Liste de contrôle avant l'ouverture de l'hôtel : le guide étape par étape ultime

Vous ouvrez un nouvel hôtel ? Soyons les premiers à vous féliciter ! Alors que les voyages de loisirs et d'affaires sont en hausse, le marché hôtelier mondial devrait dépasser les 526 milliards de dollars d'ici 2031 ce qui en fait un moment privilégié pour le lancement. Mais comment passer du concept à l'accueil de votre premier client ?

‍

Un plan de lancement solide est essentiel. Dès le premier jour, la réputation de votre hôtel commence à prendre forme et établissez votre place sur le marché. Mais pour arriver à la journée d'ouverture, il faut de la coordination, et c'est là qu'intervient cette liste de contrôle étape par étape avant l'ouverture. Nous l'avons ventilée par équipe pour vous aider à rester organisé et sur la bonne voie.

Principaux points forts :

• Une liste de contrôle de l'hôtel pour votre ouverture officielle doit commencer au moins 12 mois avant l'événement et inclure toutes les tâches, de la planification initiale aux approbations, en passant par le lancement des promotions et des stratégies de vente.
• L'organisation de votre liste de contrôle par département vous permet d'optimiser chaque étape du parcours du client, de la recherche à l'après-séjour.
• Priorisez les expérience client, même pendant les phases de pré-ouverture. Travailler avec un système de gestion des clients robuste dès le départ garantit à chaque client qui franchit votre porte une expérience fantastique.

Avant la planification : les premières étapes de la stratégie d'ouverture d'un hôtel

Avant de vous lancer dans l'exécution, définissez vos attentes et définissez votre vision de la propriété. En définissant votre créneau et en identifiant à l'avance votre client idéal, vous vous assurerez que chaque décision que vous prendrez sera guidée par votre objectif final. Voici les étapes à suivre avant de commencer vos listes de contrôle :

• Définissez votre positionnement. Réaliser une analyse concurrentielle et clarifiez votre public cible. Cela façonnera votre stratégie publicitaire et aidera votre équipe marketing à mettre en valeur ce qui distingue votre propriété. Cela pourrait être unique équipements de l'hôtel, des points de restauration et de boissons haut de gamme, la proximité de l'aéroport ou l'attrait d'une destination exotique. Quoi qu'il en soit, tirer parti de vos points forts est une tactique marketing judicieuse.
• Fixez une date d'ouverture réaliste. Choisissez une date qui vous laisse suffisamment de temps pour embaucher et former du personnel, mettre en œuvre la technologie, meubler les chambres et promouvoir votre lancement. À partir de là, revenez en arrière pour établir le calendrier de votre projet.
• Alignez-vous sur le budget et les jalons. Élaborez un budget détaillé avant l'ouverture et fixez les dates clés pour tous les départements afin que votre équipe reste alignée et responsable.
• Constituez votre équipe d'ouverture principale. Recrutez rapidement les responsables des services et collaborez avec eux pour créer des procédures opérationnelles standard (SOP). Planifiez une formation interfonctionnelle pour encourager la flexibilité et le travail d'équipe dès le premier jour.
• Prévoyez une ouverture souple. Environ un mois avant votre ouverture officielle, simulez des expériences réelles pour les clients afin de tester les opérations, de recueillir des commentaires et d'affiner le service avant la mise en ligne.

Liste de contrôle de pré-ouverture par département pour les hôtels

Une fois que votre équipe de positionnement et de direction est en place, il est temps de configurer chaque département pour qu'il fonctionne de manière fluide et prête à accueillir les clients. Une liste de contrôle structurée avant l'ouverture vous aide à rester sur la bonne voie dans tous les domaines de votre hôtel, de la conformité et du personnel à la logistique et aux services aux clients.

‍

Ci-dessous, nous avons décrit les principales tâches par mois et par département pour aider votre équipe à réaliser des progrès réguliers et coordonnés en vue de la journée d'ouverture.

Réception et services aux clients : le visage de votre hôtel

‍

‍

Votre équipe de réception donne le ton à chaque interaction avec les clients, de la réservation au paiement. Ils sont chargés de façonner l'expérience des clients et d'influencer la façon dont votre établissement est perçu, à la fois sur place et hors site.

‍

Au fur et à mesure que vous élaborez votre liste de contrôle avant l'ouverture du front office, réfléchissez à la manière de personnaliser l'expérience des clients de l'hôtel sans surcharger votre équipe. Les recherches montrent que les voyageurs d'aujourd'hui préfèrent souvent les outils en libre-service pendant leur séjour, il vaut donc la peine d'explorer des solutions à la pointe de la technologie telles que enregistrement automatique virtuel et messagerie aux invités pour rationaliser la communication et répondre à l'évolution des attentes.

Plus de 12 mois avant l'ouverture :

• Recruter des postes de direction clés (directeur d'hôtel, responsable des relations clients, concierge d'hôtel, etc.)
• Définissez votre expérience client idéale, de la réservation au paiement
• Expliquez le rôle de chaque poste dans la définition des attentes des clients en matière d'expérience
• Concevez des programmes de fidélité et des services personnalisés pour améliorer la satisfaction des clients
• Identifiez les composants technologiques de votre front office, y compris une solution PMS spécialement conçue pour les opérations hôtelières, la gestion des revenus et l'expérience client

6 à 9 mois avant l'ouverture :

• Choisissez une technologie orientée vers les clients, telle que Enregistrement mobile, Paiement intelligent et Messagerie destinée aux invités solutions
• Sélectionnez technologie de traitement des paiements qui s'intègre à votre système de point de vente, tel que des lecteurs de cartes mobiles ou des passerelles de paiement en ligne

3 à 6 mois avant l'ouverture :

• Embauchez du personnel de réception et commencez la formation
• Activez votre système de gestion des réservations pour commencez à prendre des réservations directes
• Collaborez avec votre responsable de chaîne pour finaliser des partenariats avec agences de voyages en ligne (OTA)
• Créez un concierge de l'hôtel service ; entrer en contact avec les fournisseurs de transport, les entreprises et attractions locales, les organisateurs d'événements, etc.

Entretien ménager et maintenance : établir la norme en matière de propreté et de fonctionnalité

‍

‍

Les premières impressions sont importantes, et les équipes d'entretien et de maintenance jouent un rôle majeur dans leur définition. Une propriété propre et bien entretenue n'est pas seulement agréable ; elle est essentielle à la satisfaction des clients et à leur succès à long terme.

‍

Lorsque vous établissez votre liste de contrôle avant l'ouverture, concentrez-vous sur la manière dont votre équipe répondra (et dépassera) les attentes des clients en matière de propreté et d'entretien. Qu'il s'agisse du rafraîchissement quotidien des chambres ou de la maintenance préventive, la mise en place de protocoles clairs garantit la cohérence et renforce l'engagement de votre marque en matière de qualité.

Plus de 12 mois avant l'ouverture :

• Embaucher des postes de direction clés (superviseur de l'entretien ménager, superviseur de la maintenance, etc.)
• Schéma tâches de ménage de l'hôtel
• Décrire les tâches de maintenance

6 à 9 mois avant l'ouverture :

• Achetez de l'équipement et des fournitures essentiels pour l'entretien ménager
• Faire appel à des responsables informatiques pour mettre en œuvre des technologies visant à rationaliser et à optimiser l'entretien des hôtels

3 à 6 mois avant l'ouverture :

• Embaucher et former du personnel d'entretien
• Créez des plans de nettoyage pour chaque type de chambre et mettez à jour le matériel de formation si nécessaire
• Embaucher et former le personnel de maintenance sur les systèmes
• Créez des listes de contrôle et des calendriers de maintenance pour tous les systèmes, équipements et composants

Alimentation et boissons : améliorez l'expérience et augmentez les revenus

‍

‍

Que vous proposiez des snacks à emporter ou un restaurant à service complet, la nourriture et les boissons (F&B) peuvent augmenter considérablement les revenus par chambre occupée et jouent un rôle déterminant dans l'expérience client. Lorsque vous réussissez, vous avez plus de chances de transformer vos nouveaux visiteurs en clients réguliers.

‍

La restauration doit être parfaitement intégrée à l'ensemble des activités de votre hôtel. Envisagez d'intégrer des stations de restauration à votre aménagement du hall de l'hôtel ou en équipant la conciergerie de menus de service de chambre pour accroître la notoriété et générer des revenus. L'objectif : permettre aux clients d'interagir facilement et de manière attrayante avec vos offres de restauration à chaque point de contact.

Plus de 12 mois avant l'ouverture :

• Embaucher des postes de direction clés (responsable des aliments et des boissons, chef cuisinier, responsable des stocks, etc.)
• Concevez l'aménagement du F&B, y compris la manière dont il s'intégrera aux autres zones clés de la propriété
• Acheter de l'équipement, du mobilier et des fournitures de bar et de cuisine

6 à 9 mois avant l'ouverture :

• Définissez les offres de restauration et commencez à réfléchir aux menus avec le directeur de l'hôtel
• Finaliser le système POS
• Demandez une licence d'alcool, si nécessaire

3 à 6 mois avant l'ouverture :

• Choisissez les fournisseurs opérationnels (distributeurs de produits alimentaires et de boissons, fournisseurs, vendeurs d'uniformes)
• Imprimez des menus de cuisine et de bar avec photos
• Collaborez avec les responsables marketing pour promouvoir les offres dans le cadre de leurs campagnes créatives prévues
• Recruter du personnel de soutien dans le secteur de la restauration
• Configurez les files d'attente et les postes réservés aux employés ; optimisez le flux et les préférences des clients

Informatique et sécurité : faciliter le parcours des clients dans les coulisses

‍

‍

Votre équipe informatique ne se contente pas de gérer outils logiciels hôteliers essentiels — ils façonnent directement les expériences destinées aux clients. De l'enregistrement mobile à la messagerie destinée aux clients, le bon la technologie permet d'améliorer l'expérience des clients de l'hôtel et rationalisez les opérations pour votre personnel.

‍

Dans le cadre de votre plan de pré-ouverture, demandez aux équipes informatiques et de sécurité de gérer la mise en place de plateformes qui personnalisent le parcours des clients tout en protection des données. Priorisez les solutions qui répondent aux normes de conformité et favorisent des flux de travail interservices fluides.

Plus de 12 mois avant l'ouverture :

• Recruter des postes de direction clés (administrateur des systèmes, responsable de la sécurité, etc.)
• Identifiez vos besoins technologiques pour tous les départements

6 à 9 mois avant l'ouverture :

• Recrutez et intégrez votre personnel technique et informatique de soutien
• Implémentez le PMS et commencez à intégrer d'autres technologies informatiques
• Travailler avec les chefs de service pour intégrer les différentes technologies dans tous les domaines d'activité
• Mettre en œuvre des mesures de cybersécurité pour la protection des données, telles que prévention des fraudes et outils de vérification des clients

3 à 6 mois avant l'ouverture :

• Testez tous les systèmes et intégrations
• Consultez les chefs de service pour vous assurer que chaque solution est configurée de manière à rationaliser les opérations dorsales et l'expérience client
• Accédez à votre site web, à votre PMS et à d'autres canaux pour permettre les premières réservations
• Effectuez tous les contrôles de maintenance planifiés

Marketing et ventes : accroître la notoriété et maximiser les revenus

‍

‍

Votre équipe commerciale et marketing joue un rôle crucial dans le remplissage des chambres et l'augmentation des dépenses des clients. Appuyez-vous sur l'étude de marché réalisée par votre équipe de direction pour élaborer une stratégie de pré-ouverture qui s'adresse directement à vos clients idéaux.

‍

Construisez stratégies de marketing hôtelier qui mettent en valeur les principaux arguments de vente de votre établissement, qu'il s'agisse de ses équipements exceptionnels, de son emplacement ou de ses expériences de restauration, et indiquent quand et où les promouvoir. L'objectif : générer du buzz, générer des réservations anticipées et préparer le terrain pour un succès à long terme.

Plus de 12 mois avant l'ouverture :

• Embaucher des postes de direction (directeur du marketing, responsable des communications, responsable des canaux, etc.)
• Finaliser l'identité de marque et la dénomination de l'hôtel et des points de vente
• Déterminez les composants de votre infrastructure technologique marketing
• Créez une stratégie marketing avant l'ouverture pour générer du buzz

6 à 9 mois avant l'ouverture :

• Finalisez votre infrastructure technologique marketing
• Embaucher et former du personnel de soutien aux ventes et au marketing
• Collaborez avec un responsable informatique pour développer un site Web professionnel avec un moteur de réservation et des pages de destination pertinentes
• Réfléchissez de 3 à 10 stratégies de marketing hôtelier pour la recherche organique, le courrier électronique et les réseaux sociaux

3 à 6 mois avant l'ouverture :

• Optimisez les annonces en ligne avec les détails des chambres et les prix
• Présentez des campagnes planifiées pour garantir vos premières réservations
• Établissez des offres et des promotions exclusives avec des entreprises locales, des influenceurs du secteur des voyages et des ambassadeurs de marque
• Créez un dossier de presse et distribuez un communiqué de pré-ouverture aux médias
• Planifiez une cérémonie d'ouverture officielle pour attirer les médias et les invités

Aperçu de la chronologie : votre liste de contrôle pour l'ouverture d'un nouvel hôtel en un coup d'œil

‍

Préparez-vous au lancement réussi d'un nouvel hôtel avec Canary

Chaque hôtel est unique, mais l'objectif reste le même : offrir une expérience client exceptionnelle qui incite les clients à revenir. Une liste de contrôle détaillée pour l'ouverture d'un hôtel ne permet pas seulement d'aligner votre équipe, elle fournit à chaque département les outils dont il a besoin pour fonctionner efficacement et dépasser les attentes des clients dès le premier jour.

‍

Lorsque vous êtes prêt à vous lancer en toute confiance, Canary Technologies est là pour dynamiser chaque étape du parcours client. Demandez une démo et découvrez comment nous aidons les hôtels comme le vôtre à générer des revenus, à améliorer leur efficacité et à impressionner leurs clients à chaque point de contact.

‍