Aprire un nuovo hotel? Cerchiamo di essere i primi a dire congratulazioni! Con l'aumento dei viaggi di piacere e d'affari, il mercato alberghiero globale dovrebbe superare i 526 miliardi di dollari entro il 2031 rendendo ora il momento migliore per il lancio. Ma come si passa dall'idea all'accoglienza del primo ospite?

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Un piano di lancio forte è essenziale. Fin dal primo giorno, la reputazione del tuo hotel inizia a prendere forma e stabilisci il tuo posto nel mercato. Ma arrivare al giorno dell'inaugurazione richiede un coordinamento, ed è qui che entra in gioco questa lista di controllo dettagliata prima dell'apertura. L'abbiamo suddivisa per team per aiutarti a rimanere organizzato e in linea.

Punti salienti principali:

• La lista di controllo dell'hotel per l'inaugurazione dovrebbe iniziare almeno 12 mesi prima dell'evento e includere tutte le attività, dalla pianificazione iniziale alle approvazioni fino al lancio di promozioni e strategie di vendita.
• L'organizzazione della lista di controllo per reparto ti aiuta a ottimizzare ogni fase del percorso dell'ospite, dalla ricerca al post-soggiorno.
• Dai la priorità al esperienza degli ospiti, anche nelle fasi di pre-apertura. Lavorare con un solido sistema di gestione degli ospiti sin dall'inizio garantisce che ogni ospite che entra dalla tua porta abbia un'esperienza fantastica.

Prima della pianificazione: i primi passi della strategia di apertura di un hotel

Prima di passare all'esecuzione, stabilisci le aspettative e definisci la tua visione per la proprietà. Stabilire la tua nicchia e identificare in anticipo il tuo ospite ideale ti assicurerà che ogni decisione che prenderai sia guidata dal tuo obiettivo finale. Ecco i passaggi da seguire prima di iniziare le liste di controllo:

• Definisci il tuo posizionamento. Condurre un'analisi della concorrenza e chiarisci il tuo pubblico di destinazione. Questo darà forma alla tua strategia pubblicitaria e aiuterà il tuo team di marketing a evidenziare ciò che contraddistingue la tua proprietà. Questo potrebbe essere unico servizi dell'hotel, punti vendita di cibo e bevande di alto livello, vicinanza all'aeroporto o fascino di una destinazione esotica. Qualunque cosa sia, sfruttare i propri punti di forza è una tattica di marketing intelligente.
• Stabilisci una data di apertura realistica. Scegli una data che ti dia abbastanza tempo per assumere e formare il personale, implementare la tecnologia, arredare le camere e promuovere il tuo lancio. Da lì, procedi a ritroso per costruire la timeline del tuo progetto.
• Allineati al budget e ai traguardi. Sviluppa un budget dettagliato prima dell'apertura e pianifica le date chiave tra i reparti per mantenere il tuo team allineato e responsabile.
• Crea il tuo team di apertura principale. Assumi tempestivamente i responsabili di reparto e collabora con loro per creare procedure operative standard (SOP). Pianifica una formazione interfunzionale per incoraggiare la flessibilità e il lavoro di squadra sin dal primo giorno.
• Pianifica un'apertura morbida. Circa un mese prima dell'inaugurazione, simulate le esperienze reali degli ospiti per sottoporle a stress test, raccogliete feedback e perfezionate il servizio prima della pubblicazione.

Lista di controllo per la preapertura degli hotel basata sul dipartimento

Una volta che il team di posizionamento e leadership è pronto, è il momento di configurare ogni reparto in modo che sia un'operazione senza interruzioni e pronta per gli ospiti. Una lista di controllo strutturata prima dell'apertura ti aiuta a rimanere aggiornato in ogni area del tuo hotel, dalla conformità e dal personale alla logistica e ai servizi per gli ospiti.

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Di seguito, abbiamo delineato le attività chiave per mese e reparto per aiutare il tuo team a compiere progressi costanti e coordinati verso il giorno di apertura.

Front office e servizi per gli ospiti: il volto del tuo hotel

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Il tuo team di front office dà il tono a ogni interazione con gli ospiti, dalla prenotazione al check-out. Sono responsabili di plasmare l'esperienza degli ospiti e di influenzare il modo in cui la struttura viene percepita, sia all'interno che all'esterno della struttura.

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Mentre crei la tua lista di controllo per la pre-apertura del front office, pensa a come personalizzare l'esperienza degli ospiti dell'hotel senza sovraccaricare la tua squadra. La ricerca mostra che i viaggiatori di oggi spesso preferiscono gli strumenti self-service durante il loro soggiorno, quindi vale la pena esplorare soluzioni tecnologiche come check-in automatico virtuale e messaggistica per gli ospiti per semplificare la comunicazione e soddisfare le aspettative in evoluzione.

12+ mesi prima dell'apertura:

• Assumi ruoli dirigenziali chiave (direttore d'hotel, responsabile delle relazioni con gli ospiti, concierge dell'hotel, ecc.)
• Definisci l'esperienza ideale per i tuoi ospiti dalla prenotazione al check-out
• Comunica il ruolo che ogni posizione ha nel definire le aspettative di esperienza degli ospiti
• Progetta programmi di fidelizzazione e servizi personalizzati per migliorare la soddisfazione degli ospiti
• Identifica i componenti del tuo stack tecnologico di front office, inclusa una soluzione PMS progettata specificamente per le operazioni alberghiere, la gestione delle entrate e l'esperienza degli ospiti

da 6 a 9 mesi prima dell'apertura:

• Scegli una tecnologia rivolta agli ospiti, come Check-in mobile, Pagamento intelligente e Messaggi per gli ospiti soluzioni
• Seleziona tecnologia di elaborazione dei pagamenti che si integra con il tuo sistema POS, come lettori di carte mobili o gateway di pagamento online

Da 3 a 6 mesi prima dell'apertura:

• Assumi il personale del front office e inizia la formazione
• Attiva il tuo sistema di gestione delle prenotazioni per inizia a ricevere prenotazioni dirette
• Collabora con il tuo channel manager per finalizzare le partnership con agenzie di viaggi online (OTA)
• Crea un portineria dell'hotel servizio; entrare in contatto con fornitori di trasporti, aziende e attrazioni locali, organizzatori di eventi, ecc.

Pulizia e manutenzione: definizione dello standard di pulizia e funzionalità

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Le prime impressioni sono importanti e i team addetti alle pulizie e alla manutenzione svolgono un ruolo importante nel plasmarle. Una proprietà pulita e ben tenuta non è solo piacevole da avere, ma è essenziale per la soddisfazione degli ospiti e il successo a lungo termine.

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Mentre prepari la tua lista di controllo prima dell'apertura, concentrati su come il tuo team soddisferà (e supererà) le aspettative degli ospiti in termini di pulizia e manutenzione. Dal rinnovo giornaliero delle camere alla manutenzione preventiva, disporre di protocolli chiari garantisce la coerenza e rafforza l'impegno del marchio per la qualità.

12+ mesi prima dell'apertura:

• Assumi ruoli di leadership chiave (supervisore delle pulizie, supervisore della manutenzione, ecc.)
• Contorno mansioni di pulizia dell'hotel
• Delineare le mansioni di manutenzione

da 6 a 9 mesi prima dell'apertura:

• Acquista attrezzature e forniture essenziali per le pulizie
• Enlist IT Leader per implementare la tecnologia per semplificare e ottimizzare le pulizie alberghiere

Da 3 a 6 mesi prima dell'apertura:

• Assumere e formare il personale addetto alle pulizie
• Crea piani di pulizia per ogni tipo di camera e aggiorna i materiali di formazione secondo necessità
• Assumere e formare il personale addetto alla manutenzione dei sistemi
• Crea liste di controllo e tempistiche di manutenzione per tutti i sistemi, le apparecchiature e i componenti

Alimenti e bevande: aumenta l'esperienza e incrementa le entrate

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Che tu offra snack da asporto o un ristorante con servizio completo, il cibo e le bevande (F&B) possono aumentare significativamente le entrate per camera occupata e svolgono un ruolo determinante nell'esperienza degli ospiti. Quando ci riesci, è più probabile che trasformi i visitatori per la prima volta in ospiti abituali.

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Il F&B dovrebbe essere integrato senza soluzione di continuità in tutte le operazioni alberghiere. Prendi in considerazione l'idea di inserire punti ristoro nel tuo disposizione della lobby dell'hotel o dotando il banco della portineria di menù per il servizio in camera per aumentare la consapevolezza e incrementare le entrate. L'obiettivo: rendere facile e allettante per gli ospiti interagire con le tue offerte F&B in ogni punto di contatto.

12+ mesi prima dell'apertura:

• Assumi ruoli di leadership chiave (responsabile del settore alimentare e delle bevande, capo chef, responsabile dell'inventario, ecc.)
• Progetta il layout F&B, incluso il modo in cui fluirà con altre aree chiave della proprietà
• Procurati attrezzature, mobili e forniture per bar e cucina

da 6 a 9 mesi prima dell'apertura:

• Definisci le offerte F&B e inizia a fare brainstorming sui menu con il direttore dell'hotel
• Finalizza il sistema POS
• Richiedi la licenza per gli alcolici, se richiesta

Da 3 a 6 mesi prima dell'apertura:

• Scegli i fornitori operativi (distributori di alimenti e bevande, fornitori, fornitori uniformi)
• Stampa menu di cucina e bar con foto
• Collabora con i responsabili del marketing per promuovere le offerte nelle loro campagne creative pianificate
• Assumi ruoli di supporto allo staff F&B
• Imposta le postazioni di linea e per i dipendenti; ottimizza il flusso e le preferenze degli ospiti

IT e sicurezza: potenziare il viaggio degli ospiti dietro le quinte

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Il tuo team IT non si limita a gestire strumenti software essenziali per hotel — danno forma direttamente alle esperienze rivolte agli ospiti. Dal check-in mobile alla messaggistica per gli ospiti, giusto la tecnologia lavora per migliorare l'esperienza degli ospiti dell'hotel e semplifica le operazioni per il tuo personale.

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Come parte del tuo piano di pre-apertura, chiedi ai team IT e di sicurezza di guidare la configurazione di piattaforme che personalizzino il percorso degli ospiti mantenere i dati al sicuro. Dai priorità alle soluzioni che soddisfano gli standard di conformità e supportano flussi di lavoro interdipartimentali senza interruzioni.

12+ mesi prima dell'apertura:

• Assumi ruoli dirigenziali chiave (amministratore di sistema, responsabile della sicurezza, ecc.)
• Identifica le tue esigenze tecnologiche per tutti i reparti

da 6 a 9 mesi prima dell'apertura:

• Assumi e assumi il tuo personale tecnico/IT di supporto
• Implementa il PMS e inizia l'onboarding di altre tecnologie IT
• Collabora con i responsabili di reparto per integrare i vari stack tecnologici in tutte le aree di attività
• Implementare misure di sicurezza informatica per la protezione dei dati, come prevenzione delle frodi e strumenti di verifica degli ospiti

Da 3 a 6 mesi prima dell'apertura:

• Testa tutti i sistemi e le integrazioni
• Consulta i responsabili dei reparti per assicurarti che ogni soluzione sia impostata per semplificare le operazioni di back-end e l'esperienza degli ospiti
• Attiva il tuo sito web, il tuo PMS e altri canali per consentire le prenotazioni iniziali
• Eseguire eventuali controlli di manutenzione programmata

Marketing e vendite: aumenta la consapevolezza e massimizza le entrate

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Il tuo team di vendita e marketing svolge un ruolo cruciale nel riempire le camere e aumentare la spesa degli ospiti. Affidati alle ricerche di mercato del tuo team dirigenziale per definire una strategia di pre-apertura che parli direttamente ai tuoi ospiti ideali.

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Costruisci strategie di marketing alberghiero che evidenziano i punti di forza della tua struttura, che si tratti di servizi eccezionali, posizione o esperienze F&B, e indicano quando e dove promuoverli. L'obiettivo: generare interesse, aumentare le prenotazioni anticipate e porre le basi per un successo a lungo termine.

12+ mesi prima dell'apertura:

• Assumi ruoli di leadership (responsabile marketing, responsabile delle comunicazioni, channel manager, ecc.)
• Finalizzare l'identità del marchio e la denominazione di hotel e punti vendita
• Determina i componenti del tuo stack tecnologico di marketing
• Crea una strategia di marketing prima dell'apertura per generare buzz

da 6 a 9 mesi prima dell'apertura:

• Finalizza il tuo stack tecnologico di marketing
• Assumi e forma il personale di supporto alle vendite e al marketing
• Collabora con il responsabile IT per sviluppare un sito web professionale con un motore di prenotazione e pagine di destinazione pertinenti
• Brainstorm da 3 a 10 strategie di marketing alberghiero per ricerca organica, email e social media

Da 3 a 6 mesi prima dell'apertura:

• Ottimizza gli annunci online con dettagli e prezzi delle camere
• Introduci campagne pianificate per garantire le tue prime prenotazioni
• Stabilisci offerte e promozioni esclusive con aziende locali, influencer di viaggio e ambasciatori del marchio
• Crea una cartella stampa e distribuisci un comunicato di pre-apertura ai media
• Pianifica un evento di inaugurazione per attirare media e ospiti

Panoramica della cronologia: la tua lista di controllo per l'apertura di un nuovo hotel a colpo d'occhio

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Preparati per il lancio di un nuovo hotel di successo con Canary

Ogni hotel è unico, ma l'obiettivo rimane lo stesso: offrire agli ospiti un'esperienza eccezionale che inviti le persone a tornare. Una lista di controllo dettagliata per l'apertura di un hotel non solo allinea il team, ma fornisce a ogni reparto gli strumenti necessari per operare in modo efficiente e superare le aspettative degli ospiti sin dal primo giorno.

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Quando sei pronto per il lancio in tutta sicurezza, Canary Technologies è qui per potenziare ogni fase del percorso degli ospiti. Richiedi una demo e scopri come aiutiamo hotel come il tuo a incrementare le entrate, aumentare l'efficienza e stupire gli ospiti in ogni punto di contatto.

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