Verwaltungssoftware für kleine Hotels: Auswahl der besten Option

Kleine Hotelbetreiber sind nicht fremd darin, viele Aufgaben unter einen Hut zu bringen. Und obwohl viele Dinge auf Ihrem Teller wahrscheinlich mit Hotelmanagement-Software optimiert werden könnten, ist es auch ein zeitaufwändiges Unterfangen, sich die Zeit zu nehmen, um sich durch ein Meer von Technologieanbietern zu wühlen.

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Zum Glück ist dieser Leitfaden da, um den Lärm zu übertönen. Wir helfen Ihnen dabei, die perfekte Verwaltungssoftware für kleine Hotels für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu finden, geben Insidertipps zur Auswahl des besten Anbieters und präsentieren inspirierende Erfolgsgeschichten.

Was ist eine Verwaltungssoftware für kleine Hotels?

Hotelverwaltungssoftware, ein Begriff, der synonym mit Immobilienverwaltungssoftware (PMS) verwendet wird, ist als Ihre Anlaufstelle für alles rund um den Hotelbetrieb konzipiert. In der Regel bieten diese Systeme Lösungen für Aufgaben wie die Buchung von Reservierungen, Ein-/Auschecken von Gästen, Zimmer zuweisen, Zimmerpreise verwalten und abrechnen.

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Die Verwaltungssoftware für kleine Hotels erledigt diese Aufgaben mit einem besonderen Fokus auf die Dinge, die für Inhaber kleiner Unternehmen am wichtigsten sind — nämlich das Beste aus den vorhandenen Ressourcen herauszuholen.

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Diese Plattformen automatisieren Verwaltungsaufgaben und bieten robuste Berichtsfunktionen, sodass Sie und Ihre Mitarbeiter mehr Zeit damit verbringen können, Gäste kennenzulernen und weniger Zeit mit Papierkram zu verbringen.

Was kleine Hotelmanagement-Software für Sie tun kann

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Was sind also die Vorteile einer kleinen Hotelverwaltungssoftware? Sie kann Hotelbesitzern, Hotelpersonal und geschätzten Gästen in vielerlei Hinsicht helfen:

1. Modernisieren Sie den Check-In/Checkout-Prozess durch die Bereitstellung einer technologisch fortschrittlichen Lösung für das Ein- und Auschecken Eine Hotelverwaltungssoftware reduziert die Zeit, die das Hotelpersonal mit mühsamen Aufgaben verbringt. Durch die Automatisierung sind veraltete Papierformulare und manuelle Dateneingaben überflüssig, und die Gäste werden mit einem modernen, technologisch fortschrittlichen Erlebnis verwöhnt. Zu den Beispielen gehören:

• Mobiler Check-in zur Vorregistrierung von Gästen, wodurch der Verwaltungsaufwand an der Rezeption reduziert wird
• Mobiler Checkout, um die Abreise von Gästen zu beschleunigen und die Warteschlangen an der Rezeption zu minimieren

2. Optimieren Sie den Personalbetrieb Ein zentraler Betriebsknotenpunkt gibt kleinen Hotelteams die Möglichkeit, mehrere Vorteile aus einem einzigen, integrierten System zu ziehen. Beispielsweise kann ein Hotelverwaltungssystem, das es Gästen ermöglicht, auf ihren Telefonen auszuchecken, das Reinigungspersonal benachrichtigen, wenn ein Zimmer geräumt wurde, wodurch die Unsicherheit darüber beseitigt wird, wann die Zimmer zur Reinigung bereit sind. Zu den Beispielen gehören:

• Ein digitales Trinkgeldprodukt, das es Gästen ermöglicht, ihre Wertschätzung für die Mitarbeiter direkt von ihrem Handy aus zu zeigen.
• Ein mobiles Checkout-System, das Bewertungen von Drittanbietern verbessert, das Housekeeping benachrichtigt, wenn Zimmer fertig sind, und Gäste effizient auschecken.

3. Gästedaten sammeln Kleine Hotels werden oft von Gästen bevorzugt, die mehr Personalisierung bevorzugen, und eine Verwaltungssoftware liefert die Daten, die Sie benötigen, um die Erwartungen zu übertreffen. Ein Hotelverwaltungssystem berichtet über Reservierungen, Finanzen und das Verhalten der Gäste, sodass das Hotelpersonal stets über alles informiert ist, was im gesamten Hotel passiert, und Möglichkeiten finden, die Aufenthalte entsprechend zu verbessern. Zu den Beispielen gehören:

• Mit einem Check-in-Produkt, das die E-Mail-Adressen der Gäste an Hotels erfasst, können personalisierte Marketingdatenbanken erstellt werden.
• Ein Online-Webchat-System, das Informationen über potenzielle Gäste sammeln kann, noch bevor sie buchen.

4. Verbessern Sie das Umsatzmanagement Neben der Erfassung von Daten über Gäste bietet die Verwaltungssoftware für kleine Hotels auch Einblicke in den Umsatz. Sie können die Belegungsraten und die Buchungshäufigkeit leicht einsehen, sodass Sie Preisangebote und Lagerbestände einfach in Echtzeit dynamisch anpassen können. Einige Hotelverwaltungsprogramme enthalten Upselling-Funktionen, mit denen kleine Hotels ihre Nebenumsätze steigern können. Beispiel:

• Dynamische Upselling-Software, die Gästen die richtigen Add-Ons zur richtigen Zeit bietet
• Eine mobile Checkout-Option, die Kunden dazu auffordert, Bewertungen auf Tripadvisor und Google zu hinterlassen, um positive Bewertungen zu erhöhen

5. Verbessern Sie das Gasterlebnis Hotelgäste sind technisch versierter denn je, und die Bereitstellung von Softwarelösungen, die das Erlebnis optimieren, kann kleinen Hotels helfen, mit größeren Ketten zu konkurrieren. Technologie gibt Gästen die Möglichkeit, effizient zu kommunizieren, Antworten auf häufig gestellte Fragen zu finden und das Gefühl zu haben, ihr Hotelerlebnis besser unter Kontrolle zu haben.

• KI-gestützte Gastnachrichten, um Gästen dreimal schneller zu antworten und ihnen gleichzeitig Upselling zu bieten.
• Eine Plattform, die digitale Genehmigungen und Verträge bereitstellt, um veraltete Papierformulare zu vermeiden und PCI-Konformität zu gewährleisten.

6. Weitere 5-Sterne-Bewertungen erhalten Wenn Gäste über das HMS-System auschecken, werden sie aufgefordert, eine Bewertung abzugeben. Wenn ihr Feedback negativ ist, wird es sofort an die Mitarbeiter an der Rezeption gesendet, sodass die Möglichkeit besteht, die Situation rechtzeitig zu korrigieren. Wenn sie vier oder mehr Sterne hinterlassen, werden die Gäste aufgefordert, eine Bewertung direkt auf Tripadvisor oder Google zu hinterlassen.

Funktionen, nach denen Sie in einer kleinen Hotelverwaltungssoftware suchen sollten

Jedes Hotel muss daran arbeiten, den Umsatz auszugleichen, die Kosten zu senken und den Betrieb zu rationalisieren, aber kleine Hotels spüren dies aufgrund begrenzter Ressourcen viel stärker. Als kleiner Hotelier gibt es mehrere Funktionen, die Sie bei der Suche nach Verwaltungssoftware berücksichtigen sollten:

• Integration mit Ihren aktuellen Technologiesystemen für eine einfache Implementierung
• 24/7-Support für Hotelpersonal falls Probleme auftreten
• Keine App-Downloads erforderlich (für Gäste oder Mitarbeiter!) für ein optimiertes Nutzererlebnis
• Mobilfreundliche, cloudbasierte Lösungen für einfache und sichere Aufbewahrung
• Skalierbare Lösungen, die Sie nach Bedarf erweitern können, um eine anpassbare Software-Suite zu erstellen
• Lösungen zur Umsatzgenerierung und Kostensenkung zur Steigerung von Upsells und zur Reduzierung der mit Betrug und Rückbuchungen verbundenen Kosten

5 Erfolgsgeschichten von echten Hoteliers: Wie Software kleinen Hotels hilft

Lohnt es sich also wirklich, in Hotelmanagement-Software zu investieren? Viele kleine Hoteliers würden dieser Frage mit einem klaren „JA“ antworten — aber nehmen Sie uns nicht beim Wort! Diese Erfolgsgeschichten zeigen die realen Auswirkungen von Investitionen in Hotelsoftware für kleine Immobilien.

Vorteile maßgeschneiderter Lösungen für kleine Hotels

1. Beschleunigtes Ein- und Auschecken Bei Rosas y Xocolate, einem Hotel mit 17 Zimmern in Mérida, Mexiko, konnten sie dank kontaktlosem Check-in mehr erledigen, ohne mehr Personal einstellen zu müssen. Manager Christian Ix-Caamal erzählte uns, dass sie es gesehen haben“eine Steigerung der Mitarbeitereffizienz um 35%... und die Gäste lieben es.“
2. Verbesserung der Gästezufriedenheit Da Gäste beim Check-out aufgefordert werden, nach dem Aufenthalt Feedback zu hinterlassen, hat das Waypoint Hotel, ein Hotel mit 75 Zimmern in Bend, Oregon, behielt eine durchschnittliche Gästezufriedenheitsbewertung von 4,59.
3. Zusätzlich zu den Upsell-Möglichkeiten NOMADS, einem ultrakleinen Hotel mit sieben Zimmern an der Küste Südkaliforniens, entdeckte man, dass Gäste gerne für Dinge bezahlen, die ihren Aufenthalt angenehmer machen. „Es stellt sich heraus, dass die Gäste die 25$ gerne zahlen [für frühes Einchecken und spätes Auschecken]“, erzählte uns ihr Mitbegründer Sean Rowland.
4. Einsparung erheblicher Gemeinkosten Ein Hotelmanagementsystem erhöht nicht nur die Effizienz, sondern kann auch die Gemeinkosten eines kleinen Hotels auf effektive Weise senken. Obwohl Mr. C Coconut Grove ein kleines Hotel mit nur 100 Zimmern ist, konnten sie sparen Mehr als 700 Blatt Papier pro Monat und Senkung des Tintenverbrauchs um 50%.
5. Reduzierung von Betrug und Rückbuchungen Für das XV Beacon Hotel in Boston hat die Implementierung digitaler Autorisierungen es erheblich einfacher gemacht verhindern Sie Betrug und Rückbuchungen für ihre 63 Zimmer — seit der Implementierung dieser Software sind sie um bis zu 90% gesunken.

4 Überlegungen zur Implementierung von Verwaltungssoftware in einem kleinen Hotel

Es gibt keine Universallösungen für moderne Hotelsoftware. Um die richtige Software zu finden, ist es wichtig, die Dinge zu berücksichtigen, die für Ihre Immobilie wichtig sind, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Einige Dinge, die Sie berücksichtigen sollten, sind:

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1. Ihre Ziele für das Hotelmanagement

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Einer der Hauptvorteile kleiner Hotels ist, dass sie einzigartig sind — aber das bedeutet auch, dass ihre Ziele es sind. Beispielsweise möchten sich einige Hotels möglicherweise mehr auf die Rationalisierung des Betriebs konzentrieren, während andere in erster Linie daran interessiert sind, die Betriebskosten zu senken. Was auch immer Ihre Ziele sind, sie bieten Ihnen eine hervorragende Grundlage, um zu entscheiden, welches System am besten zu Ihnen passt.

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2. Die wichtigsten Funktionen einer Plattform

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Einige Hotelmanagementsysteme sind als Komplettpakete konzipiert, während andere es Hoteliers ermöglichen, auszuwählen, was sie möchten. Während Sie sich umsehen, Überlegen Sie sich die wichtigsten Funktionen, die Sie gerne sehen würden und stellen Sie sicher, dass die Plattformen, die Sie sich ansehen, alle Kästchen ankreuzen und Platz für Sie haben, um sie zu erweitern, wenn Ihr Betrieb wächst.

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3. Die Unterstützung, die Sie erwarten können

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Hotels sind rund um die Uhr in Betrieb, daher sollte es auch jede Software sein, in die Sie investieren. Wenn das Hotelpersonal mitten in der Nacht eine Frage hat oder es einen Softwarefehler gibt, der gemeldet werden muss, ist der Softwareanbieter da, um Ihnen zu helfen? Stellen Sie sicher, dass Sie sich darüber im Klaren sind, welche Art von Kundenservice sie anbieten, falls etwas schief geht.

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4. Einfache Implementierung

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Das Hinzufügen eines neuen Systems soll Probleme lindern, nicht sie verursachen! Es ist ratsam, sicherzustellen, dass jedes System, für das Sie sich entscheiden, einfach einzurichten und zu erlernen ist, damit sich Ihre Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand bringen können. Viele Anbieter verfügen über Ressourcen, um diesen Prozess zu optimieren. Es lohnt sich, danach zu fragen.

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Die Implementierung eines kleinen Hotelmanagement-Softwaresystems bietet viele Vorteile — insbesondere, wenn Sie das richtige für Ihre Bedürfnisse auswählen. Bei Canary haben wir kleinen Hotels dabei geholfen, ihren Umsatz um Tausende pro Monat zu steigern und die Effizienz ihrer Mitarbeiter um bis zu 50% zu verbessern. Buchen Sie noch heute eine Demo bei uns, um mehr zu erfahren.