Téléchargez les listes de contrôle des hôtels Handy

Cocher une case, la rayer, la supprimer : quelle que soit la manière dont vous préférez la structurer, il est agréable d'arriver à la fin de votre liste de choses à faire. Et ils font bien plus que vous faire vous sentir bien. Dans une étude de l'Organisation mondiale de la santé, un groupe mondial de centres médicaux a mis en place des listes de contrôle chirurgicales et a réduit le nombre de décès de 47 %.

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Bien que les activités hôtelières ne soient pas une question de vie ou de mort, les listes de contrôle peuvent améliorer considérablement l'efficacité, la satisfaction des clients et les performances globales. Quelle que soit la taille de votre entreprise, l'intégration de listes de contrôle structurées garantit que rien ne passe entre les mailles du filet. Dans cet article, nous aborderons les sujets suivants :

Pourquoi les listes de contrôle sont si efficaces
Comment mettre en place des listes de contrôle dans un hôtel
Un exemple de liste de contrôle pour chaque département de l'hôtellerie

La psychologie qui sous-tend les listes de contrôle

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La création d'une liste de contrôle est une pratique courante pour de nombreuses personnes, tant sur le plan professionnel que personnel. Qu'il s'agisse d'une liste de tâches au début de votre quart de travail ou d'un aperçu des courses à effectuer, la création d'une liste de contrôle est probablement une seconde nature pour la plupart. Mais pourquoi ?

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Cette question a fait l'objet d'études approfondies au fil des ans. Les recherches actuelles suggèrent que cela se résume à trois éléments principaux : réduire la surcharge cognitive, structurer et augmenter la satisfaction liée à l'accomplissement d'une tâche.

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Les listes de contrôle réduisent la surcharge cognitive en nous permettant d'organiser nos pensées et de suivre les tâches qui ont été effectuées. Ils fournissent une structure en nous fournissant un cadre pour organiser nos tâches. Enfin, on pense qu'ils augmentent la satisfaction que nous tirons de l'accomplissement d'une tâche, ce qui nous rend plus heureux une fois que nous l'avons accomplie.

Pourquoi une liste de contrôle des opérations quotidiennes de l'hôtel est-elle essentielle ?

Les avantages psychologiques des listes de contrôle peuvent être utilisés à l'avantage de votre hôtel, en favorisant un sentiment de productivité et de camaraderie. Les principaux avantages des listes de contrôle des hôtels sont les suivants :

Cohérence : le respect d'une procédure standardisée garantit que le service est toujours au même niveau de qualité.
Efficacité : la réception d'une liste claire des tâches permet de gagner du temps et de réduire le besoin de questions ou de supervision étroite.
Responsabilité : la clarification des responsabilités permet aux membres de votre équipe de savoir exactement ce que l'on attend d'eux et montre ce qu'ils ont accompli.
Satisfaction des clients : le fait de rationaliser les opérations au sein de votre équipe améliore l'expérience globale des clients.
Conformité : le respect des exigences réglementaires et de sécurité est un objectif plus facile lorsque les services de sécurité et de maintenance disposent d'une liste de tâches claire.

5 bonnes pratiques pour mettre en œuvre des listes de contrôle des opérations d'un hôtel

Une fois que vous avez établi une liste de contrôle pour le personnel de votre hôtel, il est essentiel de la mettre en œuvre correctement pour une adoption généralisée au sein de vos équipes. Suivez ces conseils pour vous assurer que la mise en œuvre des listes de contrôle est fluide pour tous les services :

Digitalisez vos listes de contrôle : grâce aux listes de contrôle numériques, les équipes peuvent suivre les progrès dans le cloud afin de rationaliser les flux de travail et de rester en communication avec les autres départements.
Consultez votre équipe : étant donné que le personnel de votre hôtel fait le travail jour après jour, assurez-vous de le consulter pour vous assurer que votre liste est complète et à jour.
Formez votre personnel : assurez-vous de communiquer les avantages de l'utilisation de listes de contrôle à tous les employés.
Encouragez la responsabilisation : attribuez des responsabilités spécifiques aux membres de l'équipe afin de savoir clairement qui est responsable de quoi.
Utilisez les données pour améliorer les performances : examinez les taux d'achèvement des listes de contrôle pour identifier les goulots d'étranglement opérationnels et les endroits où les processus doivent être mis à jour.

Listes de contrôle des opérations hôtelières par département

Chaque département d'un hôtel a un impact majeur sur l'expérience client. Qu'il s'agisse de la réception qui accueille les nouveaux clients ou des préposés à l'entretien qui veillent au bon déroulement des activités, il existe une liste de choses à faire pour tout le monde, quelle que soit la taille de votre propriété.

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Heureusement, c'est là que les listes de contrôle entrent en jeu ! Vous trouverez ci-dessous quelques idées utiles pour créer vos propres listes de contrôle. Chacun peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de votre propriété, mais ce point de départ est idéal pour démarrer le processus.

Liste de contrôle quotidienne du directeur de l'hôtel

Être en charge des opérations quotidiennes de l'hôtel peut suffire à vous donner le tournis, surtout si vous ne disposez pas d'un bon système de suivi des tâches ! Voici quelques idées pour la liste de choses à faire pour votre directeur d'hôtel :

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Conduct a start-of-shift audit of the previous manager’s reports and current occupancy rates
Brief staff to ensure everyone is aligned on the goals and objectives for the shift
Check inventory levels for food, beverages, and amenities; place vendor orders if necessary
Research competitor rates and occupancy levels
Inspect all common areas for cleanliness or maintenance needs
Spot-check rooms to ensure cleanliness and guest readiness
Prepare a shift report for handover to the next manager on duty
Monitor guest feedback on review sites and address urgent concerns
Track revenue metrics like ADR and RevPAR; adjust strategy if needed
Confirm VIP arrivals and special requests are prepared
Verify staffing to ensure all scheduled employees are present
Check safety protocols and confirm security measures are in place
Engage with guests and walk the property to address any issues

Liste de contrôle des opérations de la réception de l'hôtel

La réception est le premier et le dernier point de contact de chaque client avec votre hôtel, d'où son importance ! Une liste de contrôle présente un point de référence pour les opérations de réception afin que les clients bénéficient toujours de la même expérience. Voici comment commencer :

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Review the previous shift’s briefing
Check occupancy rates, upcoming arrivals, and scheduled checkouts
Process mobile check-ins from guests arriving
Send upsell requests to guests before and during the stay
Reconcile cash and credit card transactions
Inspect the lobby and front desk for cleanliness
Note any special guest requests or preferences
Review and update guest profiles
Check the guest messaging inbox regularly
Communicate property-wide updates or alerts
Prepare a briefing for the next shift
Confirm VIP arrivals and prepare any special amenities
Resolve outstanding guest requests from the previous shift
Monitor online reviews and flag urgent feedback
Follow up on late checkouts and ensure housekeeping is notified
Track no-shows and cancellations to update availability
Verify room readiness before peak check-in times

Liste de contrôle du ménage de l'hôtel pour les chambres

Au fur et à mesure que le ménage se déplace d'une pièce à l'autre, il y a beaucoup de choses à couvrir (au sens propre comme au figuré). Il est essentiel de maintenir la cohérence des procédures d'entretien ménager des hôtels. Voici donc quelques points à garder à l'esprit :

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Change linens and inspect mattresses for stains or wear
Empty trash cans and mini fridge
Dust and disinfect all surfaces
Vacuum, sweep, and mop.
Replenish refreshments and replace toiletries
Reset thermostat to the standard setting
Wipe down sink, faucet, and drains
Sanitize high-touch areas like remotes, switches, and door handles
Clean the toilet, shower, and mirrors
Place digital tipping QR code at bedside

Liste de contrôle quotidienne des aliments et des boissons

Votre liste de contrôle des aliments et des boissons sera très précise en fonction du niveau de service de votre hôtel. Qu'il s'agisse de collations préemballées, d'un petit-déjeuner continental ou d'un restaurant avec dîner sur place, ces éléments constitutifs vous permettront de bien démarrer votre liste de plats et de boissons :

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Checklist for Hotels With Convenience Stores

Inspect food storage areas to ensure cleanliness
Make sure all refrigerators are kept at the correct temperature
Verify stock levels and reorder if necessary
Rotate items on display based on expiration dates
Ensure all price tags are present and accurate

Checklist for Hotels With Continental Breakfast

Inspect the kitchen and food storage areas for cleanliness
Make sure all refrigerators are kept at the correct temperature
Verify stock levels and reorder if necessary
Rotate items based on expiration dates
Restock coffee, tea, juices and other beverages
Clean self-service food areas

Checklist for Hotels With Full-Service Restaurants

Inspect the kitchen and food storage areas for cleanliness
Make sure all refrigerators are kept at the correct temperature
Verify stock levels and reorder if necessary
Inspect the dining room for tidiness
Review reservations and set up tables accordingly
Conduct the daily front-of-house and back-of-house meeting

Liste de contrôle de sécurité des hôtels

La sécurité de votre hôtel couvre à la fois le domaine physique et numérique. À partir de protection des données hôtelières contre les cybermenaces pour garantir l'accès aux zones réservées aux clients, il est indispensable de créer un environnement sûr pour se prémunir contre les risques.

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On-Site Hotel Security Checklist

Verify that entry and exit points are secured
Have a plan for the monitoring of security camera footage
Train staff on emergency protocols (including fires, power outages and storms)
Create a crisis management plan

Online Hotel Security Checklist

Ensure your payment system is PCI-compliant for secure transactions
Regularly update firewall and cybersecurity measures
Enforce strong password practices for all staff members
Create role-based data permissions so staff only have the access they need

Liste de contrôle quotidienne des finances

Si vous avez un service financier sur place, une liste de contrôle peut l'aider à équilibrer facilement ses comptes. Leur liste sera probablement extrêmement variable en fonction de l'année fiscale, mais voici quelques tâches quotidiennes à inclure :

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Reconcile daily transactions and revenue reports
Monitor expense reports and flag anomalies
Follow up on overdue invoices and balances
Review purchase orders, expense reports and receipts for accuracy
Verify vendor invoices and process payments
Process guest folios and outstanding payments
Track and record work hours for payroll processing

Liste de contrôle pour la gestion des recettes des

Lorsque l'analyse des données et les ventes se croisent, vous obtenez tâches quotidiennes d'un responsable des recettes d'un hôtel. Voici quelques éléments à mettre sur leur liste :

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Monitor recent bookings and revenue trends
Tally up daily ancillary revenue
Research local events for potential promotional opportunities
Adjust pricing based on demand
Forecast occupancy rates and analyze upsell performance
Compare competitor rates to inform pricing strategies
Develop new upsell offers and promotions to maximize revenue

Liste de contrôle des tâches d'entretien quotidien de l'hôtel

Qu'il s'agisse d'un établissement boutique ou d'un vaste complexe hôtelier, l'entretien de l'équipement sur lequel repose votre hôtel est une tâche importante. Des chambres aux espaces communs, il y a beaucoup d'équipements à surveiller.

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Hotel Guest Room Maintenance Checklist

Inspect plumbing for leaks
Test all lights and replace bulbs
Ensure HVAC and any appliances are functioning properly
Check door and window locks for operation and security
Verify that smoke detectors and fire extinguishers are operational

Hotel Common Areas Maintenance Checklist

Inspect the fitness center and pool for safety and cleanliness (if applicable)
Check elevators for proper operation
Review hallway conditions for necessary repairs
Ensure inspections are up to date for all equipment
Inspect common area HVACs, boilers and safety alarms
Verify that smoke detectors and fire extinguishers are operational
Check security systems and emergency exits

Optimisation des opérations hôtelières grâce à l'organisation

Chaque département hôtelier est unique, mais ils ont tous une chose en commun : ils peuvent bénéficier de l'organisation qu'apporte une liste de contrôle. Des procédures rationalisées, des responsabilités clairement définies et une bonne communication sont des atouts importants offrir une expérience exceptionnelle à nos clients. Maintenant que vos départements sont organisés, quelle est la prochaine étape ?

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