¡Los formularios de autorización de tarjetas de crédito son algo con lo que los hoteles tienen que lidiar todos los días! Sin embargo, los formularios tradicionales en papel ya no son la norma: no solo ya no cumplen con la normativa PCI, sino que tampoco brindan a los huéspedes una experiencia moderna.
Esta guía incluye todo lo que los hoteles necesitan saber sobre la digitalización de sus formularios de autorización. Adoptar una solución digital es una forma fácil para los hoteles de ahorrar costes y digitalizarlos, desde facilitar el proceso hasta reducir las tareas administrativas del personal. En este artículo, analizaremos lo que los hoteleros deben saber sobre los formularios de autorización de tarjetas de crédito de los hoteles y las mejores formas de utilizarlos con los huéspedes.
Conclusiones clave:
El formulario de autorización de la tarjeta de crédito de un hotel es un documento que permite a los huéspedes alojarse en una propiedad cuando no están pagando en el momento de la reserva. Por lo general, esto se aplica a las reservas pagadas por un tercero (es decir, otra persona u organización), ya sea para viajes de negocios, reservas de grupos, que los padres paguen por niños u otras situaciones únicas.
Tradicionalmente, los hoteles han utilizado formularios en papel o PDF que el titular de la tarjeta y el hotel deben enviar por correo electrónico o fax. Sin embargo, estas soluciones en papel y PDF exponen a los hoteleros a costosas reclamaciones de devolución de cargos, además de a multas por incumplimiento de la PCI, que pueden ir desde De 5000 a 100 000 dólares por mes.
Hay varios datos importantes que deben incluirse en un formulario de autorización. A continuación incluimos todo lo que necesita saber.
El formulario de autorización debe incluir el nombre del huésped por el que se paga la tarjeta. Además, debe incluir las fechas de su estancia y una dirección de correo electrónico y un número de teléfono en caso de que surjan problemas.
También necesitarás información relacionada específicamente con el pago de su estancia. Por lo general, los formularios de autorización de los hoteles incluyen una sección en la que el titular de la tarjeta puede limitar el tipo de cargos que se pueden aplicar a la tarjeta. Por ejemplo, si un huésped solicita el servicio de habitaciones, es posible que no se indique el tipo de cargo que se aplicará en la tarjeta.
Otros tipos de información que se pueden incluir en esta sección incluyen el tipo de autorización (única o continua) y el número de confirmación.
La siguiente sección incluye la información de la tarjeta. Esto incluye el número de la tarjeta de crédito, la fecha de caducidad y el código CVV.
La siguiente sección está reservada para la información de facturación y la dirección del titular de la tarjeta. Por lo general, se requieren el nombre, la empresa (si corresponde) y la dirección completa.
Como cualquier documento legalmente vinculante, el formulario de autorización de tarjetas de crédito de un hotel termina con un lugar para la firma del titular de la tarjeta. También es posible que aparezca una casilla de verificación en la que se confirme que la información de su tarjeta es correcta y que se utilizará para pagar los servicios del hotel.
Debido a su naturaleza física y múltiples puntos de comunicación, los formularios de autorización de tarjetas de crédito en papel y PDF presentan una serie de problemas para los hoteles, tales como:.
Canario Autorizaciones digitales ofrece una alternativa segura a los formularios en papel y PDF. Sus ventajas incluyen:
Los hoteles tienen que ofrecer formularios de autorización de tarjetas de crédito. Sin embargo, la forma en que un hotel lo hace repercute en la seguridad, el cumplimiento de la PCI, la eficiencia del personal y la experiencia de los huéspedes.
Las autorizaciones digitales sustituyen los formularios de autorización de tarjetas de crédito en papel o PDF por un proceso digital seguro y compatible con PCI.
En lugar de escribir, enviar correos electrónicos o faxes con información confidencial de las tarjetas de crédito de los huéspedes, los hoteles envían un enlace seguro que los huéspedes completan desde su dispositivo. Esto elimina los errores manuales, agiliza los flujos de trabajo y reduce drásticamente el riesgo de fraude y devoluciones de cargos.
Al digitalizar las autorizaciones de las tarjetas de crédito y cifrar los datos confidenciales, Canary elimina el inseguro registro en papel del que suelen sacar provecho los delincuentes.
Los hoteles que utilizan Canary han registrado hasta un 90% menos de devoluciones de cargos, lo que protege los ingresos y ahorra horas dedicadas a impugnar los cargos fraudulentos.
Sí. Ya sea que se trate de pagos a terceros, gastos imprevistos, reservas de grupos o pagos a proveedores, Canary admite varios tipos de autorización. Los hoteles pueden personalizar fácilmente los formularios para adaptarlos a los diferentes casos de uso y recopilar rápidamente los datos que necesitan.
Los hoteles que utilizan Canary obtienen beneficios tangibles rápidamente. Además de reducir las pérdidas relacionadas con el fraude, los equipos recuperan las horas que antes dedicaban a tramitar el papeleo. Las autorizaciones digitales de Canary también aceleran el proceso de reserva para grupos y huéspedes corporativos, creando una experiencia más fluida que fomenta la lealtad.
