Es esencial contar con un plan de lanzamiento sólido. Desde el primer día, la reputación de su hotel comienza a tomar forma y establezca su lugar en el mercado. Pero llegar al día de la inauguración requiere coordinación, y ahí es donde entra en juego esta lista de verificación paso a paso antes de la inauguración. La hemos desglosado por equipo para ayudarte a mantenerte organizado y por buen camino.
Aspectos destacados principales:
La lista de verificación del hotel para la gran inauguración debe comenzar al menos 12 meses antes del evento e incluir todas las tareas, desde la planificación inicial y las aprobaciones hasta el lanzamiento de promociones y estrategias de ventas.
Organizar tu lista de verificación por departamento te ayuda a optimizar cada parte del recorrido del huésped, desde la investigación hasta después de la estancia.
Priorice el experiencia del huésped, incluso en las etapas previas a la apertura. Trabajar con un sólido sistema de gestión de huéspedes desde el principio garantiza que cada huésped que entre por su puerta tenga una experiencia fantástica.
Antes de la planificación: los primeros pasos de la estrategia de apertura de un hotel
Antes de iniciar la ejecución, establezca expectativas y defina su visión para la propiedad. Establecer tu nicho e identificar a tu huésped ideal con antelación garantizará que cada decisión que tomes se guíe por tu objetivo final. Estos son los pasos que debes seguir antes de comenzar con tus listas de verificación:
Defina su posicionamiento. Realizar un análisis competitivo y aclare su público objetivo. Esto dará forma a su estrategia publicitaria y ayudará a su equipo de marketing a destacar lo que hace que su propiedad destaque. Esto podría ser único amenidades del hotel, establecimientos de comida y bebida de primer nivel, la proximidad al aeropuerto o el atractivo de un destino exótico. Sea lo que sea, aprovechar tus puntos fuertes es una táctica de marketing inteligente.
Establezca una fecha de apertura realista. Elige una fecha que te dé tiempo suficiente para contratar y capacitar al personal, implementar tecnología, amueblar las habitaciones y promocionar tu lanzamiento. A partir de ahí, trabaja hacia atrás para crear el cronograma de tu proyecto.
Alinee el presupuesto y los hitos. Desarrolla un presupuesto detallado antes de la apertura y planifica las fechas clave en todos los departamentos para mantener a tu equipo alineado y responsable.
Crea tu equipo principal de aperturas. Contrata a los líderes de departamento lo antes posible y colabora con ellos para crear procedimientos operativos estándar (SOP). Planifique la capacitación interfuncional para fomentar la flexibilidad y el trabajo en equipo desde el primer día.
Planifica una apertura suave. Aproximadamente un mes antes de la gran inauguración, simule las experiencias reales de los huéspedes para poner a prueba las operaciones, recopilar comentarios y ajustar el servicio antes de ponerlo en marcha.
Lista de verificación previa a la apertura basada en departamentos para hoteles
Una vez que su equipo de posicionamiento y liderazgo esté concentrado, es hora de configurar cada departamento para que sea una operación perfecta y lista para los huéspedes. Una lista de verificación estructurada previa a la apertura le ayuda a mantenerse al día en todas las áreas de su hotel, desde el cumplimiento y la dotación de personal hasta la logística y los servicios para los huéspedes.
A continuación, describimos las tareas clave por mes y departamento para ayudar a tu equipo a avanzar de manera constante y coordinada hacia el día de la inauguración.
Recepción y servicios para huéspedes: la cara de su hotel
El equipo de recepción marca la pauta para cada interacción con los huéspedes, desde la reserva hasta la salida. Son responsables de dar forma a la experiencia de los huéspedes e influir en la forma en que se percibe tu propiedad, tanto dentro como fuera de las instalaciones.
Contratar puestos de liderazgo clave (gerente de hotel, gerente de relaciones con los huéspedes, conserje del hotel, etc.)
Defina la experiencia ideal para sus huéspedes desde la reserva hasta la salida
Comunique la función que desempeña cada puesto para establecer las expectativas de experiencia de los huéspedes
Diseñe programas de fidelización y servicios personalizados para mejorar la satisfacción de los huéspedes
Identifique los componentes de su oferta tecnológica de recepción, incluida una solución de PMS diseñada específicamente para las operaciones del hotel, la gestión de ingresos y la experiencia de los huéspedes
Colabore con su administrador de canales para finalizar asociaciones con agencias de viajes online (OTAs)
Crea un conserje del hotel servicio; conéctese con proveedores de transporte, empresas y atracciones locales, planificadores de eventos, etc.
Limpieza y mantenimiento: establecer el estándar de limpieza y funcionalidad
Las primeras impresiones importan, y los equipos de limpieza y mantenimiento desempeñan un papel importante a la hora de moldearlas. Una propiedad limpia y bien mantenida no solo es agradable, sino que es esencial para la satisfacción de los huéspedes y el éxito a largo plazo.
Mientras elaboras tu lista de verificación previa a la apertura, céntrate en cómo tu equipo cumplirá (y superará) las expectativas de los huéspedes en cuanto a limpieza y mantenimiento. Desde la renovación diaria de la habitación hasta el mantenimiento preventivo, contar con protocolos claros garantiza la coherencia y refuerza el compromiso de tu marca con la calidad.
Más de 12 meses antes de la apertura:
Contratar puestos de liderazgo clave (supervisor de limpieza, supervisor de mantenimiento, etc.)
Compre equipos y suministros esenciales para la limpieza
Reclute a los líderes de TI para implementar tecnología que agilice y optimice el servicio de limpieza del hotel
De 3 a 6 meses antes de la apertura:
Contratar y capacitar al personal de limpieza
Cree planes de limpieza para cada tipo de habitación y actualice los materiales de capacitación según sea necesario
Contratar y capacitar al personal de mantenimiento en sistemas
Cree listas de verificación y cronogramas de mantenimiento para todos los sistemas, equipos y componentes
Alimentos y bebidas: aumente la experiencia e impulse los ingresos
Ya sea que ofrezca refrigerios para llevar o un restaurante de servicio completo, los alimentos y bebidas (F&B) pueden aumentar significativamente los ingresos por habitación ocupada y juegan un papel determinante en la experiencia del huésped. Si lo logras, es más probable que conviertas a quienes te visitan por primera vez en huéspedes que repiten.
Los alimentos y bebidas deben integrarse a la perfección en las operaciones de su hotel. Considere la posibilidad de incorporar estaciones de comida a su diseño del lobby del hotel o equipar el servicio de conserjería con menús de servicio de habitaciones para aumentar el conocimiento e impulsar los ingresos. El objetivo: hacer que sea fácil y atractivo para los huéspedes interactuar con tus ofertas de comida y bebida en cada punto de contacto.
Más de 12 meses antes de la apertura:
Contratar puestos de liderazgo clave (gerente de alimentos y bebidas, jefe de cocina, jefe de inventario, etc.)
Diseñe el diseño de F&B, incluida la forma en que fluirá con otras áreas clave de la propiedad
Adquiera equipos, muebles y suministros de bar y cocina
De 6 a 9 meses antes de la apertura:
Defina las ofertas de comida y bebida y comience a intercambiar ideas sobre los menús con el gerente del hotel
Finalizar el sistema POS
Solicite una licencia de venta de bebidas alcohólicas, si es necesario
De 3 a 6 meses antes de la apertura:
Elija proveedores operativos (distribuidores de alimentos y bebidas, proveedores, vendedores de uniformes)
Imprima menús de cocina y bar con fotos
Trabaje con los clientes potenciales de marketing para promocionar las ofertas en sus campañas creativas planificadas
Contrata puestos de personal de apoyo en F&B
Configure estaciones de línea y de empleados; optimice según el flujo y las preferencias de los huéspedes
TI y seguridad: potenciando el viaje de los huéspedes entre bastidores
Como parte de su plan previo a la apertura, pida a los equipos de TI y seguridad que dirijan la configuración de plataformas que personalicen el recorrido de los huéspedes mientras mantener los datos seguros. Priorice las soluciones que cumplan con los estándares de cumplimiento y respalden flujos de trabajo interdepartamentales fluidos.
Más de 12 meses antes de la apertura:
Contratar puestos de liderazgo clave (administrador de sistemas, jefe de seguridad, etc.)
Identifique sus necesidades de tecnología para todos los departamentos
De 6 a 9 meses antes de la apertura:
Contrate e incorpore a su personal técnico y de TI de apoyo
Implemente el PMS y comience a incorporar otras tecnologías de TI
Trabaje con los líderes de los departamentos para integrar las diversas tecnologías en todas las áreas de negocio
Implemente medidas de ciberseguridad para la protección de datos, como prevención del fraude y herramientas de verificación de huéspedes
De 3 a 6 meses antes de la apertura:
Pruebe todos los sistemas e integraciones
Consulte con los jefes de departamento para asegurarse de que cada solución esté configurada para optimizar las operaciones de back-end y la experiencia de los huéspedes
Pon en marcha tu sitio web, PMS y otros canales para permitir las reservas iniciales
Realice cualquier comprobación de mantenimiento programada
Marketing y ventas: aumente el conocimiento y maximice los ingresos
Su equipo de ventas y marketing desempeña un papel crucial a la hora de llenar las habitaciones y aumentar el gasto de los huéspedes. Apóyese en los estudios de mercado de su equipo de liderazgo para diseñar una estrategia previa a la apertura que llegue directamente a sus huéspedes ideales.
Construir estrategias de marketing hotelero que resaltan los puntos fuertes de venta de tu propiedad, ya sean servicios destacados, ubicación o experiencias gastronómicas, y planifican cuándo y dónde promocionarlos. El objetivo: generar expectación, conseguir reservas anticipadas y sentar las bases para el éxito a largo plazo.
Más de 12 meses antes de la apertura:
Contratar puestos de liderazgo (gerente de marketing, líder de comunicaciones, gerente de canales, etc.)
Finalizar la identidad de marca y la denominación de hoteles y puntos de venta
Determine los componentes de su paquete de tecnología de marketing
Cree una estrategia de marketing previa a la apertura para generar expectación
De 6 a 9 meses antes de la apertura:
Finalice su paquete de tecnología de marketing
Contratar y capacitar al personal de soporte de ventas y marketing
Trabaje con un líder de TI para desarrollar un sitio web profesional con un motor de reservas y páginas de destino relevantes
Optimice los anuncios en línea con los detalles de las habitaciones y los precios
Introduce campañas planificadas para garantizar tus primeras reservas
Establezca ofertas y promociones exclusivas con empresas locales, personas influyentes en viajes y embajadores de marca
Cree un kit de prensa y distribuya un comunicado previo a la apertura a los medios
Planifique un gran evento de inauguración para atraer a los medios de comunicación y a los invitados
Descripción general del cronograma: su lista de verificación para abrir un nuevo hotel de un vistazo
Prepárate para el lanzamiento exitoso de un nuevo hotel con Canary
Cada hotel es único, pero el objetivo sigue siendo el mismo: ofrecer a los huéspedes una experiencia sobresaliente que haga que las personas regresen. Una lista detallada de tareas para abrir un hotel no solo permite alinear a tu equipo, sino que dota a cada departamento de las herramientas que necesita para operar de manera eficiente y superar las expectativas de los huéspedes desde el primer día.
Cuando esté listo para lanzarse con confianza, Canary Technologies está aquí para impulsar cada etapa del viaje del huésped. Solicita una demostración y descubre cómo ayudamos a hoteles como el tuyo a generar ingresos, aumentar la eficiencia y sorprender a los huéspedes en cada punto de contacto.
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Una lista de verificación diaria de las operaciones del hotel para cada departamento
Estas son algunas ideas útiles para crear sus propias listas de verificación de hoteles. Cada una se puede personalizar para que se adapte a las necesidades específicas de su propiedad, pero este es un punto de partida ideal.
