Immaginatelo: siete alla reception e le prenotazioni stanno arrivando a gonfie vele. Ogni agente è al telefono, ci sono documenti con informazioni sugli ospiti ovunque, il fax emette messaggi e c'è una folla nell'atrio che spera di trovare una camera all'ultimo minuto.
Sembra il tuo incubo più recente? Ti promettiamo che c'è un modo migliore! Esiste una tecnologia che può aiutare con tutti questi problemi e molto altro ancora: un sistema di prenotazione alberghiera. Questa guida ti spiegherà tutto ciò che devi sapere su questo software, dal suo funzionamento alle funzionalità indispensabili che forniscono risultati reali.
Cos'è un sistema di prenotazione alberghiera?
Un sistema di prenotazione delle camere d'albergo, noto anche come sistema di prenotazione centralizzato (CRS), è un software che gestisce l'inventario, le prenotazioni e i prezzi.
Questi sistemi consentono di:
Visualizza la disponibilità delle camere in tempo reale: visualizza immediatamente l'inventario e i prezzi delle camere aggiornati per garantire prenotazioni accurate.
Gestisci pagamenti sicuri: elabora depositi, rimborsi e pagamenti online con facilità per mantenere gli ospiti soddisfatti e i tuoi libri accurati.
Gestisci le prenotazioni da più canali: sincronizza la disponibilità su piattaforme come il tuo sito web, Expedia e Booking.com.
Conferme automatiche: invia conferme di prenotazione, promemoria e aggiornamenti agli ospiti.
Attivare prezzi dinamici: modifica le tariffe delle camere in base alla domanda, all'occupazione o alle stagioni per aumentare le entrate e mantenere il tuo hotel pieno di ospiti.
Con quali sistemi si integrano le piattaforme di prenotazione di camere d'albergo?
Se integrato con altri software del tuo stack tecnologico di ospitalità, il software di prenotazione delle camere d'albergo aumenta la fedeltà degli ospiti, aumenta le entrate e riduce in modo significativo il lavoro manuale. Esistono molti sistemi che puoi integrare con la tua piattaforma di prenotazione delle camere d'albergo, tra cui:
Sistemi di gestione della proprietà (PMS): La connessione del sistema di prenotazione con il PMS consente di semplificare completamente le operazioni creando un sistema che tiene conto di tutto l'hotel, comprese le pulizie, la reception e gli strumenti di inventario.
Sistemi di gestione delle entrate: tieni traccia di dove vengono generate le entrate e quali prenotazioni generano il maggior reddito grazie all'integrazione con un sistema di gestione delle entrate.
Channel manager: la combinazione della tua piattaforma di prenotazione delle camere con il tuo channel manager ti consente di collegare i prezzi e la disponibilità delle camere su tutti i tuoi canali, comprese le OTA (ad esempio Expedia, Booking.com) e il sito web della tua struttura.
Piattaforme per l'esperienza degli ospiti: l'integrazione con una piattaforma per l'esperienza degli ospiti consente di comunicare con gli ospiti in ogni fase del loro viaggio, dalla fase successiva alla prenotazione a quella successiva al soggiorno.
Come funziona un sistema di prenotazione di camere d'albergo
Allora, che aspetto ha un sistema di prenotazione in azione? Ecco una rapida panoramica del processo:
Configurazione: il revenue manager dell'hotel inizia inserendo nel sistema le tariffe, l'inventario e le regole di prenotazione.
Prenotazione: quando un ospite prenota tramite qualsiasi canale, la prenotazione viene inviata al sistema e al PMS. Il sistema aggiorna automaticamente la disponibilità su tutte le piattaforme per evitare l'overbooking.
Integrazione: la connettività bidirezionale garantisce una comunicazione fluida tra il sistema di prenotazione PMS e altri software chiave, riducendo il rischio di errori dovuti agli aggiornamenti manuali.
Dopo la prenotazione: se integrato con il software per l'esperienza degli ospiti, gli ospiti possono ricevere servizi personalizzati offerte di upsell e utilizza comode funzionalità come il check-in e il check-out da dispositivi mobili mentre raccogli dati preziosi degli ospiti.
Tipi di sistemi di prenotazione di camere d'albergo
Il sistema di prenotazione alberghiera ideale dipende dai requisiti e dal budget specifici della struttura. Esistono due tipi principali da considerare:
Sistema di prenotazione alberghiera autonomo: i sistemi indipendenti gestiscono le prenotazioni e l'inventario su tutti i canali integrandosi con il sistema di gestione della proprietà esistente. Funziona bene se hai già un PMS che desideri mantenere.
Soluzioni PMS integrate: piattaforme all-in-one che combinano la gestione delle prenotazioni con le operazioni immobiliari, le pulizie e i servizi per gli ospiti. Questi sistemi offrono un flusso di dati senza interruzioni tra tutte le operazioni alberghiere, ma potrebbero non offrire tante personalizzazioni rispetto alle opzioni CRS autonome.
5 vantaggi dell'utilizzo di un sistema di prenotazione di camere d'albergo
La gestione delle prenotazioni è solo l'inizio. Un sistema di prenotazione avanzato può fare di tutto, dalla semplificazione del carico di lavoro del personale all'aumento della fidelizzazione degli ospiti.
Ecco i principali vantaggi offerti da questa tecnologia:
1. Migliora l'esperienza degli ospiti
I viaggiatori vogliono tutto: prenotazioni convenienti, elaborazione sicura dei pagamenti ed esperienze personalizzate. Il software di prenotazione lo rende possibile trasformando la tua struttura in un'attività 24 ore su 24, 7 giorni su 7, consentendo agli ospiti di proteggere i loro soggiorni all'istante, da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento e su qualsiasi canale.
2. Aumentare la produttività del personale
Attività ripetitive come gli aggiornamenti dell'inventario, gli aggiustamenti delle tariffe e le conferme delle prenotazioni fanno perdere tempo al tuo team, distogliendo l'attenzione dall'offrire un'esperienza memorabile agli ospiti. Il software di prenotazione delle camere d'albergo automatizza queste attività in modo che il personale possa concentrarsi su lavori più complessi e dedicare agli ospiti la massima attenzione ogni volta che è necessario.
3. Massimizza i ricavi delle prenotazioni dirette
Sapevi che i prezzi all'ingrosso, la pratica di vendere camere in blocco ad agenti di viaggio e tour operator a un prezzo scontato, potrebbero costarti fino a 10% o più in termini di fatturato annuo? Prenotazioni dirette sono innegabilmente migliori per i profitti del tuo hotel, ma può essere difficile competere con vari siti di prenotazione.
Un CRS ti offre un'interfaccia di prenotazione professionale che incoraggia le prenotazioni dirette. I vantaggi sono duplici: mantieni maggiori entrate riducendo i costi generali associati a ogni soggiorno e raccogli i dati necessari per costruire relazioni dirette con i tuoi ospiti.
4. Promuovi le entrate accessorie
Oltre ai guadagni derivanti dalla prenotazione delle camere, l'upselling aumenta le entrate accessorie fino a 250%. Con un sistema di prenotazione integrato, puoi promuovere strategicamente upgrade delle camere e componenti aggiuntivi dopo che gli ospiti hanno effettuato una prenotazione per migliorare il loro soggiorno e aumentare il tuo fatturato per unità disponibile ospite.
5. Semplifica i pagamenti e riduci gli errori
Un sistema di gestione delle prenotazioni delle camere d'albergo può convalidare le carte, elaborare i depositi e archiviare i record in modo sicuro. Ciò significa niente più immissioni manuali, meno errori e migliori garanzie finanziarie per l'hotel e gli ospiti.
Caratteristiche da considerare quando si selezionano i sistemi di prenotazione di camere d'albergo
Il tuo sistema di prenotazione dovrebbe andare oltre le semplici prenotazioni e l'elaborazione dei pagamenti: dovrebbe aiutarti a offrire agli ospiti esperienze eccezionali e allo stesso tempo semplificare la vita del tuo team.
Ecco le caratteristiche essenziali da cercare:
1. Perfetta integrazione tecnologica
Il tuo CRS dovrebbe integrarsi con una varietà di altri sistemi per massimizzarne i vantaggi, dalla solida raccolta dei dati all'automazione delle attività.
Il tuo sistema dovrebbe essere in grado di gestire più metodi di pagamento e valute mantenendo una rigorosa conformità PCI. Cerca funzionalità come le pre-autorizzazioni automatiche e le piattaforme di pagamento sicure in grado di ridurre i chargeback.
3. Gestione intelligente delle prenotazioni degli ospiti
Se hai intenzione di investire in un CRS, assicurati che sia in grado di acquisire e memorizzare le preferenze degli ospiti in modo da poter anticipare esattamente ciò che vogliono i tuoi ospiti al momento giusto. Ad esempio, Canary's Upsell dinamici basati sull'intelligenza artificiale si integra con vari CRS e consente di inviare offerte automatiche e personalizzate in base alla cronologia degli ospiti e ai modelli di prenotazione.
4. Operazioni orientate ai dispositivi mobili
Il tuo team deve accedere ai dati delle prenotazioni 24 ore su 24, 7 giorni su 7. I sistemi moderni offrono app mobili che consentono di gestire le prenotazioni, modificare le tariffe e rispondere istantaneamente alle richieste degli ospiti. Questa mobilità può migliorare i tempi di risposta e acquisire più prenotazioni dell'ultimo minuto.
5. Funzionalità di personalizzazione
Ogni struttura è unica, quindi il tuo sistema dovrebbe consentirti di personalizzare le politiche di cancellazione delle prenotazioni alberghiere e le comunicazioni con gli ospiti in base alle tue esigenze specifiche. Cerca interfacce drag-and-drop che semplifichino la personalizzazione senza richiedere competenze tecniche.
6. Analisi in tempo reale
Le informazioni istantanee sui modelli di prenotazione, sulle prestazioni dei canali e sulle metriche delle entrate sono caratteristiche fondamentali per un CRS. Queste informazioni ti consentiranno di prendere decisioni basate sui dati che aumentano RevPAR.
7. Assistenza globale per gli ospiti
Gli ospiti internazionali hanno bisogno di un'esperienza di prenotazione familiare. Scegli un sistema che offra la traduzione automatica della lingua e la conversione di valuta per servire gli ospiti di qualsiasi parte del mondo.
Come scegliere il giusto sistema di prenotazione delle camere d'albergo
Non sai come decidere in quale sistema di gestione delle prenotazioni alberghiere investire? Innanzitutto, considera fattori importanti come le dimensioni e il budget della tua struttura per eliminare immediatamente alcune opzioni. Ad esempio, se hai un piccolo boutique hotel, la semplicità e la convenienza potrebbero essere le tue priorità, mentre le strutture più grandi potrebbero richiedere funzionalità più avanzate per gestire grandi volumi di prenotazioni.
Una volta che hai un elenco di potenziali clienti, è il momento di condurre una ricerca di base. Richiedi demo, confronta le opzioni e leggi le recensioni di altri operatori alberghieri per assicurarti che il sistema soddisfi le tue esigenze e aspettative.
Infine, pianifica la formazione del personale in modo che tutti comprendano i vantaggi del nuovo sistema e come utilizzarlo al massimo delle sue potenzialità.
Cosa c'è dopo? 6 tendenze future nei sistemi di prenotazione delle camere d'albergo
Diamo un'occhiata a cosa riserva il futuro per i sistemi di prenotazione delle camere d'albergo.
Viaggio degli ospiti integrazione: il moderno percorso degli ospiti si estende ben oltre la finestra di prenotazione, motivo per cui gli hotel lungimiranti metteranno la tecnologia di gestione degli ospiti al centro delle loro operazioni. L'integrazione di questa tecnologia con un sistema di prenotazione crea un'esperienza migliore per gli ospiti e maggiori entrate per il tuo hotel.
Intelligenza predittiva: l'apprendimento automatico avanzato anticiperà le esigenze degli ospiti e i requisiti di manutenzione prima che si presentino, analizzando automaticamente milioni di modelli di soggiorno per ottimizzare l'assegnazione delle camere e l'erogazione dei servizi.
Sicurezza blockchain: i sistemi di nuova generazione utilizzeranno la tecnologia blockchain per prenotazioni a prova di manomissione e pagamenti istantanei sicuri. Ciò eliminerà gli storni di addebito e consentirà il trasferimento diretto da ospite a camera.
Selezione immersiva delle camere: la tecnologia di realtà virtuale e aumentata consentirà agli ospiti di visualizzare in anteprima camere specifiche durante la prenotazione, esplorando layout e visualizzazioni in 3D prima di confermare il soggiorno.
Sistemi Voice-first: l'elaborazione del linguaggio naturale consentirà il controllo vocale completo delle prenotazioni tramite dispositivi intelligenti, consentendo agli ospiti e al personale di gestire le prenotazioni tramite semplici conversazioni.
Strumenti per l'impatto ambientale: i sistemi intelligenti monitoreranno e ottimizzeranno l'impatto ambientale di ogni soggiorno, integrandosi con i controlli degli edifici per migliorare la sostenibilità degli hotel dando al contempo agli ospiti visibilità sulla loro impronta di carbonio.
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