La première impression est importante, et aucun hôtelier ne souhaite que la première expérience d'un client soit une attente longue et frustrante dans le hall. Après une journée de voyage, les voyageurs veulent s'installer, et non faire la queue. Si votre processus d'enregistrement repose toujours sur des formulaires papier, il est temps de passer à un surclassement.
Entrez les cartes d'enregistrement numériques : un moyen plus rapide, plus sûr et totalement dématérialisé de collecter des informations essentielles sur les clients. Dites adieu aux embouteillages à la réception et profitez d'une expérience rationalisée qui profite à la fois aux voyageurs, au personnel et aux pratiques de sécurité.
Dans cet article, nous aborderons les sujets suivants :
La fonction d'une carte d'enregistrement d'hôtel lors de l'enregistrement
Les options disponibles pour les cartes d'enregistrement numériques
Comment votre hôtel peut-il tirer parti de la numérisation des solutions d'enregistrement
Qu'est-ce qu'une carte d'enregistrement d'hôtel ?
Traditionnellement, les cartes d'enregistrement des hôtels (souvent abrégées en « cartes d'enregistrement ») enregistrent les informations des clients sur papier, ce qui nécessite une saisie manuelle et un stockage sur place. Non seulement cela ralentit l'enregistrement, mais expose votre hôtel à des risques inutiles tels que des violations de données et des dossiers égarés. L'enregistrement numérique résout ce problème en éliminant les formalités administratives, en renforçant la sécurité et en accélérant l'enregistrement pour les clients et le personnel.
Comment fonctionne l'enregistrement numérique des hôtels ?
Demander aux clients de s'inscrire pour leur séjour en ligne ou via une tablette sur place est un moyen simple pour les hôtels d'offrir à leurs clients l'expérience moderne et à la pointe de la technologie à laquelle les voyageurs s'attendent. Voici comment cela fonctionne :
Communication avant l'arrivée : Pour les hôtels avec enregistrement numérique, la communication concernant le séjour d'un client commence avant même qu'il ne soit dans l'enceinte de l'hôtel. Les clients reçoivent un message avant leur arrivée leur demandant de soumettre leurs informations en ligne, ce qui signifie que l'enregistrement est effectué avant de franchir la porte.
Inscription sur place : Les clients qui n'ont pas renseigné leurs informations à l'avance peuvent effectuer le processus d'inscription par voie numérique à l'aide d'une tablette ou d'une borne. À partir de là, les tâches commerciales sont terminées ! Il leur suffit de récupérer leur clé à la réception (ou de l'imprimer à une borne) et de commencer leur séjour.
Processus en coulisse : Une fois que le client a soumis ses informations, celles-ci sont stockées numériquement dans le cloud et jointes à son profil d'invité. Cela permet au personnel de la réception d'identifier facilement les réservations répétées et de joindre des notes pour enregistrer les préférences ou les demandes.
Ce processus fluide facilite l'enregistrement, tant pour le client que pour le personnel de la réception. Sans avoir à remplir de nombreux documents, le personnel passe plus de temps en face à face avec les clients afin de garantir une excellente expérience de séjour.
À quoi ressemble un formulaire d'inscription d'invité ?
Vous vous demandez ce qu'il faut exactement inclure dans la carte d'enregistrement de votre hôtel ? Voici un exemple de carte et une liste des informations à inclure :
Informations à demander dans le formulaire d'inscription d'un invité
Que vous utilisiez des cartes d'enregistrement papier ou numériques, demandez aux clients les informations de base suivantes :
Nom et coordonnées de l'invité : nom complet, numéro de téléphone et adresse e-mail pour la communication et les enregistrements.
Détails du séjour : dates d'arrivée et de départ, numéro de chambre et détails des tarifs.
Informations de paiement : informations de carte de crédit ou autres méthodes de paiement pour les dépôts de garantie et les frais.
Identification : Passeport ou pièce d'identité émise par le gouvernement, souvent requis pour se conformer aux lois locales.
Signature et consentement : Reconnaissance des politiques de l'hôtel, des conditions et de tous les frais supplémentaires.
Demandes ou préférences spéciales : toutes les préférences ou demandes des clients pour une expérience plus personnalisée et plus confortable.
7 avantages des cartes d'enregistrement d'hôtel numériques
Si les problèmes décrits dans ce guide concernent votre hôtel, c'est peut-être le moment idéal pour passer à une solution d'enregistrement numérique. Vous n'êtes toujours pas sûr ? Voici 7 avantages clés :
1. Faites en sorte que votre lobby reste en mouvement
Jongler avec les formalités administratives tout en essayant de maintenir une conversation avec un invité appartient au passé. Pendant que le personnel de la réception accueille les voyageurs dans l'établissement, les solutions d'enregistrement numérique fonctionnent silencieusement en arrière-plan pour accélérer le processus d'enregistrement.
Les clients se présentent, prennent leur clé et se dirigent directement vers leur chambre avec un minimum de tracas ou de perturbations. Voici comment Cindy Ladd, directrice générale de Hôtel et suites Surfside pense de l'enregistrement mobile :
« Auparavant, il nous fallait au moins cinq minutes pour enregistrer chaque client de notre hôtel. Avec l'enregistrement mobile de Canary, cela ne prend littéralement qu'une minute. Vous pouvez simplement accueillir les clients, leur donner leurs clés, leur dire « merci » et c'est parti. Et ils adorent ça ! »
2. Traitez les données en toute sécurité
La sécurité des données ne se limite pas à rester en conformité (et à éviter les amendes). Il s'agit également de donner aux clients la tranquillité d'esprit. Dans un rapport de Skift et Oracle, « L'hôtellerie en 2025 », 56 % des voyageurs se sont dits quelque peu préoccupés par la confidentialité et la sécurité des données fournies aux hôtels.
Cartes d'enregistrement en papier ne sont pas conformes à la norme PCI, peuvent être consultés par des personnes non autorisées et peuvent être perdus en cas d'inondation ou d'incendie, autant de scénarios qui exposent les hôtels à des risques inutiles. L'enregistrement numérique garantit que les données des clients sont stockées conformément à la réglementation et ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées.
3. Réduire les erreurs humaines
Même le personnel de réception le plus méticuleux est susceptible de faire une erreur à un moment donné. Avec les cartes d'enregistrement manuscrites, l'écriture illisible, les fautes de frappe ou les informations manquantes sont source de confusion et de retards. Mais lorsque l'enregistrement est effectué numériquement, les données des clients sont plus susceptibles d'être exemptes d'erreurs.
4. Générez des revenus accessoires
Nous savons tous que le temps, c'est de l'argent, et l'inscription numérique permet certainement de gagner du temps... mais aussi de gagner plus d'argent. Comment ? L'enregistrement numérique vous offre un moyen plus intelligent de vendre des surclassements de chambres, des forfaits supplémentaires et bien plus encore à vos clients.
Ventes incitatives numériques augmente les recettes accessoires et allège la charge de vente pour le personnel. Les clients peuvent obtenir des repères visuels à côté de l'offre pour voir exactement ce qu'ils obtiennent, et les employés de la réception n'ont pas à penser à demander à chaque client s'il a besoin d'un départ tardif (ou s'il se sent obligé de l'offrir !)
Quelle est donc l'importance de la différence de revenus ? Sean Rowland, le propriétaire de Hôtel Nomads déclare : « La vente incitative a été un énorme avantage. Nous avons réalisé des ventes incitatives de plusieurs milliers de dollars le mois dernier. »
5. Collectez davantage de données sur les clients
Des données précises et structurées sur les clients sont précieuses pour les hôtels. L'enregistrement numérique garantit que les informations clés, telles que les préférences des clients, l'historique des séjours et les informations de fidélité, sont saisies et stockées correctement.
Cela signifie marketing plus personnalisé, une expérience client améliorée et des décisions fondées sur des données sans aucun effort supplémentaire. Vous serez en mesure de segmenter les clients en fonction de leurs séjours passés ou de leurs informations personnelles et de les utiliser pour proposer un marketing et des offres personnalisés. Un exemple ? Au lieu d'une promotion générique, offrez à vos clients précédents des offres personnalisées, comme une réduction sur leur type de chambre habituel ou une nuit supplémentaire le mois de leur anniversaire.
6. Réduisez le travail administratif
Les formalités administratives et administratives vous gênent, surtout lorsque vous manquez de personnel. L'impression, le classement et la saisie manuelle des informations sur les clients font perdre un temps précieux au personnel pour fournir le type de service personnalisé qui permet de faire passer un séjour d'agréable à fantastique.
L'enregistrement numérique automatise le processus, réduit les tâches administratives et permet aux équipes de la réception de se concentrer sur les interactions avec les clients plutôt que sur les formalités administratives. Kaitlyn Wood, responsable de la réception chez Best Western Plus West Edmonton affirme que l'enregistrement numérique a fait une énorme différence pour son équipe :
« Les clients nous disent souvent qu'ils n'ont jamais vu ce type d'enregistrement auparavant. C'est nettement plus rapide : les clients n'ont qu'à présenter leur carte d'identité, récupérer leur clé et c'est parti. »
7. Réduire le gaspillage de papier
L'impression et le stockage de cartes d'enregistrement sur papier ne sont pas seulement coûteux, c'est aussi un gaspillage. Selon Rapport de Booking.com sur les voyages durables, 83 % des voyageurs confirment l'importance des voyages durables. Le passage au numérique est un moyen idéal de séduire les clients soucieux de l'environnement.
L'enregistrement numérique ne se contente pas d'éliminer la consommation de papier ; il réduit l'impact environnemental et vous permet d'économiser de l'argent sur l'impression, l'encre et le stockage. C'est une victoire tant pour la durabilité que pour les budgets hôteliers. Selon Jonathan Paul, directeur du Front Office de M. C. Coconut Grove:
« L'enregistrement sur tablette de Canary a joué un rôle crucial dans notre démarche de développement durable, car il a permis de réduire considérablement la consommation de papier. Grâce à Tablet Registration, nous avons éliminé 700 à 1 000 feuilles de papier par mois. »
Choisissez une solution de carte d'enregistrement numérique sécurisée avec Canary
Les cartes d'enregistrement papier sont peut-être un élément de base de l'industrie hôtelière depuis longtemps, mais une solution à la pointe de la technologie existe. Passer au numérique signifie consacrer plus de temps à un service client de qualité, à un enregistrement plus fluide pour les clients et à des opérations plus sécurisées.
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