandards aufrechterhalten können, wenn es geschäftig wird.

1. Nutzen Sie Market Intelligence für die strategische Planung

Die Belegungsraten in der Hauptsaison können bis zu betragen 50% höher als langsame Jahreszeiten. Dies hat zwar das Potenzial, Ihren Umsatz erheblich zu steigern, erhöht aber auch den Druck auf Ihr Team. Der Schlüssel liegt in der Verwendung Informationen zum Hotelmarkt um Belegungsraten und Gästemuster zu analysieren, damit Sie wissen, wie viele Teammitglieder Sie wann einplanen müssen.

‍

Achten Sie besonders auf:

• Check-in- und Check-Out-Zeiten: Analysieren Sie die Daten Ihres Property Management Systems (PMS), um die am stärksten frequentierten Zeiten an Ihrer Rezeption zu ermitteln. Entsprechendes Personal, um den Gästen ein reibungsloseres Erlebnis mit kürzeren Wartezeiten zu bieten.
• Hochgebuchte Essenszeiten: Prüfen Sie Ihre POS-Daten (Point-of-Sale), um zu sehen, wann die gastronomischen Einrichtungen Ihres Hotels am meisten frequentiert sind. Verwenden Sie diese Daten, um in Spitzenzeiten zusätzliche Server und Küchenpersonal einzuplanen.
• Überschneidungen bei Veranstaltungen: Verwenden Sie die Belegungsdaten aus Ihrem PMS, um Zeiten mit hohem Verkehrsaufkommen vorherzusagen, und implementieren Sie gestaffelte Schichten, um die Abdeckung auszugleichen, ohne Ihr Team zu überlasten.

2. Trainiere dein Team

Ein vielseitiges Team ist in der Hauptreisesaison von entscheidender Bedeutung. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie bei Bedarf in anderen Abteilungen aushelfen können.

‍

Zum Beispiel, wenn du dein Crosstraining durchführst Reinigungsteam, jeder Mitarbeiter könnte Gästezimmer oder öffentliche Bereiche wie Lobbys, Flure und Toiletten reinigen. Dies gibt Ihnen mehr Flexibilität, um Ressourcen je nach Bedarf in Echtzeit zu verschieben.

‍

Eine weitere Idee besteht darin, das Personal für Lebensmittel und Getränke so auszubilden, dass es den Veranstaltungsservice unterstützt. Wenn in Ihrem Hotel Hochzeiten, Firmenfeiern oder Bankette veranstaltet werden, sorgen Teammitglieder, die problemlos in verschiedene Rollen wechseln können, für eine bessere Berichterstattung und schnellere Reaktionszeiten.

3. Stellen Sie temporäres Support-Personal ein

Rollen wie Housekeeping, Parkservice, Concierge oder Bankettservice eignen sich ideal für temporäre Anstellungen, da sie in der Regel nur ein minimales Onboarding erfordern. Durch die Bereitstellung detaillierter Stellenbeschreibungen und indem Sie wichtige Anreize wie digitales Trinkgeld bieten, können Sie qualifizierte potenzielle Mitarbeiter für diese Stellen gewinnen. Sie können auch erwägen, aktuellen Mitarbeitern Empfehlungsboni für diese Support-Stellen anzubieten, um ihr Netzwerk von Mitarbeitern zu nutzen, die möglicherweise über Vorkenntnisse verfügen.

4. Halten Sie Ihr Kernteam engagiert

Auch wenn Sie Zeitarbeiter einstellen, ist Ihr Stammpersonal das Rückgrat Ihres Unternehmens. Halten Sie sie motiviert und reduzieren Sie die Fluktuation mit diesen Tipps:

• Anreize schaffen: Angebot Boni, die an Kennzahlen wie Gästezufriedenheit oder Bewertungserstellung gebunden sind. Plattformen zur Mitarbeiterbindung machen Sie es einfach, Prämien wie Geschenkkarten, zusätzliche Freizeit oder Boni zu verwalten.
• Bieten Sie flexible Zeitpläne an: Erlauben Sie Ihrem Kernteam, ihre bevorzugten Schichten mitzuteilen, um sicherzustellen, dass die Planung fair ist, sich die Mitarbeiter geschätzt fühlen und die Arbeitsmoral hoch bleibt.
• Bieten Sie Wellness-Unterstützung an: Bieten Sie kostenlose Abonnements für Meditations-, mentale Gesundheits- und Fitness-Apps an, um Wohlbefinden und eine ausgewogene Work-Life-Balance zu fördern.

Tipp: Machen Sie das Trinkgeld einfach. Implementieren Software für digitales Trinkgeld erleichtert es Gästen, sowohl Zeitarbeitskräfte als auch Stammpersonal dafür zu belohnen, dass sie die extra Meile gehen — und erhöht direkt das Geld, das Mitarbeiter mit nach Hause nehmen können.

Technologie

‍

‍

Wir haben besprochen, wie Sie sicherstellen können, dass Ihr Team auf die Hochsaison vorbereitet ist, aber wie sieht es mit der Vorbereitung Ihres Tech-Stacks aus? Mit der richtigen Software können Hotels selbst in den geschäftigsten Zeiten des Jahres mehr Umsatz erzielen und den Betrieb rationalisieren.

1. Steigern Sie Ihren Umsatz

Wenn Sie das Beste aus Ihren Buchungen und Nebenumsätzen herausholen, können Sie Ihre Rentabilität in der Hochsaison erheblich steigern. Dynamische Preisgestaltung und Upsells sind eine der intuitivsten Möglichkeiten, dies zu tun. Indem Sie Ihre Preise an die Nachfrage in Echtzeit anpassen, können Sie das Beste aus jeder Reservierung herausholen.

‍

So funktioniert das:

• Dynamische Preissoftware überwacht Buchungstrends, Wettbewerberpreise und lokale Ereignisse. Wenn die Buchungen stark ansteigen, passt Ihr System die Preise sofort an, um zu verhindern, dass in Zeiten hoher Nachfrage Unterpreise berechnet werden.
• Zusätzlich zur dynamischen Preisgestaltung Nebenumsätze rücken für Hoteliers immer mehr in den Fokus. Mit Upselling-Software können Sie Gastsegmente mit personalisierten Angeboten ansprechen, z. B. mit spätem Check-out oder Zimmerzuschlägen.

2. Optimieren Sie den Betrieb mit Technologie

KI-Technologie und Automatisierungssoftware bieten Unterstützung in der Hauptsaison, indem sie die Personalbelastung reduzieren und die Gästezufriedenheit erhöhen.

• Automatisieren Sie die Gästekommunikation durch KI-gestützte Gastnachrichten
• Verwenden Sie cloudbasierte Aufgabenverwaltungssysteme, um Anfragen zu verfolgen und Mitarbeitern mobilen Zugriff auf Updates in Echtzeit zu bieten
• Reduzieren Sie lange Wartezeiten durch eine digitale Check-in- und Check-Out-Lösung, die Gäste über ihr Telefon oder einen Kiosk in der Lobby erledigen können
• Nutzen Sie ein Gastnachrichtensystem, das automatisch Servicetickets auf der Grundlage von Gastanfragen generiert

3. Verbessern Sie die Nachhaltigkeit

In der Hochsaison steigen die Energiekosten, aber die Umsetzung umweltfreundlicher Praktiken kann die Kosten senken, ohne den Komfort der Gäste zu beeinträchtigen.

• Ersetzt papiergestützte Abläufe wie Anmeldung, Genehmigungen, Verträge und Kompendien, mit digitalen Alternativen
• Sparen Sie Energie (und senken Sie Ihre Rechnung), indem Sie Sensoren installieren, die die Temperatur und Beleuchtung jedes Raums automatisch anpassen, wenn er nicht besetzt ist.
• Überprüfen Sie regelmäßig HLK-Systeme und -Geräte, um sicherzustellen, dass sie in Zeiten hoher Nachfrage effizient funktionieren.
• Eliminieren oder reduzieren Sie Plastikkartenschlüssel mit digitale Hotelschlüssel. Diese Handlung allein könnte beseitigen 73.000 Plastikschlüssel auf Mülldeponien in einem Hotel mit 250 Zimmern.
• 43% der Reisenden sind bereit, mehr für umweltfreundliche Reisemöglichkeiten zu zahlen. Bewerben Sie Ihre nachhaltigen Maßnahmen auf Ihrer Website, in den sozialen Medien und im E-Mail-Marketing, indem Sie Ihre Initiativen hervorheben, um umweltbewusste Gäste anzulocken.

Erlebnis für Gäste

In der Hochsaison gibt es zwar mehr zu jonglieren als je zuvor, aber lassen Sie das Gasterlebnis nicht zu kurz kommen. Jetzt, da Sie über die technischen Tools verfügen, erfahren Sie hier, wie Sie dafür sorgen, dass Gäste zufrieden sind und gerne wiederkommen — ganz gleich, wie voll Ihr Hotel ist.

1. Senden Sie Mitteilungen vor der Ankunft

Proaktive Kommunikation mit Gästen vor ihrem Aufenthalt (aka Kommunikation vor der Ankunft) reduziert die Notwendigkeit, dass sie Ihr Hotel per Telefon oder E-Mail kontaktieren müssen. Hier sind die wichtigsten Dinge, denen Sie einen Schritt voraus sein sollten:

• Wichtige Informationen: Senden Sie Parkinformationen, Check-in-Zeiten, Wegbeschreibungen, Prämien für das Hotel-Treueprogramm und eine Karte, damit die Gäste vorbereitet und beeindruckt von der Liebe zum Detail Ihres Hotels ankommen.
• Speiseoptionen: Geben Sie die Öffnungszeiten des Restaurants, beliebte lokale Restaurants und Reservierungslinks an — sowie alle besonderen Erlebnisse, die Gäste frühzeitig buchen sollten.
• Relevante Upgrades: Ob Romantikpaket für Paare, Sightseeing-Aktivitäten für Familien oder spätes Auschecken für eine große Gruppe, gezielte Upsells verbessern Sie das Gasterlebnis und steigern Sie den Umsatz.
• Anweisungen zum Check-in: Senden Sie Gästen einen mobilen Check-In-Link und entsprechende Anweisungen, damit sie wissen, dass die Rezeption optional ist und sie ihren Aufenthalt sofort beginnen können.

2. Verwandeln Sie das Ankunftserlebnis

Sorgen Sie auch in der Hochsaison für einen reibungslosen Anreiseprozess, indem Sie ein technologiegestütztes Erlebnis mit einer persönlichen Note bieten.

• Komfort erhöhen: Implementieren Mobiles Einchecken, digitale Ausweisverifizierung und kontaktlose Zimmerschlüssel, sodass die Gäste bei der Ankunft direkt zu ihren Zimmern gehen können.
• Automatisieren Sie den Basissupport: Verwenden Sie KI-Messaging, um routinemäßige Fragen zu Parkplätzen, WLAN, Annehmlichkeiten und Empfehlungen zur Umgebung zu beantworten.
• Schaffen Sie Treffpunkte: Richten Sie einen komfortablen Willkommensbereich mit Erfrischungen ein und verfügbares Personal, das den Gästen während der Hauptanreisezeiten zur Seite steht.
• Personalisieren Sie das Erlebnis: Richten Sie spezielle Check-in-Bereiche für VIPs und Gruppen ein, in denen geschultes Personal bereit ist, Ihnen einen maßgeschneiderten Empfang zu bieten und Ihren wertvollsten Gästen besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

3. Bleiben Sie durchgehend in Kontakt

Wenn Sie während ihres Aufenthalts regelmäßig mit den Gästen in Kontakt bleiben, können Sie alle auftretenden Probleme schnell lösen und wichtige Kontaktpunkte bieten, die eine positive Beziehung fördern.

• Check-in nach dem Check-in: Sobald die Gäste Zeit haben, sich in ihren Zimmern niederzulassen, checken Sie bei ihnen ein, um sicherzustellen, dass sie keine unmittelbaren Fragen zu ihrem Aufenthalt haben.
• Seien Sie leicht zu erreichen: Wenn Gäste Anfragen stellen müssen, machen Sie dies einfach, indem Sie Gastnachrichten auf gängigen Kommunikationsplattformen wie SMS und WhatsApp anbieten
• Habe einen Notfallplan: Wenn dich ein Gast auf ein Problem aufmerksam macht, stelle sicher, dass du einen Plan hast, um es schnell zu lösen.

Sind Sie bereit, Ihren Betrieb in der Hochsaison zu optimieren? Vereinbaren Sie eine Demo um zu erfahren, wie das Guest Management System von Canary den zusätzlichen Umsatz steigert und das Gästeerlebnis verbessert.