Spuntare una casella, barrarla, eliminarla: comunque tu preferisca strutturarla, arrivare alla fine della tua lista di cose da fare è bello. E fanno anche molto di più che farti sentire bene. In uno studio dell'Organizzazione mondiale della sanità, un gruppo globale di centri medici ha implementato liste di controllo chirurgiche e ha ridotto i decessi del 47%.
Sebbene le operazioni alberghiere possano non essere vitali o mortali, le liste di controllo possono migliorare significativamente l'efficienza, la soddisfazione degli ospiti e le prestazioni complessive. Indipendentemente dalle dimensioni della vostra attività, l'integrazione di liste di controllo strutturate garantisce che nulla sfugga. In questo articolo tratteremo:
Perché le liste di controllo sono così efficaci
Come implementare le liste di controllo in un hotel
Un esempio di lista di controllo per ogni reparto dell'ospitalità
La psicologia dietro le liste di controllo
Fare una lista di controllo è una pratica comune per molte persone sia professionalmente che personalmente. Che si tratti di un elenco di attività all'inizio del turno o di una panoramica delle commissioni da svolgere, fare una lista di controllo è probabilmente una cosa naturale per la maggior parte. Ma perché?
Questa domanda è stata ampiamente studiata nel corso degli anni. La ricerca attuale suggerisce che si riduca a tre componenti principali: ridurre il sovraccarico cognitivo, fornire struttura e aumentare la soddisfazione derivante dal completamento di un compito.
Le liste di controllo riducono il sovraccarico cognitivo dandoci un posto dove organizzare i nostri pensieri e tenere traccia dei compiti che sono stati svolti. Forniscono una struttura fornendoci un quadro per organizzare i nostri compiti. Infine, si pensa che aumentino la soddisfazione che otteniamo dal completamento di un compito, rendendoci più felici dopo averlo svolto.
Perché è essenziale una lista di controllo giornaliera per le operazioni alberghiere?
I benefici psicologici delle liste di controllo possono essere utilizzati a vantaggio del tuo hotel, favorendo un senso di produttività e cameratismo. Alcuni vantaggi chiave delle liste di controllo alberghiere includono:
Coerenza: seguire una procedura standardizzata assicura che il servizio sia sempre allo stesso livello di qualità.
Efficienza: ricevere un elenco chiaro delle attività consente di risparmiare tempo e riduce la necessità di domande o di una stretta supervisione.
Responsabilità: il chiarimento delle responsabilità consente ai membri del team di comprendere esattamente cosa ci si aspetta da loro e mostra ciò che hanno completato.
Soddisfazione degli ospiti: semplificare le operazioni all'interno del team migliora l'esperienza complessiva degli ospiti.
Conformità: soddisfare i requisiti normativi e di sicurezza è un obiettivo più facile quando i reparti di sicurezza e manutenzione dispongono di un elenco chiaro di attività.
5 best practice per l'implementazione di liste di controllo per le operazioni alberghiere
Dopo aver compilato una lista di controllo per il personale dell'hotel, implementarla correttamente è fondamentale per un'adozione diffusa tra i team. Usa questi suggerimenti per assicurarti che le implementazioni delle checklist siano perfette per ogni reparto:
Digitalizza le tue liste di controllo: con le liste di controllo digitali, i team possono monitorare i progressi nel cloud per semplificare i flussi di lavoro e rimanere in comunicazione con gli altri reparti.
Consulta il tuo team: poiché il personale dell'hotel è composto da persone che svolgono il lavoro giorno dopo giorno, assicurati di consultarli per assicurarti che la tua lista sia completa e aggiornata.
Forma il tuo personale: assicurati di comunicare i vantaggi dell'uso delle liste di controllo a tutti i dipendenti.
Incoraggia la responsabilità: assegna responsabilità specifiche ai membri del team in modo che sia chiaro chi è responsabile di cosa.
Usa i dati per migliorare le prestazioni: rivedi i tassi di completamento delle checklist per identificare i colli di bottiglia operativi e i punti in cui i processi devono essere aggiornati.
Liste di controllo delle operazioni alberghiere per dipartimento
Ogni reparto di un hotel ha un impatto importante sull'esperienza degli ospiti. Dalla reception che accoglie i nuovi ospiti agli addetti alla manutenzione che fanno tutto senza intoppi, c'è una lista di cose da fare lunga un chilometro e mezzo per tutti, indipendentemente dalle dimensioni della struttura.
Fortunatamente, è qui che entrano in gioco le liste di controllo! Di seguito sono riportate alcune idee utili per creare le proprie liste di controllo. Ognuno può essere personalizzato per soddisfare le esigenze specifiche della tua proprietà, ma questo punto di partenza è ideale per iniziare il processo.
Lista di controllo giornaliera del direttore dell'hotel
Essere responsabile delle operazioni quotidiane degli hotel può essere sufficiente per farti girare la testa, soprattutto se non hai un buon sistema per tenere traccia delle attività! Alcune idee per la tua lista di cose da fare da manager d'albergo includono:
Conduct a start-of-shift audit of the previous manager’s reports and current occupancy rates
Brief staff to ensure everyone is aligned on the goals and objectives for the shift
Check inventory levels for food, beverages, and amenities; place vendor orders if necessary
Research competitor rates and occupancy levels
Inspect all common areas for cleanliness or maintenance needs
Spot-check rooms to ensure cleanliness and guest readiness
Prepare a shift report for handover to the next manager on duty
Monitor guest feedback on review sites and address urgent concerns
Track revenue metrics like ADR and RevPAR; adjust strategy if needed
Confirm VIP arrivals and special requests are prepared
Verify staffing to ensure all scheduled employees are present
Check safety protocols and confirm security measures are in place
Engage with guests and walk the property to address any issues
Lista di controllo per le operazioni della reception dell'hotel
Confirm VIP arrivals and prepare any special amenities
Resolve outstanding guest requests from the previous shift
Monitor online reviews and flag urgent feedback
Follow up on late checkouts and ensure housekeeping is notified
Track no-shows and cancellations to update availability
Verify room readiness before peak check-in times
Lista di controllo per le pulizie dell'hotel per le camere degli ospiti
Man mano che le pulizie si spostano da una stanza all'altra, ci sono molte cose da coprire (sia letteralmente che figurativamente). Mantenere la coerenza è fondamentale quando si tratta delle procedure di pulizia degli hotel, quindi ecco alcune cose utili da tenere a mente:
Change linens and inspect mattresses for stains or wear
Empty trash cans and mini fridge
Dust and disinfect all surfaces
Vacuum, sweep, and mop.
Replenish refreshments and replace toiletries
Reset thermostat to the standard setting
Wipe down sink, faucet, and drains
Sanitize high-touch areas like remotes, switches, and door handles
Lista di controllo giornaliera per alimenti e bevande
La tua lista di controllo per cibi e bevande sarà molto specifica a seconda del livello di servizio del tuo hotel. Dagli snack preconfezionati alla colazione continentale fino alla cena al ristorante, questi elementi costitutivi ti aiuteranno a iniziare bene la tua lista di controllo su cibi e bevande:
Checklist for Hotels With Convenience Stores
Inspect food storage areas to ensure cleanliness
Make sure all refrigerators are kept at the correct temperature
Verify stock levels and reorder if necessary
Rotate items on display based on expiration dates
Ensure all price tags are present and accurate
Checklist for Hotels With Continental Breakfast
Inspect the kitchen and food storage areas for cleanliness
Make sure all refrigerators are kept at the correct temperature
Verify stock levels and reorder if necessary
Rotate items based on expiration dates
Restock coffee, tea, juices and other beverages
Clean self-service food areas
Checklist for Hotels With Full-Service Restaurants
Inspect the kitchen and food storage areas for cleanliness
Make sure all refrigerators are kept at the correct temperature
Verify stock levels and reorder if necessary
Inspect the dining room for tidiness
Review reservations and set up tables accordingly
Conduct the daily front-of-house and back-of-house meeting
Lista di controllo per la sicurezza dell'hotel
La sicurezza del tuo hotel si estende sia al dominio fisico che a quello digitale. Da protezione dei dati dell'ospitalità dalle minacce informatiche per garantire l'accesso alle aree riservate agli ospiti, creare un ambiente sicuro è fondamentale per proteggersi dai rischi.
On-Site Hotel Security Checklist
Verify that entry and exit points are secured
Have a plan for the monitoring of security camera footage
Train staff on emergency protocols (including fires, power outages and storms)
Regularly update firewall and cybersecurity measures
Enforce strong password practices for all staff members
Create role-based data permissions so staff only have the access they need
Lista di controllo giornaliera delle finanze
Se hai un ufficio finanziario in loco, una lista di controllo può aiutarli a bilanciare i conti con facilità. Il loro elenco sarà probabilmente estremamente variabile in base all'anno fiscale, ma ecco alcune attività quotidiane da includere:
Reconcile daily transactions and revenue reports
Monitor expense reports and flag anomalies
Follow up on overdue invoices and balances
Review purchase orders, expense reports and receipts for accuracy
Verify vendor invoices and process payments
Process guest folios and outstanding payments
Track and record work hours for payroll processing
Lista di controllo per la gestione delle entrate degli hotel
Elenco di controllo giornaliero delle attività di manutenzione alberghiera
Indipendentemente dal fatto che tu sia una struttura boutique o un vasto resort, la manutenzione delle attrezzature su cui si basa il tuo hotel è un lavoro importante. Dalle camere agli spazi comuni, c'è un sacco di attrezzature di cui tenere traccia.
Hotel Guest Room Maintenance Checklist
Inspect plumbing for leaks
Test all lights and replace bulbs
Ensure HVAC and any appliances are functioning properly
Check door and window locks for operation and security
Verify that smoke detectors and fire extinguishers are operational
Hotel Common Areas Maintenance Checklist
Inspect the fitness center and pool for safety and cleanliness (if applicable)
Check elevators for proper operation
Review hallway conditions for necessary repairs
Ensure inspections are up to date for all equipment
Inspect common area HVACs, boilers and safety alarms
Verify that smoke detectors and fire extinguishers are operational
Check security systems and emergency exits
Ottimizzazione delle operazioni alberghiere attraverso l'organizzazione
Ogni reparto alberghiero è unico, ma tutti hanno una cosa in comune: possono trarre vantaggio dall'organizzazione offerta da una lista di controllo. Procedure semplificate, responsabilità chiare e una buona comunicazione fanno molto offrire agli ospiti un'esperienza eccezionale. Quindi, ora che i tuoi reparti sono organizzati, qual è il prossimo passo?
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