Un piano di lancio forte è essenziale. Fin dal primo giorno, la reputazione del tuo hotel inizia a prendere forma e stabilisci il tuo posto nel mercato. Ma arrivare al giorno dell'inaugurazione richiede un coordinamento, ed è qui che entra in gioco questa lista di controllo dettagliata prima dell'apertura. L'abbiamo suddivisa per team per aiutarti a rimanere organizzato e in linea.
Punti salienti principali:
La lista di controllo dell'hotel per l'inaugurazione dovrebbe iniziare almeno 12 mesi prima dell'evento e includere tutte le attività, dalla pianificazione iniziale alle approvazioni fino al lancio di promozioni e strategie di vendita.
L'organizzazione della lista di controllo per reparto ti aiuta a ottimizzare ogni fase del percorso dell'ospite, dalla ricerca al post-soggiorno.
Dai la priorità al esperienza degli ospiti, anche nelle fasi di pre-apertura. Lavorare con un solido sistema di gestione degli ospiti sin dall'inizio garantisce che ogni ospite che entra dalla tua porta abbia un'esperienza fantastica.
Prima della pianificazione: i primi passi della strategia di apertura di un hotel
Prima di passare all'esecuzione, stabilisci le aspettative e definisci la tua visione per la proprietà. Stabilire la tua nicchia e identificare in anticipo il tuo ospite ideale ti assicurerà che ogni decisione che prenderai sia guidata dal tuo obiettivo finale. Ecco i passaggi da seguire prima di iniziare le liste di controllo:
Definisci il tuo posizionamento. Condurre un'analisi della concorrenza e chiarisci il tuo pubblico di destinazione. Questo darà forma alla tua strategia pubblicitaria e aiuterà il tuo team di marketing a evidenziare ciò che contraddistingue la tua proprietà. Questo potrebbe essere unico servizi dell'hotel, punti vendita di cibo e bevande di alto livello, vicinanza all'aeroporto o fascino di una destinazione esotica. Qualunque cosa sia, sfruttare i propri punti di forza è una tattica di marketing intelligente.
Stabilisci una data di apertura realistica. Scegli una data che ti dia abbastanza tempo per assumere e formare il personale, implementare la tecnologia, arredare le camere e promuovere il tuo lancio. Da lì, procedi a ritroso per costruire la timeline del tuo progetto.
Allineati al budget e ai traguardi. Sviluppa un budget dettagliato prima dell'apertura e pianifica le date chiave tra i reparti per mantenere il tuo team allineato e responsabile.
Crea il tuo team di apertura principale. Assumi tempestivamente i responsabili di reparto e collabora con loro per creare procedure operative standard (SOP). Pianifica una formazione interfunzionale per incoraggiare la flessibilità e il lavoro di squadra sin dal primo giorno.
Pianifica un'apertura morbida. Circa un mese prima dell'inaugurazione, simulate le esperienze reali degli ospiti per sottoporle a stress test, raccogliete feedback e perfezionate il servizio prima della pubblicazione.
Lista di controllo per la preapertura degli hotel basata sul dipartimento
Una volta che il team di posizionamento e leadership è pronto, è il momento di configurare ogni reparto in modo che sia un'operazione senza interruzioni e pronta per gli ospiti. Una lista di controllo strutturata prima dell'apertura ti aiuta a rimanere aggiornato in ogni area del tuo hotel, dalla conformità e dal personale alla logistica e ai servizi per gli ospiti.
Di seguito, abbiamo delineato le attività chiave per mese e reparto per aiutare il tuo team a compiere progressi costanti e coordinati verso il giorno di apertura.
Front office e servizi per gli ospiti: il volto del tuo hotel
Il tuo team di front office dà il tono a ogni interazione con gli ospiti, dalla prenotazione al check-out. Sono responsabili di plasmare l'esperienza degli ospiti e di influenzare il modo in cui la struttura viene percepita, sia all'interno che all'esterno della struttura.
Assumi ruoli dirigenziali chiave (direttore d'hotel, responsabile delle relazioni con gli ospiti, concierge dell'hotel, ecc.)
Definisci l'esperienza ideale per i tuoi ospiti dalla prenotazione al check-out
Comunica il ruolo che ogni posizione ha nel definire le aspettative di esperienza degli ospiti
Progetta programmi di fidelizzazione e servizi personalizzati per migliorare la soddisfazione degli ospiti
Identifica i componenti del tuo stack tecnologico di front office, inclusa una soluzione PMS progettata specificamente per le operazioni alberghiere, la gestione delle entrate e l'esperienza degli ospiti
Collabora con il tuo channel manager per finalizzare le partnership con agenzie di viaggi online (OTA)
Crea un portineria dell'hotel servizio; entrare in contatto con fornitori di trasporti, aziende e attrazioni locali, organizzatori di eventi, ecc.
Pulizia e manutenzione: definizione dello standard di pulizia e funzionalità
Le prime impressioni sono importanti e i team addetti alle pulizie e alla manutenzione svolgono un ruolo importante nel plasmarle. Una proprietà pulita e ben tenuta non è solo piacevole da avere, ma è essenziale per la soddisfazione degli ospiti e il successo a lungo termine.
Mentre prepari la tua lista di controllo prima dell'apertura, concentrati su come il tuo team soddisferà (e supererà) le aspettative degli ospiti in termini di pulizia e manutenzione. Dal rinnovo giornaliero delle camere alla manutenzione preventiva, disporre di protocolli chiari garantisce la coerenza e rafforza l'impegno del marchio per la qualità.
12+ mesi prima dell'apertura:
Assumi ruoli di leadership chiave (supervisore delle pulizie, supervisore della manutenzione, ecc.)
Acquista attrezzature e forniture essenziali per le pulizie
Enlist IT Leader per implementare la tecnologia per semplificare e ottimizzare le pulizie alberghiere
Da 3 a 6 mesi prima dell'apertura:
Assumere e formare il personale addetto alle pulizie
Crea piani di pulizia per ogni tipo di camera e aggiorna i materiali di formazione secondo necessità
Assumere e formare il personale addetto alla manutenzione dei sistemi
Crea liste di controllo e tempistiche di manutenzione per tutti i sistemi, le apparecchiature e i componenti
Alimenti e bevande: aumenta l'esperienza e incrementa le entrate
Che tu offra snack da asporto o un ristorante con servizio completo, il cibo e le bevande (F&B) possono aumentare significativamente le entrate per camera occupata e svolgono un ruolo determinante nell'esperienza degli ospiti. Quando ci riesci, è più probabile che trasformi i visitatori per la prima volta in ospiti abituali.
Il F&B dovrebbe essere integrato senza soluzione di continuità in tutte le operazioni alberghiere. Prendi in considerazione l'idea di inserire punti ristoro nel tuo disposizione della lobby dell'hotel o dotando il banco della portineria di menù per il servizio in camera per aumentare la consapevolezza e incrementare le entrate. L'obiettivo: rendere facile e allettante per gli ospiti interagire con le tue offerte F&B in ogni punto di contatto.
12+ mesi prima dell'apertura:
Assumi ruoli di leadership chiave (responsabile del settore alimentare e delle bevande, capo chef, responsabile dell'inventario, ecc.)
Progetta il layout F&B, incluso il modo in cui fluirà con altre aree chiave della proprietà
Procurati attrezzature, mobili e forniture per bar e cucina
da 6 a 9 mesi prima dell'apertura:
Definisci le offerte F&B e inizia a fare brainstorming sui menu con il direttore dell'hotel
Finalizza il sistema POS
Richiedi la licenza per gli alcolici, se richiesta
Da 3 a 6 mesi prima dell'apertura:
Scegli i fornitori operativi (distributori di alimenti e bevande, fornitori, fornitori uniformi)
Stampa menu di cucina e bar con foto
Collabora con i responsabili del marketing per promuovere le offerte nelle loro campagne creative pianificate
Assumi ruoli di supporto allo staff F&B
Imposta le postazioni di linea e per i dipendenti; ottimizza il flusso e le preferenze degli ospiti
IT e sicurezza: potenziare il viaggio degli ospiti dietro le quinte
Come parte del tuo piano di pre-apertura, chiedi ai team IT e di sicurezza di guidare la configurazione di piattaforme che personalizzino il percorso degli ospiti mantenere i dati al sicuro. Dai priorità alle soluzioni che soddisfano gli standard di conformità e supportano flussi di lavoro interdipartimentali senza interruzioni.
12+ mesi prima dell'apertura:
Assumi ruoli dirigenziali chiave (amministratore di sistema, responsabile della sicurezza, ecc.)
Identifica le tue esigenze tecnologiche per tutti i reparti
da 6 a 9 mesi prima dell'apertura:
Assumi e assumi il tuo personale tecnico/IT di supporto
Implementa il PMS e inizia l'onboarding di altre tecnologie IT
Collabora con i responsabili di reparto per integrare i vari stack tecnologici in tutte le aree di attività
Implementare misure di sicurezza informatica per la protezione dei dati, come prevenzione delle frodi e strumenti di verifica degli ospiti
Da 3 a 6 mesi prima dell'apertura:
Testa tutti i sistemi e le integrazioni
Consulta i responsabili dei reparti per assicurarti che ogni soluzione sia impostata per semplificare le operazioni di back-end e l'esperienza degli ospiti
Attiva il tuo sito web, il tuo PMS e altri canali per consentire le prenotazioni iniziali
Eseguire eventuali controlli di manutenzione programmata
Marketing e vendite: aumenta la consapevolezza e massimizza le entrate
Il tuo team di vendita e marketing svolge un ruolo cruciale nel riempire le camere e aumentare la spesa degli ospiti. Affidati alle ricerche di mercato del tuo team dirigenziale per definire una strategia di pre-apertura che parli direttamente ai tuoi ospiti ideali.
Costruisci strategie di marketing alberghiero che evidenziano i punti di forza della tua struttura, che si tratti di servizi eccezionali, posizione o esperienze F&B, e indicano quando e dove promuoverli. L'obiettivo: generare interesse, aumentare le prenotazioni anticipate e porre le basi per un successo a lungo termine.
12+ mesi prima dell'apertura:
Assumi ruoli di leadership (responsabile marketing, responsabile delle comunicazioni, channel manager, ecc.)
Finalizzare l'identità del marchio e la denominazione di hotel e punti vendita
Determina i componenti del tuo stack tecnologico di marketing
Crea una strategia di marketing prima dell'apertura per generare buzz
da 6 a 9 mesi prima dell'apertura:
Finalizza il tuo stack tecnologico di marketing
Assumi e forma il personale di supporto alle vendite e al marketing
Collabora con il responsabile IT per sviluppare un sito web professionale con un motore di prenotazione e pagine di destinazione pertinenti
Ottimizza gli annunci online con dettagli e prezzi delle camere
Introduci campagne pianificate per garantire le tue prime prenotazioni
Stabilisci offerte e promozioni esclusive con aziende locali, influencer di viaggio e ambasciatori del marchio
Crea una cartella stampa e distribuisci un comunicato di pre-apertura ai media
Pianifica un evento di inaugurazione per attirare media e ospiti
Panoramica della cronologia: la tua lista di controllo per l'apertura di un nuovo hotel a colpo d'occhio
Preparati per il lancio di un nuovo hotel di successo con Canary
Ogni hotel è unico, ma l'obiettivo rimane lo stesso: offrire agli ospiti un'esperienza eccezionale che inviti le persone a tornare. Una lista di controllo dettagliata per l'apertura di un hotel non solo allinea il team, ma fornisce a ogni reparto gli strumenti necessari per operare in modo efficiente e superare le aspettative degli ospiti sin dal primo giorno.
Quando sei pronto per il lancio in tutta sicurezza, Canary Technologies è qui per potenziare ogni fase del percorso degli ospiti. Richiedi una demo e scopri come aiutiamo hotel come il tuo a incrementare le entrate, aumentare l'efficienza e stupire gli ospiti in ogni punto di contatto.
Che cos'è il marchio alberghiero? Una guida completa
Ogni elemento del tuo hotel influenza l'identità del tuo marchio. Questo blog spiega da dove cominciare, come distinguerti e cosa puoi fare ogni giorno per aumentare il valore del tuo marchio.
Carte di registrazione digitali per hotel: la chiave per velocizzare i check-in
Velocizza il check-in ed elimina i documenti. Scopri come le carte di registrazione digitali rendono gli arrivi più veloci, agevoli e semplici per il personale e gli ospiti dell'hotel.
Il futuro delle prenotazioni dirette: messaggistica per gli ospiti degli hotel basata sull'intelligenza artificiale
Questo tutorial dettagliato esplora come la comunicazione AI migliora la soddisfazione degli ospiti, aumenta le prenotazioni dirette e riduce le commissioni di prenotazione di terze parti.
Il sistema di classificazione a stelle degli hotel: la tua guida completa
Nella ricerca degli ospiti, la tua valutazione a stelle gioca un ruolo importante. Questa guida spiega come vengono assegnate le valutazioni e come migliorare il posizionamento del tuo hotel.
Una lista di controllo giornaliera per le operazioni alberghiere per ogni reparto
Ecco alcune idee utili per creare le proprie liste di controllo alberghiere. Ognuna può essere personalizzata per soddisfare le esigenze specifiche della tua struttura, ma questo è un punto di partenza ideale.
