La primera impresión importa, y ningún hotelero quiere que la experiencia inicial de un huésped sea una espera larga y frustrante en el lobby. Tras un día de viaje, los viajeros quieren instalarse, no hacer cola. Si tu proceso de registro aún se basa en formularios en papel, es hora de cambiar de categoría.
Introduce tarjetas de registro digitales, una forma más rápida, segura y sin papel de recopilar la información esencial de los huéspedes. Olvídate de los atascos en la recepción y disfruta de una experiencia simplificada que beneficia tanto a los viajeros como al personal y a las empresas de seguridad.
En este artículo, abordaremos:
La función de una tarjeta de registro de hotel en el momento del registro
Las opciones disponibles para las tarjetas de registro digitales
Cómo puede su hotel beneficiarse de la digitalización de las soluciones de registro
¿Qué es una tarjeta de registro de hotel?
Tradicionalmente, las tarjetas de registro de los hoteles (a menudo abreviadas como «tarjetas de registro») capturan los detalles de los huéspedes en papel, lo que requiere una entrada manual y un almacenamiento in situ. Esto no solo retrasa el registro, sino que también expone su hotel a riesgos innecesarios, como las filtraciones de datos y registros extraviados. El registro digital resuelve este problema al eliminar el papeleo, mejorar la seguridad y acelerar el registro para los huéspedes y el personal.
¿Cómo funciona el registro digital de hoteles?
Hacer que los huéspedes se registren para su estancia en línea o a través de una tableta in situ es una forma sencilla para que los hoteles brinden a los huéspedes la experiencia moderna y tecnológica que los viajeros esperan. Así es como funciona:
Comunicación previa a la llegada: Para hoteles con registro digital, la comunicación sobre la estancia de un huésped comienza incluso antes de que esté en las instalaciones del hotel. Los huéspedes reciben un mensaje antes de la llegada para enviar su información en línea, lo que significa que el registro se realiza antes de entrar por la puerta.
Inscripción presencial: Los huéspedes que no hayan rellenado su información con antelación pueden completar el proceso de registro de forma digital mediante una tableta o un quiosco. ¡A partir de ahí, las tareas comerciales están listas! Simplemente recogen sus llaves en la recepción (o las imprimen en un quiosco) y comienzan su estancia.
Procesos entre bastidores: Una vez que el huésped envía su información, se almacena digitalmente en la nube y se adjunta a su perfil de huésped. Esto permite al personal de recepción identificar fácilmente las reservas repetidas y adjuntar notas para registrar las preferencias o solicitudes.
Este proceso sencillo hace que el registro sea sencillo tanto para el huésped como para el personal de recepción. Sin la necesidad de mucho papeleo, el personal pasa más tiempo cara a cara con los huéspedes para facilitar una excelente experiencia de estancia.
¿Qué aspecto tiene un formulario de registro de huéspedes?
¿Se pregunta qué debe incluir exactamente en la tarjeta de registro de su hotel? Este es un ejemplo de tarjeta y una lista de la información que debe incluirse:
Información que debe solicitarse en un formulario de registro de huéspedes
Ya sea que utilices tarjetas de registro impresas o digitales, pide a los huéspedes los siguientes detalles básicos:
Nombre del huésped e información de contacto: nombre completo, número de teléfono y dirección de correo electrónico para la comunicación y los registros.
Detalles de la estancia: fechas de entrada y salida, número de habitación y detalles de la tarifa.
Información de pago: detalles de la tarjeta de crédito u otros métodos de pago para depósitos y cargos de seguridad.
Identificación: pasaporte o documento de identidad emitido por el gobierno, que a menudo se requiere para cumplir con las leyes locales.
Firma y consentimiento: reconocimiento de las políticas, condiciones y cualquier cargo adicional del hotel.
Solicitudes o preferencias especiales: cualquier preferencia o solicitud de los huéspedes para disfrutar de una experiencia más personalizada y cómoda.
7 beneficios de las tarjetas de registro hotelero digitales
Si los problemas descritos en esta guía son ciertos para su hotel, ahora podría ser el momento perfecto para cambiar a una solución de registro digital. ¿Aún no estás seguro? Estos son 7 beneficios clave:
1. Mantenga su lobby en movimiento
Hacer malabares con el papeleo mientras se trata de mantener una conversación con un huésped es cosa del pasado. Mientras el personal de recepción da la bienvenida a los viajeros al hotel, las soluciones de registro digital funcionan silenciosamente en segundo plano para agilizar el proceso de registro.
Los huéspedes se presentan, cogen sus llaves y se dirigen directamente a sus habitaciones con el mínimo alboroto o molestia. Así es como Cindy Ladd, directora general de Hotel y suites Surfside opina sobre el check-in móvil:
«Antes tardábamos al menos cinco minutos en registrar a todos los huéspedes de nuestro hotel. Con el check-in móvil de Canary, es literalmente solo un minuto. Solo tienes que saludar a los huéspedes, darles las llaves, darles las gracias y ya están listos. ¡Y les encanta!»
2. Procese los datos de forma segura
La seguridad de los datos es algo más que cumplir con las normas (y evitar multas). También se trata de brindar tranquilidad a los huéspedes. En un informe de Skift y Oracle, «La hospitalidad en 2025», el 56% de los viajeros dijeron estar algo preocupados por la privacidad y la seguridad de los datos proporcionados a los hoteles.
Tarjetas de registro en papel no cumplen con PCI, pueden acceder a ella personas no autorizadas y perderse en caso de inundación o incendio, situaciones todas ellas que exponen a los hoteles a riesgos innecesarios. El registro digital garantiza que los datos de los huéspedes se almacenen de conformidad con la normativa y que solo puedan acceder a ellos las personas autorizadas.
3. Reduzca el error humano
Incluso el empleado de recepción más meticuloso es propenso a cometer un error en algún momento. En el caso de las tarjetas de registro manuscritas, la escritura ilegible, los errores tipográficos o la falta de información provocan confusión y retrasos. Sin embargo, cuando el registro se completa digitalmente, es más probable que los datos de los huéspedes no contengan errores.
4. Genere ingresos auxiliares
Todos sabemos que el tiempo es dinero, y el registro digital definitivamente ahorra tiempo... pero también te hace ganar más dinero. ¿Cómo? El registro digital te ofrece una forma más inteligente de vender a los huéspedes mejoras de habitación, paquetes adicionales y mucho más.
Aumentar las ventas digitales aumenta los ingresos complementarios y alivia la carga de venta para el personal. Los huéspedes pueden recibir indicaciones visuales junto con la oferta para ver exactamente lo que están recibiendo, y los empleados de recepción no tienen que acordarse de preguntar a todos los huéspedes si necesitan salir más tarde (¡o si se sienten presionados para regalarla!)
Entonces, ¿qué importancia tiene la diferencia de ingresos? Sean Rowland, el propietario de Hotel Nomads dice: «Las ventas adicionales fueron una gran ventaja. El mes pasado alcanzamos miles de dólares en ventas adicionales».
5. Recopile más datos de los huéspedes
Los datos precisos y estructurados de los huéspedes son fundamentales para los hoteles. El registro digital garantiza que los detalles clave, como las preferencias de los huéspedes, el historial de estancias y la información de fidelidad, se recopilen y almacenen correctamente.
Esto significa marketing más personalizado, una experiencia mejorada para los huéspedes y decisiones respaldadas por datos sin ningún esfuerzo adicional. Podrás segmentar a los huéspedes en función de sus estancias anteriores o de su información personal y utilizarla para ofrecer promociones y ofertas personalizadas. ¿Un ejemplo? En lugar de una promoción genérica, envía a los huéspedes anteriores algo hecho a su medida, como un descuento en el tipo de habitación habitual o una noche extra durante el mes de su cumpleaños.
6. Reduzca el trabajo administrativo
El papeleo y la administración se interponen, especialmente cuando tienes poco personal. Imprimir, archivar e introducir manualmente la información de los huéspedes consume un tiempo valioso que el personal podría dedicar a ofrecer el tipo de servicio personalizado que convierte una estancia de buena a fantástica.
El registro digital automatiza el proceso, reduce las tareas administrativas y permite a los equipos de recepción centrarse en las interacciones con los huéspedes en lugar de en el papeleo. Kaitlyn Wood, directora de recepción de Best Western Plus West Edmonton dice que el registro digital ha supuesto una gran diferencia para su equipo:
«Los huéspedes a menudo nos dicen que nunca antes habían visto este tipo de registro. Sin duda, es más rápido: los huéspedes solo tienen que mostrar su identificación, coger la llave y ya están en camino».
7. Reduzca el desperdicio de papel
Imprimir y almacenar tarjetas de registro en papel no solo es costoso, sino que es un desperdicio. De acuerdo con Informe sobre viajes sostenibles de Booking.com, el 83% de los viajeros confirma que los viajes sostenibles son importantes. La digitalización es una forma ideal de atraer a los huéspedes preocupados por el medio ambiente.
El registro digital hace más que eliminar el uso de papel; reduce el impacto medioambiental y ahorra dinero en impresión, tinta y almacenamiento. Es una ventaja tanto para la sostenibilidad como para los presupuestos de los hoteles. Según Jonathan Paul, director de recepción de Sr. C. Coconut Grove:
«El registro de tabletas de Canary ha sido crucial en nuestro camino hacia la sostenibilidad, ya que ha reducido significativamente el uso de papel. Con el registro mediante tabletas, hemos eliminado entre 700 y 1000 hojas de papel al mes».
Elija una solución de tarjeta de registro digital segura con Canary
Es posible que las tarjetas de registro en papel hayan sido un elemento básico de la industria hotelera durante mucho tiempo, pero ya está aquí una solución tecnológica avanzada. La digitalización significa más tiempo para un excelente servicio de atención al cliente, un registro más sencillo para los huéspedes y operaciones más seguras.
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