La prima impressione è importante e nessun albergatore desidera che l'esperienza iniziale di un ospite sia una lunga e frustrante attesa nella hall. Dopo una giornata di viaggio, i viaggiatori vogliono sistemarsi, non fare la fila. Se la procedura di check-in si basa ancora su moduli cartacei, è il momento di effettuare un upgrade.
Inserisci le carte di registrazione digitali: un modo più veloce, sicuro e completamente privo di supporti cartacei per raccogliere le informazioni essenziali sugli ospiti. Dite addio alle strozzature alla reception e date il benvenuto a un'esperienza semplificata che avvantaggia allo stesso modo i viaggiatori, il personale e le pratiche di sicurezza.
In questo articolo tratteremo:
La funzione di una scheda di registrazione alberghiera al momento del check-in
Le opzioni disponibili per le carte di registrazione digitali
In che modo il tuo hotel può trarre vantaggio dalla digitalizzazione delle soluzioni di registrazione
Che cos'è una carta di registrazione alberghiera?
Tradizionalmente, le carte di registrazione alberghiera (spesso abbreviate in «reg card») registrano i dati degli ospiti su carta, richiedendo l'inserimento manuale e l'archiviazione in loco. Questo non solo rallenta il check-in, ma espone il tuo hotel a rischi inutili come le violazioni dei dati e documenti smarriti. La registrazione digitale risolve questo problema eliminando i documenti, migliorando la sicurezza e velocizzando il check-in per ospiti e personale.
Come funziona la registrazione digitale degli hotel?
Fare in modo che gli ospiti si registrino per il loro soggiorno online o tramite un tablet in loco è un modo semplice per gli hotel di offrire agli ospiti l'esperienza moderna e tecnologica che i viaggiatori si aspettano. Ecco come funziona:
Comunicazione pre-arrivo: Per hotel con check-in digitale, la comunicazione sul soggiorno di un ospite inizia prima ancora che si trovi nell'hotel. Gli ospiti ricevono un messaggio prima dell'arrivo per inviare le proprie informazioni online, il che significa che la registrazione viene effettuata prima di varcare la porta.
Registrazione in loco: Gli ospiti che non hanno inserito i propri dati in anticipo, possono completare la procedura di registrazione in formato digitale utilizzando un tablet o un chiosco. Da lì, le attività aziendali sono terminate! Prendono semplicemente la chiave alla reception (o la stampano da un chiosco) e iniziano il loro soggiorno.
Processi dietro le quinte: Dopo che l'ospite ha inviato le proprie informazioni, queste vengono archiviate digitalmente nel cloud e allegate al profilo dell'ospite. Ciò consente al personale della reception di identificare facilmente le prenotazioni ripetute e di allegare note per registrare preferenze o richieste.
Questo processo senza intoppi rende il check-in semplice sia per l'ospite che per il personale della reception. Senza la necessità di lunghe pratiche burocratiche, il personale ha più tempo a disposizione con gli ospiti per facilitare un'eccellente esperienza di soggiorno.
Che aspetto ha un modulo di registrazione degli ospiti?
Ti stai chiedendo cosa includere esattamente nella carta di registrazione del tuo hotel? Ecco un esempio di scheda e un elenco delle informazioni da includere:
Informazioni da richiedere in un modulo di registrazione degli ospiti
Che tu stia utilizzando carte di registrazione cartacee o digitali, chiedi agli ospiti i seguenti dettagli di base:
Nome e informazioni di contatto dell'ospite: nome completo, numero di telefono e indirizzo email per comunicazioni e registrazioni.
Dettagli del soggiorno: date di check-in e check-out, numero della camera e dettagli sulla tariffa.
Informazioni sul pagamento: dati della carta di credito o altri metodi di pagamento per depositi cauzionali e addebiti.
Identificazione: passaporto o documento d'identità rilasciato dal governo, spesso richiesto per la conformità alle leggi locali.
Firma e consenso: Riconoscimento delle politiche, dei termini e degli eventuali costi aggiuntivi dell'hotel.
Richieste o preferenze speciali: eventuali preferenze o richieste degli ospiti per un'esperienza più personalizzata e confortevole.
7 vantaggi delle carte di registrazione alberghiera digitali
Se i problemi descritti in questa guida sono validi per il tuo hotel, ora potrebbe essere il momento perfetto per passare a una soluzione di check-in digitale. Non sei ancora sicuro? Ecco 7 vantaggi principali:
1. Mantieni la tua lobby in movimento
Destreggiarsi tra le pratiche burocratiche mentre si cerca di mantenere una conversazione con un ospite appartiene al passato. Mentre il personale della reception accoglie i viaggiatori nella struttura, le soluzioni di registrazione digitale funzionano silenziosamente in background per accelerare il processo di check-in.
Gli ospiti si presentano, prendono la chiave e si dirigono direttamente nelle loro camere senza problemi o interruzioni. Ecco come si comporta Cindy Ladd, General Manager di Surfside Hotel&Suites opinioni sul check-in mobile:
«Prima impiegavamo almeno cinque minuti per effettuare il check-in di tutti gli ospiti del nostro hotel. Con il Mobile Check-In di Canary, è letteralmente solo un minuto. Puoi semplicemente salutare gli ospiti, dare loro le chiavi, dire «grazie» e se ne vanno. E lo adorano!»
2. Elabora i dati in modo sicuro
La sicurezza dei dati è molto più che rimanere conformi (ed evitare multe). Si tratta anche di offrire agli ospiti la massima tranquillità. In un rapporto di Skift e Oracle, «L'ospitalità nel 2025», il 56% dei viaggiatori ha dichiarato di essere alquanto preoccupato per la privacy e la sicurezza dei dati forniti agli hotel.
Schede di registrazione cartacee non sono conformi allo standard PCI, possono essere accessibili da persone non autorizzate e vanno persi in caso di alluvione o incendio, tutti scenari che espongono gli hotel a rischi inutili. La registrazione digitale garantisce che i dati degli ospiti siano archiviati in conformità con le normative e siano accessibili solo alle persone autorizzate.
3. Riduci l'errore umano
Anche il più meticoloso addetto alla reception è incline a commettere un errore a un certo punto. Con le schede di registrazione scritte a mano, la scrittura illeggibile, gli errori di battitura o le informazioni mancanti causano confusione e ritardi. Tuttavia, quando la registrazione viene completata digitalmente, è più probabile che i dati degli ospiti siano privi di errori.
4. Genera entrate accessorie
Sappiamo tutti che il tempo è denaro e la registrazione digitale fa sicuramente risparmiare tempo... ma ti fa anche guadagnare di più. Come? Il check-in digitale ti offre un modo più intelligente per vendere agli ospiti gli upgrade delle camere, i pacchetti aggiuntivi e altro ancora.
Upselling digitale aumenta le entrate accessorie e alleggerisce l'onere di vendita per il personale. Gli ospiti possono ricevere indicazioni visive insieme all'offerta per vedere esattamente cosa stanno ricevendo, e gli addetti alla reception non devono ricordarsi di chiedere a tutti gli ospiti se hanno bisogno di un check-out posticipato (o si sentono costretti a regalarlo!)
Quindi quanto è significativa la differenza di fatturato? Sean Rowland, il proprietario di Albergo Nomads afferma: «L'upselling è stato un enorme vantaggio. Abbiamo raggiunto migliaia di dollari di upsell il mese scorso».
5. Raccogli più dati degli ospiti
I dati accurati e strutturati sugli ospiti sono fondamentali per gli hotel. La registrazione digitale garantisce che i dettagli chiave, come le preferenze degli ospiti, la cronologia dei soggiorni e le informazioni sulla fedeltà, vengano acquisiti e archiviati correttamente.
Questo significa marketing più personalizzato, una migliore esperienza per gli ospiti e decisioni basate sui dati senza alcun problema aggiuntivo. Potrai segmentare gli ospiti in base ai soggiorni passati o alle informazioni personali e utilizzarli per offrire marketing e offerte su misura. Un esempio? Invece di una promozione generica, offri agli ospiti precedenti qualcosa su misura per loro, ad esempio uno sconto sulla loro tipologia di camera abituale o una notte extra nel mese del loro compleanno.
6. Riduci il lavoro amministrativo
Le pratiche burocratiche e l'amministrazione sono d'intralcio, soprattutto quando sei a corto di personale. La stampa, l'archiviazione e l'inserimento manuale delle informazioni sugli ospiti richiedono tempo prezioso che il personale potrebbe impiegare per fornire quel tipo di servizio personalizzato che trasforma un soggiorno da accettabile a fantastico.
La registrazione digitale automatizza il processo, riducendo le attività amministrative e liberando i team della reception per concentrarsi sulle interazioni con gli ospiti anziché sulle pratiche burocratiche. Kaitlyn Wood, responsabile del front office presso Best Western Plus West Edmonton afferma che la registrazione digitale ha fatto un'enorme differenza per il suo team:
«Gli ospiti spesso ci dicono di non aver mai visto un check-in di questo tipo prima. È decisamente più veloce: gli ospiti devono solo mostrare il loro documento d'identità, prendere la chiave e sono pronti per la loro strada».
7. Ridurre gli sprechi di carta
Stampare e conservare le carte di registrazione cartacee non è solo costoso, ma anche uno spreco. Secondo Rapporto sui viaggi sostenibili di Booking.com, l'83% dei viaggiatori conferma che viaggiare in modo sostenibile è importante. Il passaggio al digitale è il modo ideale per attirare ospiti attenti all'ambiente.
La registrazione digitale non si limita a eliminare l'uso della carta; riduce l'impatto ambientale e consente di risparmiare sulla stampa, sull'inchiostro e sullo stoccaggio. È una vittoria sia per la sostenibilità che per i budget degli hotel. Secondo Jonathan Paul, direttore del front office di Sig. C. Coconut Grove:
«La registrazione dei tablet di Canary è stata fondamentale nel nostro percorso di sostenibilità, riducendo significativamente l'uso di carta. Con Tablet Registration, abbiamo eliminato 700-1.000 fogli di carta al mese».
Scegli una soluzione di carta di registrazione digitale sicura con Canary
Le carte di registrazione cartacee possono essere state un punto fermo del settore alberghiero per molto tempo, ma è arrivata una soluzione all'avanguardia. Passare al digitale significa più tempo per un ottimo servizio clienti, un check-in più agevole per gli ospiti e operazioni più sicure.
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