Ein starker Startplan ist unerlässlich. Vom ersten Tag an der Ruf Ihres Hotels nimmt Gestalt an und etablieren Sie Ihren Platz auf dem Markt. Der Weg zum Eröffnungstag erfordert jedoch Koordination — und hier kommt diese schrittweise Checkliste vor der Eröffnung ins Spiel. Wir haben sie nach Teams aufgeschlüsselt, um Ihnen zu helfen, organisiert und auf dem richtigen Weg zu bleiben.
Die wichtigsten Höhepunkte:
Eine Hotel-Checkliste für Ihre feierliche Eröffnung sollte mindestens 12 Monate vor der Veranstaltung beginnen. Sie umfasst alle Aufgaben, von der ersten Planung und Genehmigung bis hin zur Einführung von Werbeaktionen und Verkaufsstrategien.
Wenn du deine Checkliste nach Abteilungen organisierst, kannst du jeden Teil der Gastreise von der Recherche bis hin zum Aufenthalt nach dem Aufenthalt optimieren.
Priorisieren Sie die Gasterlebnis, auch in der Voreröffnungsphase. Wenn Sie von Anfang an mit einem robusten Gästemanagementsystem arbeiten, wird sichergestellt, dass jeder Gast, der durch Ihre Tür kommt, ein fantastisches Erlebnis hat.
Vor der Planung: Die ersten Schritte der Hoteleröffnungsstrategie
Bevor Sie mit der Ausführung beginnen, legen Sie die Erwartungen fest und definieren Sie Ihre Vision für die Immobilie. Durch die Etablierung Ihrer Nische und die Identifizierung Ihres idealen Gastes im Voraus wird sichergestellt, dass jede Entscheidung, die Sie treffen, von Ihrem Endziel geleitet wird. Bevor Sie mit Ihren Checklisten beginnen, sollten Sie die folgenden Schritte ausführen:
Definieren Sie Ihre Positionierung. Führen Sie eine Wettbewerbsanalyse durch und klären Sie Ihre Zielgruppe. Dies wird Ihre Werbestrategie prägen und Ihrem Marketingteam helfen, hervorzuheben, was Ihre Immobilie auszeichnet. Das könnte einzigartig sein Annehmlichkeiten des Hotels, erstklassige Restaurants und Bars, die Nähe zum Flughafen oder der Reiz eines exotischen Reiseziels. Was auch immer es ist, Ihre Stärken auszuspielen ist eine kluge Marketingtaktik.
Lege einen realistischen Eröffnungstermin fest. Wählen Sie ein Datum, an dem Sie genügend Zeit haben, um Mitarbeiter einzustellen und zu schulen, Technologien zu implementieren, Gästezimmer einzurichten und für Ihre Markteinführung zu werben. Arbeiten Sie von dort aus rückwärts, um Ihren Projektzeitplan zu erstellen.
Vereinbaren Sie das Budget und die Meilensteine. Entwickeln Sie vor der Eröffnung ein detailliertes Budget und legen Sie wichtige Termine abteilungsübergreifend fest, damit Ihr Team stets auf einem Strang zieht und die Verantwortung übernimmt.
Stellen Sie Ihr Kern-Eröffnungsteam zusammen. Stellen Sie frühzeitig Abteilungsleiter ein und arbeiten Sie mit ihnen zusammen, um Standardarbeitsanweisungen (SOPs) zu erstellen. Planen Sie funktionsübergreifende Schulungen, um Flexibilität und Teamfähigkeit vom ersten Tag an zu fördern.
Plane eine sanfte Eröffnung ein. Simulieren Sie etwa einen Monat vor Ihrer Eröffnung echte Gästeerlebnisse, um den Betrieb einem Stresstest zu unterziehen, Feedback einzuholen und den Service zu optimieren, bevor Sie live gehen.
Abteilungsbezogene Checkliste für Hotels vor der Eröffnung
Sobald Ihr Positionierungs- und Führungsteam fest im Griff ist, ist es an der Zeit, jede Abteilung so einzurichten, dass ein reibungsloser, gastbereiter Betrieb gewährleistet ist. Eine strukturierte Checkliste vor der Eröffnung hilft Ihnen dabei, in allen Bereichen Ihres Hotels den Überblick zu behalten, von der Einhaltung der Vorschriften und der Personalausstattung bis hin zu Logistik und Gästeservice.
Im Folgenden haben wir die wichtigsten Aufgaben nach Monat und Abteilung zusammengefasst, damit Ihr Team bis zum Eröffnungstag stetige, koordinierte Fortschritte erzielen kann.
Rezeption und Gästeservice: Das Gesicht Ihres Hotels
Ihr Front-Office-Team gibt den Ton für jede Gastinteraktion von der Buchung bis zum Check-out an. Sie sind dafür verantwortlich, das Gasterlebnis zu gestalten und zu beeinflussen, wie Ihre Unterkunft wahrgenommen wird, sowohl vor Ort als auch außerhalb.
Stellen Sie wichtige Führungspositionen ein (Hotelmanager, Guest Relations Manager, Hotel-Concierge usw.)
Definieren Sie Ihr ideales Gasterlebnis von der Buchung bis zum Check-out
Kommunizieren Sie, welche Rolle jede Position bei der Festlegung der Erwartungen an das Gästeerlebnis spielt
Entwerfen Sie Treueprogramme und personalisierte Services, um die Zufriedenheit Ihrer Gäste zu erhöhen
Identifizieren Sie die Komponenten Ihres Front-Office-Technologie-Stacks, einschließlich einer PMS-Lösung, die speziell für den Hotelbetrieb, das Revenue Management und das Gasterlebnis entwickelt wurde
Arbeiten Sie mit Ihrem Channel Manager zusammen, um Partnerschaften abzuschließen mit Online-Reisebüros (OTAs)
Erstellen Sie eine Hotel-Concierge Service; setzen Sie sich mit Transportanbietern, lokalen Unternehmen und Attraktionen, Veranstaltungsplanern usw. in Verbindung
Wartung und Instandhaltung: Wir setzen Maßstäbe für Sauberkeit und Funktionalität
Der erste Eindruck ist wichtig, und die Reinigungs- und Wartungsteams spielen eine wichtige Rolle bei der Gestaltung. Eine saubere, gut gepflegte Immobilie ist nicht nur schön, sie ist auch wichtig für die Zufriedenheit der Gäste und den langfristigen Erfolg.
Konzentrieren Sie sich bei der Erstellung Ihrer Checkliste vor der Eröffnung darauf, wie Ihr Team die Erwartungen der Gäste in Bezug auf Sauberkeit und Instandhaltung erfüllen (und übertreffen) wird. Von der täglichen Aktualisierung der Zimmer bis hin zur vorbeugenden Wartung — klare Protokolle sorgen für Einheitlichkeit und stärken das Qualitätsversprechen Ihrer Marke.
Mehr als 12 Monate vor der Eröffnung:
Stellen Sie wichtige Führungspositionen ein (Hausmeister, Wartungsleiter usw.)
Kaufen Sie wichtige Geräte und Utensilien für den Haushalt
IT-Leiter mit der Implementierung von Technologien zur Rationalisierung und Optimierung des Hotelbetriebs beauftragen
3 bis 6 Monate vor dem Öffnen:
Stellen Sie Reinigungspersonal ein und schulen Sie es
Erstellen Sie Reinigungspläne für jeden Zimmertyp und aktualisieren Sie die Schulungsmaterialien nach Bedarf
Stellen Sie Wartungspersonal für Systeme ein und schulen Sie es
Erstellen Sie Wartungschecklisten und Zeitpläne für alle Systeme, Geräte und Komponenten
Lebensmittel und Getränke: Das Erlebnis steigern und den Umsatz steigern
Egal, ob Sie Snacks zum Mitnehmen oder ein Restaurant mit umfassendem Service anbieten, Lebensmittel und Getränke (F&B) können den Umsatz erheblich steigern pro belegtem Zimmer — und spielen eine entscheidende Rolle für das Gästeerlebnis. Wenn Sie das hinkriegen, ist es wahrscheinlicher, dass Erstbesucher zu Stammgästen werden.
F&B sollte nahtlos in Ihren Hotelbetrieb integriert werden. Erwägen Sie den Einbau von Essensstationen in Ihr Grundriss der Hotellobby oder statten Sie den Concierge-Schalter mit Zimmerservice-Menüs aus Bekanntheit steigern und Umsatz steigern. Das Ziel: Machen Sie es Ihren Gästen einfach und verlockend, an jedem Touchpoint mit Ihren F&B-Angeboten in Kontakt zu treten.
Mehr als 12 Monate vor der Eröffnung:
Stellen Sie wichtige Führungspositionen ein (Lebensmittel- und Getränkemanager, Chefkoch, Inventarleiter usw.)
Entwerfen Sie das F&B-Layout, einschließlich der Art und Weise, wie es in andere wichtige Bereiche des Grundstücks passt
Besorgen Sie Bar- und Küchenausstattung, Möbel und Zubehör
6 bis 9 Monate vor dem Öffnen:
Definieren Sie F&B-Angebote und beginnen Sie mit dem Hotelmanager mit dem Brainstorming von Menüs
POS-System finalisieren
Beantragen Sie bei Bedarf eine Spirituosenlizenz
3 bis 6 Monate vor dem Öffnen:
Wählen Sie betriebliche Anbieter (Lebensmittel- und Getränkehändler, Lieferanten, Anbieter von Uniformen)
Küchen- und Barmenüs mit Fotos drucken
Arbeiten Sie mit Marketing-Leads zusammen, um Angebote in ihren geplanten kreativen Kampagnen zu bewerben
Stellen Sie unterstützende Stellen für F&B-Mitarbeiter ein
Richten Sie Warteschlangen und Mitarbeiterstationen ein; optimieren Sie den Ablauf und die Präferenzen der Gäste
IT und Sicherheit: Unterstützung der Gastreise hinter den Kulissen
Lassen Sie im Rahmen Ihres Voreröffnungsplans die IT- und Sicherheitsteams die Einrichtung von Plattformen leiten, die das Gasterlebnis personalisieren, während Daten sicher aufbewahren. Priorisieren Sie Lösungen, die Compliance-Standards erfüllen und reibungslose abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe unterstützen.
Mehr als 12 Monate vor der Eröffnung:
Stellen Sie wichtige Führungspositionen ein (Systemadministrator, Sicherheitschef usw.)
Identifizieren Sie Ihre Technologieanforderungen für alle Abteilungen
6 bis 9 Monate vor dem Öffnen:
Stellen Sie Ihr unterstützendes Technik-/IT-Personal ein und integrieren Sie es
Implementieren Sie PMS und beginnen Sie mit dem Onboarding anderer IT-Technologien
Arbeiten Sie mit Abteilungsleitern zusammen, um die verschiedenen Tech-Stacks in allen Geschäftsbereichen zu integrieren
Implementieren Sie Cybersicherheitsmaßnahmen für den Datenschutz, wie Betrugsprävention und Tools zur Überprüfung von Gästen
3 bis 6 Monate vor dem Öffnen:
Testen Sie alle Systeme und Integrationen
Konsultieren Sie die Abteilungsleiter, um sicherzustellen, dass jede Lösung so eingerichtet ist, dass der Backend-Betrieb und das Gasterlebnis optimiert werden
Gehen Sie mit Ihrer Website, Ihrem PMS und anderen Kanälen live, um erste Buchungen zu ermöglichen
Führen Sie alle geplanten Wartungsprüfungen durch
Marketing und Vertrieb: Bekanntheit steigern und Umsatz maximieren
Ihr Vertriebs- und Marketingteam spielt eine entscheidende Rolle dabei, Zimmer zu füllen und die Ausgaben der Gäste zu steigern. Verlassen Sie sich auf die Marktforschung Ihres Führungsteams, um eine Strategie vor der Eröffnung zu entwickeln, die Ihre idealen Gäste direkt anspricht.
Bauen Marketingstrategien für Hotels die die stärksten Verkaufsargumente Ihrer Unterkunft hervorheben — egal, ob es sich um herausragende Ausstattung, Lage oder gastronomische Erlebnisse handelt — und festlegen, wann und wo für sie geworben werden sollte. Das Ziel: Aufmerksamkeit erregen, Frühbuchungen fördern und die Voraussetzungen für langfristigen Erfolg schaffen.
Mehr als 12 Monate vor der Eröffnung:
Stellen Sie Führungspositionen ein (Marketingmanager, Kommunikationsleiter, Kanalmanager usw.)
Finalisieren Sie die Markenidentität und die Benennung von Hotels und Outlets
Ermitteln Sie die Komponenten Ihres Marketing-Tech-Stacks
Erstellen Sie eine Marketingstrategie vor der Eröffnung, um Aufmerksamkeit zu erregen
6 bis 9 Monate vor dem Öffnen:
Finalisieren Sie Ihren Marketing-Tech-Stack
Stellen Sie Vertriebs- und Marketing-Supportmitarbeiter ein und schulen Sie sie
Arbeiten Sie mit dem IT-Leiter zusammen, um eine professionelle Website mit einer Buchungsmaschine und relevanten Landingpages zu entwickeln
Optimieren Sie Online-Angebote mit Zimmerdetails und Preisen
Führen Sie geplante Kampagnen ein, um Ihre ersten Buchungen zu sichern
Richten Sie exklusive Angebote und Werbeaktionen mit lokalen Unternehmen, Reise-Influencern und Markenbotschaftern ein
Erstellen Sie eine Pressemappe und verteilen Sie eine Pressemitteilung vor der Eröffnung an die Medien
Planen Sie eine große Eröffnungsveranstaltung, um Medien und Gäste anzulocken
Überblick über den Zeitplan: Ihre Checkliste für die Eröffnung eines neuen Hotels auf einen Blick
Bereite dich mit Canary auf eine erfolgreiche Hoteleinführung vor
Jedes Hotel ist einzigartig, aber das Ziel bleibt dasselbe: ein herausragendes Gästeerlebnis zu bieten, das die Gäste dazu bringt, wiederzukommen. Eine detaillierte Checkliste zur Hoteleröffnung stimmt nicht nur Ihr Team ab — sie gibt jeder Abteilung die Tools an die Hand, die sie benötigen, um effizient zu arbeiten und die Erwartungen der Gäste vom ersten Tag an zu übertreffen.
Wenn Sie bereit sind, mit Zuversicht zu starten, ist Canary Technologies für Sie da, um jede Phase der Gastreise zu unterstützen. Eine Demo anfragen und erfahren Sie, wie wir Hotels wie Ihrem helfen, Umsätze zu steigern, die Effizienz zu steigern und Gäste an jedem Touchpoint zu begeistern.
Jedes Element Ihres Hotels beeinflusst Ihre Markenidentität. In diesem Blog erfahren Sie, wo Sie anfangen sollen, wie Sie sich von anderen abheben können und was Sie täglich tun können, um den Wert Ihrer Marke zu steigern.
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Eine tägliche Checkliste für den Hotelbetrieb für jede Abteilung
Hier sind einige hilfreiche Ideen, um Ihre eigenen Hotel-Checklisten zu erstellen. Jede einzelne kann an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Unterkunft angepasst werden, aber dies ist ein idealer Ausgangspunkt.
