Preparare l'alta stagione alberghiera: consigli, tattiche e strumenti

L'alta stagione alberghiera offre interessanti opportunità per aumentare le entrate e fidelizzare gli ospiti, ma comporta anche delle sfide. Un maggior numero di ospiti significa più richieste e maggiori possibilità di commettere errori, il che rende più difficile mantenere un'esperienza impeccabile per gli ospiti.

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La buona notizia? Con la giusta preparazione e tecnologia, puoi fornire eccezionale servizio per gli ospiti senza sovraccaricare il personale o aumentare i tassi di turnover. Di seguito, scoprirai le strategie di gestione del personale, le soluzioni tecnologiche e i trucchi del mestiere in materia di esperienza degli ospiti che renderanno questa stagione di alta stagione la più redditizia di sempre.

Cos'è l'alta stagione nel settore alberghiero?

L'alta stagione si riferisce ai periodi in cui la tua struttura vive i suoi occupazione massima e può richiedere tariffe premium per le camere. Questi periodi dipendono da fattori quali:

• Eventi e festival locali
• Termini scolastici
• Festività locali
• Orari delle conferenze aziendali
• Schemi meteorologici
• Tendenze del turismo regionale
• Ospiti target

Ad esempio, le località balneari di solito hanno l'alta stagione durante l'estate, mentre le stazioni sciistiche registrano la loro massima occupazione durante l'inverno.

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La maggior parte delle proprietà ha anche un'alta stagione secondaria che cade intorno a eventi specifici della zona o periodi semi-popolari dell'anno. La comprensione dei periodi di punta specifici consente di pianificare la quantità ideale di personale e risorse.

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Gestione del personale

Il personale dell'hotel può determinare o distruggere il tuo successo indipendentemente dalla stagione: dopo tutto, è lui che assiste gli ospiti e fa funzionare l'hotel senza intoppi. Una buona gestione va oltre l'avere il giusto numero di persone a turno. Si tratta anche di garantire che siano programmati al momento giusto e sempre attrezzati per offrire agli ospiti un'esperienza eccezionale.

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Ecco come ottimizzare il personale e mantenere standard di servizio elevati quando le cose si complicano.

1. Usa Market Intelligence per la pianificazione strategica

I tassi di occupazione in alta stagione possono arrivare fino a 50% in più rispetto alle stagioni lente. Se da un lato questo può aumentare in modo significativo le entrate, dall'altro esercita una maggiore pressione sul team. La chiave è usare informazioni sul mercato alberghiero per analizzare i tassi di occupazione e i modelli degli ospiti in modo da sapere quanti membri del team programmare e quando.

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Presta particolare attenzione a:

• Orari di check-in e check-out: analizza i dati del tuo sistema di gestione della proprietà (PMS) per identificare le ore di traffico più elevate della reception. Personale di conseguenza per offrire agli ospiti un'esperienza più fluida con tempi di attesa più brevi.
• Periodi di alta affluenza dei pasti: controlla i dati del tuo punto vendita (POS) per vedere quando i locali F&B del tuo hotel generano più traffico. Usa questi dati per programmare server e personale di cucina aggiuntivi durante i periodi di punta.
• Sovrapposizioni di eventi: utilizza i dati sull'occupazione del tuo PMS per prevedere i periodi ad alto traffico e implementa turni scaglionati per bilanciare la copertura senza sovraccaricare il tuo team.

2. Addestra in modo incrociato la tua squadra

Un team versatile è fondamentale durante l'alta stagione dei viaggi. Forma il tuo personale affinché possa dare una mano in altri reparti, se necessario.

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Ad esempio, quando ti alleni in modo incrociato squadra addetta alle pulizie, ogni membro dello staff potrebbe pulire le camere degli ospiti o le aree comuni come lobby, corridoi e servizi igienici. Ciò offre una maggiore flessibilità per spostare le risorse in tempo reale in base alle esigenze.

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Un'altra idea è quella di formare in modo incrociato il personale addetto al settore alimentare e delle bevande per supportare i servizi degli eventi. Se il tuo hotel ospita matrimoni, riunioni aziendali o banchetti, avere membri del team in grado di ricoprire diversi ruoli senza problemi consente una migliore copertura e tempi di risposta più rapidi.

3. Assumi personale di supporto temporaneo

Ruoli come le pulizie, il parcheggiatore, il concierge o il servizio banchetti sono ideali per le assunzioni temporanee poiché in genere richiedono un onboarding minimo. Fornendo descrizioni dettagliate delle mansioni e offrendo incentivi chiave come la mancia digitale, puoi attirare potenziali assunzioni qualificate per questi ruoli. Potresti anche prendere in considerazione l'idea di offrire bonus di riferimento al personale attuale per questi ruoli di supporto per sfruttare la loro rete di persone che potrebbero avere precedenti esperienze.

4. Mantieni impegnato il tuo team principale

Anche se assumi lavoratori temporanei, il tuo personale regolare è la spina dorsale della tua attività. Mantienili motivati e riduci il fatturato con questi suggerimenti:

• Fornire incentivi: offerta bonus legati a metriche come la soddisfazione degli ospiti o la generazione di recensioni. Piattaforme per il coinvolgimento semplificano la gestione dei premi, come buoni regalo, ferie extra o bonus.
• Offri una pianificazione flessibile: consenti al tuo team principale di comunicare i turni preferiti per assicurarti che la pianificazione sia equa, che il personale si senta apprezzato e che il morale rimanga alto.
• Fornisci supporto per il benessere: offri abbonamenti gratuiti alle app di meditazione, salute mentale e fitness per incoraggiare il benessere e un forte equilibrio tra lavoro e vita privata.

Suggerimento: semplifica la mancia. Attuazione Software di ribaltamento digitale rende più facile per gli ospiti premiare sia il personale temporaneo che quello regolare per aver fatto il possibile e aumenta direttamente i soldi che i dipendenti ottengono da portare a casa.

Tecnologia

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Abbiamo discusso dei modi per assicurarci che la tua squadra sia pronta per l'alta stagione, ma che ne dici di assicurarci che il tuo stack tecnologico sia pronto? Con il giusto set di software, gli hotel possono aumentare le entrate e semplificare le operazioni, anche nei periodi più affollati dell'anno.

1. Aumenta le entrate

Ottenere il massimo dalle prenotazioni e dalle entrate accessorie può aumentare significativamente la redditività durante l'alta stagione. I prezzi dinamici e gli upsell sono uno dei modi più intuitivi per farlo: abbinando le tariffe alla domanda in tempo reale, puoi ottenere il massimo da ogni prenotazione.

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Ecco come funziona:

• Software di determinazione dei prezzi dinamici monitora le tendenze delle prenotazioni, le tariffe della concorrenza e gli eventi locali. Quando le prenotazioni aumentano, il sistema aggiusta immediatamente le tariffe per evitare prezzi inferiori nei periodi di alta richiesta.
• Oltre ai prezzi dinamici, le entrate accessorie stanno diventando sempre più importanti per gli albergatori. Con il software di upselling, puoi indirizzare i segmenti di ospiti con offerte personalizzate, come il check-out posticipato o i supplementi di camera.

2. Semplifica le operazioni con la tecnologia

La tecnologia AI e il software di automazione forniscono supporto in alta stagione riducendo il carico del personale e aumentando la soddisfazione degli ospiti.

• Automatizza le comunicazioni con gli ospiti tramite la messaggistica basata sull'intelligenza artificiale
• Utilizza sistemi di gestione delle attività basati su cloud per tenere traccia delle richieste e fornire al personale l'accesso mobile per aggiornamenti in tempo reale
• Riduci i lunghi tempi di attesa grazie a una soluzione digitale di check-in e check-out che gli ospiti possono gestire tramite il telefono o un chiosco nella hall
• Utilizza un sistema di messaggistica per gli ospiti che genera automaticamente i ticket di servizio in base alle richieste degli ospiti

3. Migliora la sostenibilità

Le spese energetiche aumentano durante l'alta stagione, ma l'implementazione di pratiche ecologiche può ridurre i costi senza compromettere il comfort degli ospiti.

• Sostituisci le operazioni cartacee, come registrazione, autorizzazioni, contratti e compendi, con alternative digitali
• Risparmia energia (e riduci la bolletta) installando sensori che regolano automaticamente la temperatura e l'illuminazione di ogni stanza quando non è occupata.
• Ispeziona regolarmente i sistemi e gli elettrodomestici HVAC per assicurarti che funzionino in modo efficiente durante i periodi di alta richiesta.
• Elimina o riduci le chiavi delle carte di plastica con chiavi digitali dell'hotel. Questo atto da solo potrebbe eliminare 73.000 chiavi in plastica nelle discariche di un hotel di 250 camere.
• 43% dei viaggiatori sono disposti a pagare di più per opzioni di viaggio ecologiche. Promuovi le tue misure sostenibili sul tuo sito web, sui social media e sull'email marketing mettendo in evidenza le tue iniziative per attirare ospiti attenti all'ambiente.

Esperienza degli ospiti

Anche se in alta stagione c'è molto di più con cui destreggiarsi, non lasciarti sfuggire l'esperienza degli ospiti. Ora che disponi degli strumenti tecnologici, ecco come accontentare gli ospiti e farli tornare per averne di più, indipendentemente da quanto sia affollato il tuo hotel.

1. Inviare comunicazioni prima dell'arrivo

Comunicare con gli ospiti in modo proattivo prima del loro soggiorno (alias comunicazione pre-arrivo) riduce la necessità per loro di contattare l'hotel per telefono o e-mail. Ecco le cose più importanti da anticipare:

• Dettagli essenziali: invia informazioni sul parcheggio, orario di check-in, indicazioni stradali, premi del programma fedeltà dell'hotel e una mappa in modo che gli ospiti arrivino preparati e colpiti dall'attenzione ai dettagli del tuo hotel.
• Opzioni per la ristorazione: includi gli orari dei ristoranti, i locali più famosi e i link per la prenotazione, oltre a eventuali esperienze esclusive che gli ospiti dovrebbero prenotare in anticipo.
• Aggiornamenti pertinenti: che si tratti di un pacchetto romantico per coppie, attività turistiche per famiglie o check-out posticipato per un gruppo numeroso, upsell mirati migliora l'esperienza degli ospiti e aumenta le entrate.
• Istruzioni per il check-in: invia agli ospiti un link per il check-in mobile e le relative istruzioni in modo che sappiano che la reception è facoltativa e possono iniziare subito il loro soggiorno.

2. Trasforma l'esperienza di arrivo

Offri un processo di arrivo senza interruzioni, anche durante l'alta stagione, offrendo un'esperienza tecnologica con un tocco personale.

• Aumenta la praticità: Implementa check-in mobile, verifica digitale dell'identità e chiavi della camera senza contatto in modo che gli ospiti possano accedere direttamente alle loro camere all'arrivo.
• Automatizza il supporto di base: utilizza la messaggistica AI per gestire domande di routine su parcheggi, Wi-Fi, servizi e consigli sulle aree locali.
• Crea zone di ritrovo: allestisci una confortevole area di benvenuto con rinfreschi e membri del personale disponibili per assistere gli ospiti durante le ore di punta del check-in.
• Personalizza l'esperienza: crea aree di check-in dedicate per VIP e gruppi, con personale qualificato pronto a fornire un'accoglienza su misura e a prestare particolare attenzione ai tuoi ospiti più preziosi.

3. Resta in contatto per tutto il tempo

Mantenere un contatto regolare con gli ospiti durante il loro soggiorno consente di risolvere rapidamente eventuali problemi che si presentano e fornisce punti di contatto chiave che favoriscono una relazione positiva.

• Check-in dopo il check-in: una volta che gli ospiti hanno il tempo di sistemarsi nelle loro camere, fate il check-in con loro per assicurarvi che non abbiano domande immediate sul loro soggiorno.
• Sii facile da raggiungere: quando gli ospiti devono fare richieste, semplifica le operazioni offrendo messaggi agli ospiti su piattaforme di comunicazione comuni come SMS e WhatsApp
• Prepara un piano di emergenza: se un ospite ti segnala un problema, assicurati di predisporre un piano per risolverlo rapidamente.

Sei pronto a ottimizzare le tue operazioni durante l'alta stagione? Pianifica una demo per scoprire come il sistema di gestione degli ospiti di Canary incrementa le entrate accessorie e migliora l'esperienza degli ospiti.