Guía del sistema de reserva de habitaciones de hotel: principales beneficios, características y tendencias

Imagínatelo: estás en la recepción y las reservas están llegando a raudales. Todos los agentes están al teléfono, hay periódicos con información sobre los huéspedes por todas partes, la máquina de fax escupe mensajes y hay una multitud en el vestíbulo esperando encontrar una habitación de última hora.

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¿Suena como tu pesadilla más reciente? ¡Prometemos que hay una forma mejor! Existe una tecnología que puede ayudar con todos estos problemas y más: un sistema de reservas de hotel. Esta guía le explicará todo lo que necesita saber sobre este software, desde su funcionamiento hasta las funciones imprescindibles que ofrecen resultados reales.

¿Qué es un sistema de reservas de hotel?

Un sistema de reserva de habitaciones de hotel, también conocido como sistema central de reservas (CRS), es un software que gestiona el inventario, las reservas y los precios.

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Estos sistemas le permiten:

• Consulta la disponibilidad de habitaciones en tiempo real: consulta al instante el inventario y los precios actualizados de las habitaciones para garantizar reservas precisas.
• Gestione pagos seguros: procese depósitos, reembolsos y pagos en línea con facilidad para mantener a los huéspedes satisfechos y sus libros precisos.
• Gestiona las reservas desde varios canales: sincroniza la disponibilidad en plataformas como tu sitio web, Expedia y Booking.com.
• Automatiza las confirmaciones: envía confirmaciones de reserva, recordatorios y actualizaciones a los huéspedes.
• Habilitar precios dinámicos: Ajuste las tarifas de las habitaciones en función de la demanda, la ocupación o las temporadas para aumentar los ingresos y mantener su hotel lleno de huéspedes.

¿Con qué sistemas se integran las plataformas de reserva de habitaciones de hotel?

Cuando se integra con otros programas de tecnología hotelera, el software de reserva de habitaciones de hotel aumenta la fidelidad de los huéspedes, aumenta los ingresos y reduce significativamente el trabajo manual. Hay muchos sistemas que puede integrar con su plataforma de reserva de habitaciones de hotel, entre ellos:

• Sistemas de administración de propiedades (PMS): Conectar su sistema de reservas con su PMS le permite agilizar por completo las operaciones mediante la creación de un sistema que contabiliza todo lo relacionado con su hotel, incluidas las herramientas de mantenimiento de la casa, recepción e inventario.
• Sistemas de gestión de ingresos: Realice un seguimiento de dónde se generan los ingresos y qué reservas generan la mayor cantidad de ingresos mediante la integración con un sistema de gestión de ingresos.
• Gestores de canales: la combinación de tu plataforma de reservas de habitaciones con tu gestor de canales te permite conectar los precios y la disponibilidad de las habitaciones en todos tus canales, incluidas las OTAs (es decir, Expedia, Booking.com) y el sitio web de tu establecimiento.
• Plataformas de experiencia del huésped: la integración con una plataforma de experiencia del huésped te permite comunicarte con los huéspedes en cada etapa de su viaje, desde después de la reserva hasta después de la estancia.

Cómo funciona un sistema de reservas de habitaciones de hotel

Entonces, ¿qué aspecto tiene un sistema de reservas en acción? He aquí un resumen rápido del proceso:

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1. Configuración: el gestor de ingresos del hotel comienza introduciendo las tarifas, el inventario y las reglas de reserva en el sistema.
2. Distribución: estos datos se comparten con el PMS y se distribuyen a los canales de reserva, como el sitio web del hotel, agencias de viajes online (OTA) y el sistema de distribución global (GDS) mediante un software de gestión de canales.
3. Reserva: cuando un huésped reserva a través de cualquier canal, la reserva se envía al sistema y al PMS. El sistema actualiza automáticamente la disponibilidad en todas las plataformas para evitar el exceso de reservas.
4. Integración: la conectividad bidireccional garantiza una comunicación fluida entre el sistema de reservas PMS y otro software clave, lo que reduce el riesgo de errores derivados de las actualizaciones manuales.
5. Después de la reserva: cuando se integra con el software de experiencia del huésped, los huéspedes pueden recibir servicios personalizados ofertas de venta adicional y usa funciones prácticas como el registro y la salida móviles mientras recopilas datos valiosos sobre los huéspedes.

Tipos de sistemas de reserva de habitaciones de hotel

El sistema de reservas de hotel ideal depende de los requisitos específicos y del presupuesto de su propiedad. Hay dos tipos principales a tener en cuenta:

• Sistema de reservas de hotel independiente: los sistemas independientes administran las reservas y el inventario en todos los canales mientras se integran con su sistema de administración de propiedades existente. Esto funciona bien si ya tienes un PMS que deseas conservar.
• Soluciones PMS integradas: plataformas todo en uno que combinan la gestión de reservas con las operaciones de la propiedad, el servicio de limpieza y los servicios para huéspedes. Estos sistemas ofrecen un flujo de datos fluido entre todas las operaciones del hotel, pero es posible que no ofrezcan tantas personalizaciones en comparación con las opciones de CRS independientes.

5 beneficios de usar un sistema de reserva de habitaciones de hotel

La gestión de las reservas es solo el principio. Un sistema de reservas avanzado puede hacer de todo, desde aliviar la carga de trabajo del personal hasta aumentar la lealtad de los huéspedes.

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Estas son las principales ventajas que ofrece esta tecnología:

1. Mejore la experiencia del huésped

Los viajeros lo quieren todo: reservas cómodas, procesamiento de pagos seguro y experiencias personalizadas. El software de reservas lo hace realidad al transformar tu propiedad en un servicio que funcione las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que permite a los huéspedes proteger sus estadías al instante, desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y en cualquier canal.

2. Aumente la productividad del personal

Las tareas repetitivas, como las actualizaciones del inventario, los ajustes de tarifas y las confirmaciones de reservas, consumen el tiempo de tu equipo y desvían la atención de ofrecer una experiencia memorable a los huéspedes. El software de reserva de habitaciones de hotel automatiza estas tareas para que el personal pueda centrarse en tareas más complejas y prestar toda su atención a los huéspedes cuando sea necesario.

3. Maximice los ingresos por reservas directas

¿Sabía que los precios mayoristas (la práctica de vender habitaciones al por mayor a agencias de viajes y operadores turísticos a un precio reducido) podrían costarle hasta 10% o más en ingresos por año? Reservas directas son innegablemente mejores para los resultados de su hotel, pero puede resultar difícil competir con varios sitios de reservas.

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Un CRS le brinda una interfaz de reserva profesional que fomenta las reservas directas. Los beneficios son dobles: retienes más ingresos al reducir los gastos generales asociados a cada estancia y recopilas los datos necesarios para establecer relaciones directas con tus huéspedes.

4. Impulse los ingresos por servicios complementarios

Además del dinero que ganas con la reserva de habitaciones, las ventas adicionales aumentan tus ingresos por servicios complementarios hasta en 250%. Con un sistema de reservas integrado, puede promover estratégicamente mejoras de habitación y complementos después de que los huéspedes hagan una reserva para mejorar su estancia y aumentar su ingresos por disponible huésped.

5. Optimice los pagos y reduzca los errores

Un sistema de gestión de reservas de habitaciones de hotel puede validar tarjetas, procesar depósitos y almacenar registros de forma segura. Esto significa que ya no tendrás que introducir datos manualmente, sino que tendrás menos errores y mejores garantías financieras para tu hotel y tus huéspedes.

Características a tener en cuenta al preseleccionar los sistemas de reserva de habitaciones de hotel

Tu sistema de reservas debe ir más allá del procesamiento básico de reservas y pagos: debe ayudarte a ofrecer experiencias excepcionales a los huéspedes y, al mismo tiempo, facilitar la vida de tu equipo.

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Estas son las funciones esenciales que debe buscar:

1. Integración tecnológica perfecta

Su CRS debe integrarse con una variedad de otros sistemas para maximizar sus beneficios, desde una sólida recopilación de datos hasta la automatización de tareas.

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Esto puede incluir:

• Sistemas de administración de propiedades
• Sistemas de punto de venta
• Motores de reserva de sitios web
• Gestores de canales y agencias de viajes online
• Software de experiencia de huéspedes
• Sistemas de gestión de relaciones con los clientes
• Metabuscadores
• Software de gestión de ingresos hoteleros
• Sistemas de distribución global
• Mayoristas

2. Procesamiento seguro de pagos

El sistema debe poder gestionar varios métodos de pago y divisas sin dejar de cumplir estrictamente con la normativa PCI. Busca funciones como las autorizaciones previas automatizadas y las plataformas de pago seguras que puedan reducir los contracargos.

3. Gestión inteligente de reservas de huéspedes

Si vas a invertir en un CRS, asegúrate de que pueda capturar y almacenar las preferencias de los huéspedes para poder anticipar exactamente lo que quieren tus huéspedes en el momento adecuado. Por ejemplo, Canary's Ventas adicionales dinámicas impulsadas por IA se integra con varios CRS y te permite enviar ofertas automatizadas y personalizadas basadas en el historial de los huéspedes y los patrones de reserva.

4. Operaciones que dan prioridad a los dispositivos móviles

Tu equipo necesita tener acceso a los datos de las reservas las 24 horas del día. Los sistemas modernos ofrecen aplicaciones móviles que te permiten gestionar las reservas, ajustar las tarifas y responder a las solicitudes de los huéspedes al instante. Esta movilidad puede mejorar los tiempos de respuesta y captar más reservas de última hora.

5. Capacidades de personalización

Cada propiedad es única, por lo que tu sistema debería permitirte adaptar las políticas de cancelación de reservas de hotel y las comunicaciones con los huéspedes para que se ajusten a tus necesidades específicas. Busque interfaces de arrastrar y soltar que simplifiquen la personalización sin necesidad de conocimientos técnicos.

6. Análisis en tiempo real

La información instantánea sobre los patrones de reserva, el rendimiento del canal y las métricas de ingresos son características vitales que debe tener un CRS. Esta información le permitirá tomar decisiones basadas en datos que aumenten RevPAR.

7. Soporte global para huéspedes

Los huéspedes internacionales necesitan una experiencia de reserva familiar. Elige un sistema que ofrezca traducción automática de idiomas y conversión de divisas para atender a los huéspedes de cualquier parte del mundo.

Cómo elegir el sistema de reserva de habitaciones de hotel adecuado

¿No estás seguro de cómo decidir en qué sistema de gestión de reservas de hotel invertir? Primero, considera factores importantes como el tamaño y el presupuesto de tu propiedad para eliminar al instante algunas opciones. Por ejemplo, si tienes un hotel boutique pequeño, la simplicidad y la asequibilidad pueden ser tus prioridades, mientras que las propiedades más grandes pueden necesitar funciones más avanzadas para gestionar las reservas de gran volumen.

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Una vez que tenga una lista de posibles clientes, es hora de realizar una investigación básica. Solicita demostraciones, compara opciones y lee reseñas de otros operadores hoteleros para asegurarte de que el sistema cumple con tus necesidades y expectativas.

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Por último, planifique las capacitaciones del personal para que todos comprendan los beneficios del nuevo sistema y cómo usarlo en todo su potencial.

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¿Qué sigue? 6 tendencias futuras en los sistemas de reserva de habitaciones de hotel

Veamos lo que depara el futuro para los sistemas de reserva de habitaciones de hotel.

1. Viaje del huésped integración: el recorrido de los huéspedes modernos se extiende mucho más allá del período de reserva, por lo que los hoteles con visión de futuro colocarán la tecnología de gestión de huéspedes en el centro de sus operaciones. La integración de esta tecnología con un sistema de reservas crea una mejor experiencia para los huéspedes y más ingresos para su hotel.
2. Inteligencia predictiva: el aprendizaje automático avanzado anticipará las necesidades de los huéspedes y los requisitos de mantenimiento antes de que surjan, analizando automáticamente millones de patrones de estancia para optimizar la asignación de habitaciones y la prestación de servicios.
3. Seguridad de cadena de bloques: los sistemas de próxima generación utilizarán la tecnología de cadena de bloques para realizar reservas a prueba de manipulaciones y pagos seguros instantáneos. De este modo, se eliminarán las devoluciones de cargo y se permitirán los traslados directos de una habitación a otra.
4. Selección de habitaciones inmersiva: la tecnología de realidad virtual y aumentada permitirá a los huéspedes obtener una vista previa de habitaciones específicas durante la reserva y explorar los diseños y las vistas en 3D antes de confirmar su estancia.
5. Sistemas que priorizan la voz: el procesamiento del lenguaje natural permitirá un control total por voz de las reservas a través de dispositivos inteligentes, lo que permitirá a los huéspedes y al personal gestionar las reservas mediante conversaciones sencillas.
6. Herramientas de impacto ambiental: los sistemas inteligentes rastrearán y optimizarán el impacto ambiental de cada estancia, integrándose con los controles del edificio para mejorar la sostenibilidad del hotel a la vez que brinda a los huéspedes visibilidad de su huella de carbono.

¿Estás listo para mejorar la experiencia de tus huéspedes más allá de la reserva? Obtenga más información sobre cómo Tecnologías canarias'las soluciones se pueden integrar con el sistema de reserva de habitaciones de hotel para crear experiencias memorables y fluidas para los huéspedes.

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