Ein Kästchen ankreuzen, ankreuzen, mit einem X versehen: Wie auch immer Sie es bevorzugen, es zu strukturieren, es fühlt sich gut an, bis zum Ende Ihrer To-Do-Liste zu kommen. Und sie sorgen auch nicht nur dafür, dass du dich gut fühlst. In einer Studie der Weltgesundheitsorganisation hat eine globale Gruppe von medizinischen Zentren führte chirurgische Checklisten ein und reduzierte die Zahl der Todesfälle um 47%.
Auch wenn es beim Hotelbetrieb nicht um Leben und Tod geht, können Checklisten die Effizienz, die Zufriedenheit der Gäste und die Gesamtleistung erheblich verbessern. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens stellen strukturierte Checklisten sicher, dass nichts übersehen wird. In diesem Artikel behandeln wir:
Warum Checklisten so effektiv sind
So implementieren Sie Checklisten in einem Hotel
Eine Beispiel-Checkliste für jede Abteilung im Gastgewerbe
Die Psychologie hinter Checklisten
Das Erstellen einer Checkliste ist für viele Menschen sowohl beruflich als auch privat eine gängige Praxis. Egal, ob es sich um eine Aufgabenliste zu Schichtbeginn oder um einen Überblick darüber handelt, welche Besorgungen zu erledigen sind, das Erstellen einer Checkliste ist für die meisten wahrscheinlich eine Selbstverständlichkeit. Aber warum?
Diese Frage wurde im Laufe der Jahre eingehend untersucht. Die aktuelle Forschung legt nahe, dass es sich um drei Hauptkomponenten handelt: die Verringerung der kognitiven Überlastung, die Schaffung von Struktur und die Erhöhung der Zufriedenheit, die mit der Erledigung einer Aufgabe einhergeht.
Checklisten reduzieren die kognitive Überlastung, indem sie uns einen Ort geben, an dem wir unsere Gedanken organisieren und den Überblick über die erledigten Aufgaben behalten können. Sie bieten Struktur, indem sie uns einen Rahmen für die Organisation unserer Aufgaben geben. Und schließlich sollen sie die Zufriedenheit erhöhen, die wir mit der Erledigung einer Aufgabe haben, und uns danach glücklicher machen.
Warum ist eine tägliche Checkliste für den Hotelbetrieb unerlässlich?
Die psychologischen Vorteile von Checklisten können zum Vorteil Ihres Hotels genutzt werden und fördern das Gefühl von Produktivität und Kameradschaft. Zu den wichtigsten Vorteilen von Hotel-Checklisten gehören:
Konsistenz: Die Einhaltung eines standardisierten Verfahrens stellt sicher, dass der Service immer auf dem gleichen Qualitätsniveau ist.
Effizienz: Eine übersichtliche Aufgabenliste zu erhalten, spart Zeit und reduziert den Bedarf an Fragen oder einer engen Beaufsichtigung.
Rechenschaftspflicht: Die Klärung der Verantwortlichkeiten gibt Ihren Teammitgliedern Einblick in genau das, was von ihnen erwartet wird, und zeigt, was sie abgeschlossen haben.
Gästezufriedenheit: Wenn Sie die Abläufe in Ihrem Team optimieren, wird das gesamte Gasterlebnis verbessert.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Sicherheitsanforderungen ist einfacher zu erreichen, wenn die Sicherheits- und Wartungsabteilungen über eine klare Aufgabenliste verfügen.
5 Best Practices für die Implementierung von Checklisten für den Hotelbetrieb
Nachdem Sie Ihrem Hotelpersonal eine Checkliste erstellt haben, ist deren korrekte Umsetzung entscheidend für eine breite Akzeptanz in Ihren Teams. Verwenden Sie diese Tipps, um sicherzustellen, dass die Implementierung der Checkliste für jede Abteilung reibungslos verläuft:
Digitalisieren Sie Ihre Checklisten: Mit digitalen Checklisten können Teams den Fortschritt in der gesamten Cloud verfolgen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und mit anderen Abteilungen in Kontakt zu bleiben.
Konsultieren Sie Ihr Team: Da Ihr Hotelpersonal die Leute sind, die Tag für Tag die Arbeit erledigen, sollten Sie sich unbedingt mit ihnen beraten, um sicherzustellen, dass Ihre Liste vollständig und aktuell ist.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass Sie allen Mitarbeitern die Vorteile der Verwendung von Checklisten mitteilen.
Ermutigen Sie zur Rechenschaftspflicht: Weisen Sie den Teammitgliedern bestimmte Verantwortlichkeiten zu, damit klar ist, wer für was verantwortlich ist.
Nutzen Sie Daten, um die Leistung zu verbessern: Überprüfen Sie die Abschlussquoten der Checklisten, um betriebliche Engpässe und Stellen zu identifizieren, an denen Prozesse aktualisiert werden sollten.
Checklisten für den Hotelbetrieb nach Abteilungen
Jede Abteilung in einem Hotel hat einen großen Einfluss auf das Gästeerlebnis. Von der Rezeption, die neue Gäste begrüßt, bis hin zu den Wartungspersonal, die dafür sorgen, dass alles reibungslos läuft, gibt es für jeden eine meilenlange To-Do-Liste, unabhängig von der Größe Ihrer Unterkunft.
Zum Glück kommen hier Checklisten ins Spiel! Im Folgenden finden Sie einige hilfreiche Ideen, um Ihre eigenen Checklisten zu erstellen. Jede einzelne kann an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Immobilie angepasst werden, aber dieser Ausgangspunkt ist ideal, um den Prozess zu starten.
Tägliche Checkliste für Hotelmanager
Die Verantwortung für den täglichen Hotelbetrieb kann ausreichen, um Ihnen den Kopf zu verdrehen, vor allem, wenn Sie kein gutes System haben, um den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten! Zu den Ideen für die To-Do-Liste Ihres Hotelmanagers gehören:
Conduct a start-of-shift audit of the previous manager’s reports and current occupancy rates
Brief staff to ensure everyone is aligned on the goals and objectives for the shift
Check inventory levels for food, beverages, and amenities; place vendor orders if necessary
Research competitor rates and occupancy levels
Inspect all common areas for cleanliness or maintenance needs
Spot-check rooms to ensure cleanliness and guest readiness
Prepare a shift report for handover to the next manager on duty
Monitor guest feedback on review sites and address urgent concerns
Track revenue metrics like ADR and RevPAR; adjust strategy if needed
Confirm VIP arrivals and special requests are prepared
Verify staffing to ensure all scheduled employees are present
Check safety protocols and confirm security measures are in place
Engage with guests and walk the property to address any issues
Confirm VIP arrivals and prepare any special amenities
Resolve outstanding guest requests from the previous shift
Monitor online reviews and flag urgent feedback
Follow up on late checkouts and ensure housekeeping is notified
Track no-shows and cancellations to update availability
Verify room readiness before peak check-in times
Checkliste für den Hotelservice für Gästezimmer
Da das Housekeeping von Zimmer zu Zimmer wechselt, gibt es eine Menge Dinge zu erledigen (sowohl im wörtlichen als auch im übertragenen Sinne). Die Aufrechterhaltung der Einheitlichkeit ist ein Muss, wenn es um die Hotelreinigung geht. Hier sind ein paar gute Dinge, die Sie beachten sollten:
Change linens and inspect mattresses for stains or wear
Empty trash cans and mini fridge
Dust and disinfect all surfaces
Vacuum, sweep, and mop.
Replenish refreshments and replace toiletries
Reset thermostat to the standard setting
Wipe down sink, faucet, and drains
Sanitize high-touch areas like remotes, switches, and door handles
Ihre Checkliste für Lebensmittel und Getränke wird je nach Serviceniveau in Ihrem Hotel sehr spezifisch sein. Von vorverpackten Snacks über ein kontinentales Frühstück bis hin zu einem Dine-in-Restaurant — mit diesen Bausteinen haben Sie einen guten Start in Ihre Checkliste für Lebensmittel und Getränke:
Checklist for Hotels With Convenience Stores
Inspect food storage areas to ensure cleanliness
Make sure all refrigerators are kept at the correct temperature
Verify stock levels and reorder if necessary
Rotate items on display based on expiration dates
Ensure all price tags are present and accurate
Checklist for Hotels With Continental Breakfast
Inspect the kitchen and food storage areas for cleanliness
Make sure all refrigerators are kept at the correct temperature
Verify stock levels and reorder if necessary
Rotate items based on expiration dates
Restock coffee, tea, juices and other beverages
Clean self-service food areas
Checklist for Hotels With Full-Service Restaurants
Inspect the kitchen and food storage areas for cleanliness
Make sure all refrigerators are kept at the correct temperature
Verify stock levels and reorder if necessary
Inspect the dining room for tidiness
Review reservations and set up tables accordingly
Conduct the daily front-of-house and back-of-house meeting
Checkliste für die Hotelsicherheit
Die Sicherheit Ihres Hotels umfasst sowohl den physischen als auch den digitalen Bereich. Von Schutz von Hoteldaten vor Cyberbedrohungen Um den Zugang zu Bereichen zu sichern, die nur für Gäste zugänglich sind, ist die Schaffung einer sicheren Umgebung ein Muss, um sich vor Risiken abzusichern.
On-Site Hotel Security Checklist
Verify that entry and exit points are secured
Have a plan for the monitoring of security camera footage
Train staff on emergency protocols (including fires, power outages and storms)
Regularly update firewall and cybersecurity measures
Enforce strong password practices for all staff members
Create role-based data permissions so staff only have the access they need
Tägliche Checkliste für Finanzen
Wenn Sie eine Finanzabteilung vor Ort haben, kann eine Checkliste ihnen helfen, die Bilanz mühelos auszugleichen. Ihre Liste wird je nach Geschäftsjahr wahrscheinlich sehr unterschiedlich sein, aber hier sind einige tägliche Aufgaben, die es zu berücksichtigen gilt:
Reconcile daily transactions and revenue reports
Monitor expense reports and flag anomalies
Follow up on overdue invoices and balances
Review purchase orders, expense reports and receipts for accuracy
Verify vendor invoices and process payments
Process guest folios and outstanding payments
Track and record work hours for payroll processing
Unabhängig davon, ob Sie ein Boutique-Hotel oder ein weitläufiges Resort sind, ist die Wartung der Ausrüstung, auf die Ihr Hotel angewiesen ist, eine wichtige Aufgabe. Von Gästezimmern bis hin zu öffentlichen Bereichen gibt es eine Menge Ausrüstung, die Sie im Auge behalten müssen.
Hotel Guest Room Maintenance Checklist
Inspect plumbing for leaks
Test all lights and replace bulbs
Ensure HVAC and any appliances are functioning properly
Check door and window locks for operation and security
Verify that smoke detectors and fire extinguishers are operational
Hotel Common Areas Maintenance Checklist
Inspect the fitness center and pool for safety and cleanliness (if applicable)
Check elevators for proper operation
Review hallway conditions for necessary repairs
Ensure inspections are up to date for all equipment
Inspect common area HVACs, boilers and safety alarms
Verify that smoke detectors and fire extinguishers are operational
Check security systems and emergency exits
Optimierung des Hotelbetriebs durch Organisation
Jede Hotelabteilung ist einzigartig, aber eines haben sie alle gemeinsam: Sie können von der Organisation profitieren, die eine Checkliste mit sich bringt. Optimierte Verfahren, klare Verantwortlichkeiten und eine gute Kommunikation tragen wesentlich dazu bei Bereitstellung eines herausragenden Gästeerlebnisses. Nun, da Ihre Abteilungen organisiert sind, was kommt als Nächstes?
Wenn es Ihre Guest Experience Platform ist, helfen wir Ihnen gerne weiter! Buchen Sie noch heute eine Demo bei uns um zu sehen, wie Canary jede Phase der Gästereise verändern kann.
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