Der erste Eindruck ist wichtig, und kein Hotelier möchte, dass das erste Erlebnis eines Gastes eine lange, frustrierende Wartezeit in der Lobby ist. Nach einem Reisetag wollen Reisende es sich gemütlich machen und nicht in der Schlange stehen. Wenn Ihr Check-in-Prozess immer noch auf Papierformularen basiert, ist es Zeit für ein Upgrade.
Geben Sie digitale Registrierungskarten ein — eine schnellere, sicherere und vollständig papierlose Methode, um wichtige Gastinformationen zu sammeln. Verabschieden Sie sich von Engpässen an der Rezeption und freuen Sie sich auf ein optimiertes Erlebnis, von dem Reisende, Mitarbeiter und Sicherheitspraktiken gleichermaßen profitieren.
In diesem Artikel behandeln wir:
Die Funktion einer Hotelregistrierungskarte beim Check-in
Die verfügbaren Optionen für digitale Registrierungskarten
So kann Ihr Hotel von der Digitalisierung von Registrierungslösungen profitieren
Was ist eine Hotelregistrierungskarte?
Traditionell erfassen Hotelregistrierungskarten (oft als „Registrierungskarten“ abgekürzt) die Angaben der Gäste auf Papier, sodass eine manuelle Eingabe und Aufbewahrung vor Ort erforderlich ist. Das verlangsamt nicht nur den Check-in, sondern auch setzt Ihr Hotel unnötigen Risiken wie Datenschutzverletzungen aus und unangebrachte Aufzeichnungen. Die digitale Registrierung löst dieses Problem, indem sie den Papierkram überflüssig macht, die Sicherheit erhöht und den Check-in für Gäste und Mitarbeiter beschleunigt.
Wie funktioniert die digitale Hotelregistrierung?
Gäste online für ihren Aufenthalt registrieren zu lassen oder über ein Tablet vor Ort ist eine einfache Möglichkeit für Hotels, das moderne, technologieorientierte Gästeerlebnis zu bieten, das Reisende von heute erwarten. So funktioniert es:
Kommunikation vor der Ankunft: Für Hotels mit digitaler Check-in, die Kommunikation über den Aufenthalt eines Gastes beginnt, bevor dieser überhaupt auf dem Hotelgelände ist. Gäste erhalten vor der Ankunft eine Nachricht, in der sie ihre Informationen online eingeben müssen. Das bedeutet, dass die Registrierung abgeschlossen ist, bevor sie die Tür betreten.
Registrierung vor Ort: Gäste, die ihre Daten nicht im Voraus eingegeben haben, können den Registrierungsprozess digital über ein Tablet oder einen Kiosk abschließen. Von dort aus sind die Geschäftsaufgaben erledigt! Sie holen einfach ihren Schlüssel an der Rezeption ab (oder drucken ihn an einem Kiosk aus) und beginnen ihren Aufenthalt.
Prozesse hinter den Kulissen: Nachdem der Gast seine Informationen eingereicht hat, werden sie digital in der Cloud gespeichert und an sein Gastprofil angehängt. Auf diese Weise können die Mitarbeiter an der Rezeption Wiederholungsreservierungen leicht identifizieren und Notizen anhängen, um Präferenzen oder Anfragen aufzuzeichnen.
Durch diesen reibungslosen Ablauf fühlt sich der Check-in sowohl für den Gast als auch für das Personal an der Rezeption mühelos an. Da kein umfangreicher Papierkram erforderlich ist, haben die Mitarbeiter mehr persönliche Kontakte zu den Gästen, um ein hervorragendes Aufenthaltserlebnis zu ermöglichen.
Wie sieht ein Gastregistrierungsformular aus?
Sie fragen sich, was genau in die Registrierungskarte Ihres Hotels aufgenommen werden soll? Hier ist eine Beispielkarte und eine Liste der Informationen, die enthalten sein sollten:
Informationen, nach denen Sie in einem Gastregistrierungsformular fragen müssen
Egal, ob du Papierkarten oder digitale Meldekarten verwendest, frage die Gäste nach den folgenden grundlegenden Informationen:
Name und Kontaktinformationen des Gastes: Vollständiger Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse für Kommunikation und Aufzeichnungen.
Angaben zum Aufenthalt: An- und Abreisetag, Zimmernummer und Preisdetails.
Zahlungsinformationen: Kreditkartendaten oder andere Zahlungsmethoden für Kautionen und Gebühren.
Identifizierung: Reisepass oder von der Regierung ausgestellter Ausweis, der häufig zur Einhaltung der lokalen Gesetze erforderlich ist.
Unterschrift und Zustimmung: Bestätigung der Hotelrichtlinien, Bedingungen und aller zusätzlichen Gebühren.
Sonderwünsche oder Präferenzen: Alle Vorlieben der Gäste oder Wünsche für ein persönlicheres, komfortableres Erlebnis.
7 Vorteile digitaler Hotelregistrierungskarten
Wenn die in diesem Leitfaden beschriebenen Probleme auf Ihr Hotel zutreffen, ist jetzt möglicherweise der perfekte Zeitpunkt, um auf eine digitale Check-in-Lösung umzusteigen. Immer noch nicht sicher? Hier sind die 7 wichtigsten Vorteile:
1. Halten Sie Ihre Lobby in Bewegung
Das Jonglieren von Papierkram und der Versuch, ein Gespräch mit einem Gast aufrechtzuerhalten, gehört der Vergangenheit an. Während Ihr Personal an der Rezeption Reisende in der Unterkunft willkommen heißt, arbeiten digitale Registrierungslösungen im Hintergrund leise, um den Check-in-Prozess zu beschleunigen.
Die Gäste kommen, schnappen sich ihren Schlüssel und gehen ohne viel Aufhebens oder Störungen direkt zu ihren Zimmern. So erklärt Cindy Ladd, die Geschäftsführerin von Surfside Hotel & Suites fühlt sich beim mobilen Check-in an:
„Früher brauchten wir mindestens fünf Minuten, um jeden Gast in unserem Hotel einzuchecken. Mit dem mobilen Check-In von Canary dauert es buchstäblich nur eine Minute. Du kannst die Gäste einfach begrüßen, ihnen ihre Schlüssel geben, „Danke“ sagen und schon sind sie los. Und sie lieben es!“
2. Daten sicher verarbeiten
Bei der Datensicherheit geht es um mehr als die Einhaltung der Vorschriften (und die Vermeidung von Bußgeldern). Es geht auch darum, den Gästen Sicherheit zu geben. In einem Bericht von Skift und Oracle, „Gastgewerbe im Jahr 2025“, 56% der Reisenden gaben an, etwas besorgt über den Datenschutz und die Sicherheit der Daten zu sein, die Hotels zur Verfügung gestellt werden.
Registrierungskarten in Papierform sind nicht PCI-konform, können unbefugten Personen zugänglich sein und verloren gehen, wenn es zu einer Überschwemmung oder einem Brand kommt — alles Szenarien, die Hotels unnötigen Risiken aussetzen. Die digitale Registrierung stellt sicher, dass die Gästedaten gesetzeskonform gespeichert werden und nur autorisierte Personen darauf zugreifen können.
3. Reduzieren Sie menschliche Fehler
Selbst der akribischste Mitarbeiter an der Rezeption neigt dazu, irgendwann einen Fehler zu machen. Bei handgeschriebenen Meldekarten sorgen unleserliche Schriften, Tippfehler oder fehlende Informationen für Verwirrung und Verzögerungen. Wenn die Registrierung jedoch digital abgeschlossen wird, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass die Gastdaten fehlerfrei sind.
4. Generieren Sie zusätzliche Einnahmen
Wir alle wissen, dass Zeit Geld ist, und eine digitale Registrierung spart definitiv Zeit... aber Sie verdienen damit auch mehr Geld. Wie? Der digitale Check-in bietet Ihnen eine intelligentere Möglichkeit, Zimmer-Upgrades, Zusatzpakete und mehr an Gäste weiterzuverkaufen.
Digitales Upselling erhöht die Nebeneinnahmen und entlastet die Mitarbeiter beim Verkauf. Gäste können neben dem Angebot visuelle Hinweise erhalten, um genau zu sehen, was sie bekommen, und die Mitarbeiter an der Rezeption müssen nicht daran denken, jeden Gast zu fragen, ob er einen späten Check-out benötigt (oder sich unter Druck gesetzt fühlt, ihn wegzugeben!)
Wie groß ist also der Umsatzunterschied? Sean Rowland, der Besitzer von Nomaden-Hotel sagt: „Upselling war ein großer Bonus. Im letzten Monat haben wir Upsells in Höhe von Tausenden von Dollar erzielt.“
5. Sammle mehr Gastdaten
Präzise und strukturierte Gästedaten sind Gold für Hotels. Die digitale Registrierung stellt sicher, dass wichtige Details — wie Gästepräferenzen, Aufenthaltsverlauf und Treueinformationen — ordnungsgemäß erfasst und gespeichert werden.
Das heißt personalisierteres Marketing, ein verbessertes Gästeerlebnis und datengestützte Entscheidungen ohne zusätzlichen Aufwand. Sie werden in der Lage sein, Gäste anhand vergangener Aufenthalte oder persönlicher Daten zu segmentieren und diese zu nutzen, um maßgeschneiderte Marketingmaßnahmen und Angebote anzubieten. Ein Beispiel? Schicken Sie früheren Gästen statt einer generischen Werbeaktion etwas, das auf sie zugeschnitten ist, z. B. einen Rabatt auf ihren gewohnten Zimmertyp oder eine zusätzliche Nacht während ihres Geburtstagsmonats.
6. Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand
Papierkram und Verwaltung stehen im Weg, besonders wenn Sie zu wenig Personal haben. Das Drucken, Archivieren und manuelle Eingeben von Gästeinformationen kostet wertvolle Zeit, die das Personal nutzen könnte, um einen personalisierten Service zu bieten, der einen Aufenthalt von okay bis fantastisch macht.
Die digitale Registrierung automatisiert den Prozess, wodurch Verwaltungsaufgaben reduziert werden und die Rezeptionsteams sich auf die Interaktionen mit den Gästen konzentrieren können, anstatt sich auf den Papierkram zu konzentrieren. Kaitlyn Wood, die Front Office Managerin bei Best Western Plus West Edmonton sagt, dass die digitale Registrierung für ihr Team einen großen Unterschied gemacht hat:
„Gäste sagen uns oft, dass sie diese Art von Check-in noch nie gesehen haben. Es ist definitiv schneller — die Gäste zeigen einfach ihren Ausweis, nehmen ihren Schlüssel und schon sind sie auf dem Weg.“
7. Reduzieren Sie den Papiermüll
Das Drucken und Aufbewahren von Registrierungskarten in Papierform ist nicht nur kostspielig, sondern auch verschwenderisch. Laut Der Nachhaltigkeitsbericht von Booking.com, 83% der Reisenden bestätigen, dass nachhaltiges Reisen wichtig ist. Die Digitalisierung ist ein idealer Weg, um umweltbewusste Gäste anzusprechen.
Die digitale Registrierung reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern reduziert auch die Umweltbelastung und spart Ihnen Geld für Druck, Tinte und Aufbewahrung. Das ist ein Gewinn für Nachhaltigkeit und Hotelbudgets gleichermaßen. Laut Jonathan Paul, dem Direktor des Front Office bei Herr C. Coconut Grove:
„Die Tablet-Registrierung von Canary war entscheidend für unseren Weg zur Nachhaltigkeit und hat den Papierverbrauch erheblich reduziert. Mit der Tablet-Registrierung haben wir 700-1.000 Blatt Papier pro Monat eingespart.“
Entscheiden Sie sich für eine sichere digitale Registrierungskartenlösung mit Canary
Registrierkarten in Papierform sind zwar schon lange ein fester Bestandteil der Hotelbranche, aber eine technologisch fortschrittliche Lösung ist da. Die Digitalisierung bedeutet mehr Zeit für einen hervorragenden Kundenservice, einen reibungsloseren Check-in für Gäste und sicherere Abläufe.
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