La bonne nouvelle, c'est qu'il existe une multitude de manières d'accueillir les invités. L'une de ces méthodes consiste à rédiger un message de bienvenue personnalisé pour les clients de l'hôtel à la main, par e-mail ou par SMS si l'hôtel utilise un responsable de la chaîne hôtelière.
Mais qu'en dites-vous ? Comment le dites-vous ? Et comment tirer le meilleur parti des messages de bienvenue destinés aux clients ? Dans ce blog, nous explorerons l'impact que les messages de bienvenue destinés aux clients peuvent avoir sur votre activité hôtelière. Nous inclurons également sept modèles détaillés pour vous aider à démarrer.
L'importance d'un accueil bien écrit
Un message de bienvenue bien écrit pour les clients de l'hôtel donne le ton à leur séjour et contribue à créer une première impression positive. Il s'agit d'une partie importante de voyage d'invité, et montre que votre hôtel offrira une expérience de voyage hors pair.
Les avantages d'un message chaleureux et de bienvenue
Voici quelques raisons d'envisager l'adoption de messages de bienvenue personnalisés dans votre établissement :
Contribue à créer une atmosphère chaleureuse et accueillante : Les messages de bienvenue aident vos clients à se sentir appréciés dès leur arrivée.
Fournit des informations importantes : Les messages de bienvenue contiennent souvent des informations vitales telles que l'accès au Wi-Fi, les options de petit-déjeuner et les heures d'ouverture et de fermeture des équipements, par exemple.
Définit les attentes : Un bon message de bienvenue permet aux clients de savoir à quoi s'attendre de leur séjour. Cela permet d'éviter les malentendus et de leur garantir une expérience positive.
Vous aide à augmenter vos ventes : Un message de bienvenue aux clients est une bonne occasion de vendre des équipements supplémentaires. Si vous utilisez technologie de vente incitative dynamique, vous pouvez leur demander d'acheter des modules complémentaires à partir de là.
À quoi ressemble un bon message de bienvenue dans un hôtel ?
Chaque hôtel est différent, ce qui signifie que le ton et les détails doivent correspondre à la personnalité de votre entreprise. Néanmoins, les messages doivent être rédigés dans un langage simple et facile à comprendre et refléter les valeurs de votre marque.
Éléments essentiels pour rédiger le message parfait
L'élaboration du message de bienvenue parfait pour les clients nécessite un peu de réflexion pour se démarquer et faire bonne impression. Voici quelques éléments clés à prendre en compte lors de la rédaction de vos messages de bienvenue :
Chaleur : commencez vos messages par une salutation chaleureuse pour que l'invité se sente apprécié.
Introduction : Présentez-vous et présentez votre hôtel. Remerciez le client d'avoir choisi de séjourner chez vous et mentionnez tout équipement ou caractéristique spécial susceptible de l'intéresser.
Informations : Fournissez des informations importantes sur le séjour du client et définissez ses attentes. Si votre piscine est fermée pendant la durée de leur séjour, assurez-vous de les en informer. Le client pourrait être déçu, mais pas autant s'il l'apprend après avoir enfilé son maillot de bain et son peignoir. Vous pouvez également inclure des codes QR dans les menus ou des informations supplémentaires.
Personnalisation : Personnalisez le message d'accueil en utilisant le nom de l'invité et en mentionnant les demandes ou préférences spéciales que l'invité a indiquées. Cela montrera que vous avez prêté attention à leurs besoins.
Invitation : invitez le client à vous contacter ou à contacter la réception s'il a besoin de quoi que ce soit pendant son séjour.
Adieu : terminez le message en leur souhaitant un merveilleux séjour. Vous pouvez également ajouter les pseudonymes et les hashtags de l'hôtel sur les réseaux sociaux pour l'encourager à vous identifier sur les photos qu'il pourrait télécharger.
Comment envoyer un message de bienvenue aux invités
Les messages des invités peuvent être envoyés de différentes manières. La meilleure solution pour votre hôtel dépendra en grande partie de ce qui représente le mieux votre marque et parle à vos clients.
Les hôtels traditionnels cinq étoiles, par exemple, peuvent opter pour des lettres imprimées ou manuscrites sur du papier à lettres de haute qualité. Si votre hôtel propose des services limités ou met l'accent sur la durabilité, vous préférerez peut-être envoyer des messages par e-mail ou SMS.
Voici comment envoyer des messages de bienvenue aux clients de l'hôtel :
E-mail : vous pouvez envoyer des messages de bienvenue aux clients par e-mail, soit avant leur arrivée, soit peu de temps après leur enregistrement.
Dans la chambre : vous pouvez laisser des messages de bienvenue dans la chambre du client, tels qu'une note personnalisée ou un colis de bienvenue.
Enregistrement sans contact : si vous utilisez technologie d'enregistrement sans contact, vous pouvez inclure une lettre de bienvenue à l'invité dans le flux. Cela peut être un moyen rapide et facile d'automatiser le processus.
Messagerie destinée aux invités: Vous pouvez envoyer des messages de bienvenue aux invités par SMS (par exemple, SMS, WhatsApp, etc.), ce qui constitue un moyen pratique de communiquer rapidement et facilement des informations importantes.
Application hôtelière : vous pouvez envoyer un message de bienvenue aux clients via l'application de votre hôtel si les clients se sont inscrits avant leur séjour. De cette façon, vous pouvez envoyer des notifications push ou utiliser des chatbots ou des messages intégrés à l'application.
Qui est responsable de la rédaction des messages de bienvenue aux invités ?
La responsabilité de rédiger les messages de bienvenue de l'hôtel aux clients peut varier en fonction de la taille et de la structure de l'établissement.
En général, c'est la responsabilité du front office, du directeur des salles ou même du directeur général. Cependant, les grands hôtels peuvent avoir dédié expérience client ou des équipes marketing qui s'occupent de la tâche.
Dans certains cas, les hôtels peuvent sous-traiter la rédaction des messages de bienvenue à des agences tierces ou à des rédacteurs indépendants. Ces professionnels peuvent apporter une nouvelle perspective et contribuer à ce que le message soit engageant, informatif et personnalisé.
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7 modèles de lettres de message de bienvenue à suivre
Voici sept messages de bienvenue pour les clients de l'hôtel. N'hésitez pas à les prendre et à les utiliser comme bon vous semble.
Modèle 1 : Message de bienvenue pour les propriétés à service limité
Dear Mr./Ms [Guest Name],
Welcome to [Hotel Name]! We are excited to have you stay with us and hope you have a comfortable and enjoyable visit.
We offer comfortable and clean accommodations that are perfect for business or leisure travel. We are located nearby many restaurants, shops, and attractions, making it easy for you to explore the area on foot or by public transport.
Throughout your stay, don't hesitate to reach out should you need anything. Our friendly staff members are available night or day to assist you.
We offer complimentary breakfast in the morning, which includes a variety of items to help you start your day off right. We also offer free Wi-Fi access throughout the hotel.
Thank you for choosing [Hotel Name] as your home away from home. We look forward to providing you with a comfortable and memorable stay.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Hotel Name]
Modèle 2 : Modèle de message de bienvenue pour un hôtel de luxe
Dear Mr./Ms [Guest Name],
On behalf of the entire team, it is our pleasure to welcome you to [Hotel Name]. We are thrilled to have you as a guest.
Our hotel offers a wide range of amenities and services. From our well-appointed rooms and suites, to our world-class dining and spa facilities, we are committed to providing you with a truly memorable experience.
During your stay, we invite you to indulge in our award-winning restaurants, which offer a variety of gourmet cuisine and fine wines. Our spa and fitness center are also available for your relaxation and wellness needs, and we offer a range of treatments and services to help you unwind and rejuvenate.
If you require any assistance during your stay, please don't hesitate to contact our 24-hour concierge team, who are available to assist with any requests or arrangements you may need. Whether you need transportation, recommendations for local attractions, or assistance with reservations, we are here to help.
Once again, welcome to [Hotel Name]. We are honored to have you as our guest and look forward to exceeding your expectations.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Hotel Name]
Modèle 3 : Lettre de bienvenue pour les nouveaux clients
Dear Mr./Ms [Guest Name],
Welcome to [Hotel Name]! We are delighted to have you as our guest and are committed to providing you with a comfortable and memorable stay.
As a first-time guest, we want to ensure that you have a seamless and enjoyable experience with us. Our friendly and knowledgeable staff are available 24/7 to assist you with any questions or concerns you may have.
During your stay, we invite you to explore our hotel and take advantage of the many amenities and services we offer. From our well-appointed rooms and suites, to our state-of-the-art fitness center and on-site restaurant, we have everything you need to make your stay with us as comfortable and convenient as possible.
We also want to ensure that you feel safe and secure during your stay with us. Our hotel has implemented enhanced cleaning and sanitation procedures to ensure the health and well-being of all of our guests and staff.
Thank you for choosing [Hotel Name] for your stay. We hope that this is just the first of many visits and that you will feel at home with us.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Hotel Name]
Modèle 4 : Note de bienvenue pour les clients qui reviennent
Dear Mr./Ms [Guest Name],
Welcome back to [Hotel Name]! We are thrilled to have you as our returning guest and are honored that you have chosen to stay with us again.
We hope that your previous stay with us was memorable and that you enjoyed our hotel's amenities and services. As a returning guest, you can expect the same high level of quality and hospitality that you experienced during your previous visit.
We have some exciting new developments since your last visit, including new menu items at our restaurant and enhancements to our fitness center. We look forward to sharing these new features with you and ensuring that your stay with us is even better than before.
Please let us know if there is anything we can do to make your stay more comfortable or enjoyable. Our staff is available 24/7 to assist you with any requests or arrangements you may need.
Once again, thank you for choosing [Hotel Name]. We are honored to have you as our returning guest and look forward to creating more memorable experiences with you.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Hotel Name]
Modèle 5 : Message personnalisé pour les invités VIP
Dear Mr./Ms [Guest Name],
On behalf of everyone at [Hotel Name], it is our pleasure to welcome you as our VIP guest. We are honored that you have chosen to stay with us and are committed to providing you with an exceptional experience.
As our VIP guest, you can expect the highest level of personalized service and attention to detail. We understand that your time is valuable, and we want to ensure that your stay with us is seamless and stress-free.
Our staff is available 24/7 to assist you with any requests or arrangements you may need, from arranging transportation to making dinner reservations at the finest restaurants in town. We are dedicated to making your stay with us as comfortable and enjoyable as possible.
In addition to our standard amenities and services, as our VIP guest, you will also have access to exclusive privileges and benefits, such as a private check-in area, complimentary room upgrades (subject to availability), and a dedicated VIP concierge service.
Thank you for choosing [Hotel Name] for your stay. We are honored to have you as our VIP guest and look forward to creating a truly unforgettable experience for you.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Hotel Name]
Modèle 6 : Bienvenue pour une occasion spéciale
Dear Mr./Ms [Guest Name],
Welcome to [Hotel Name]! We’re delighted that you’ve chosen to spend your anniversary at our property. We are committed to providing you with a truly memorable experience to mark this momentous occasion.
We have taken special care to craft you a memorable stay. As a congratulations from the entire team, you’ll find a complimentary bottle of champagne in an ice bucket, some handmade, locally-made chocolates, and some fresh cut flowers.
Your pre-arranged couples massage is booked for 4:30pm tomorrow. Please arrive fifteen minutes beforehand to enjoy a complimentary glass of prosecco or fresh juice.
Should you need anything throughout your stay do not hesitate to let us know. Our staff members are available night and day to assist you.
Thank you again for choosing [Hotel Name]. Have a wonderful stay.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Hotel Name]
Modèle 7 : Accueillir des invités avec des animaux de compagnie
Dear [Guest Name] and [Pet Name],
We are delighted to welcome you both to [Hotel Name]! We understand that pets are an important part of the family and we are committed to providing a comfortable, enjoyable stay.
As a pet-friendly hotel, we have taken extra steps to ensure that you and your furry-friend feel at home. Your room has been equipped with a pet bed, food and water bowl, and complimentary toys. We do, however, ask that you keep your dog on a leash when in public areas and that you pick up after your pet.
Should you need anything throughout your stay do not hesitate to let us know. Our staff members are available night and day to assist you.
Thank you again for choosing [Hotel Name]. Have a wonderful stay.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Hotel Name]
Réflexions finales
Que vous écriviez un message de bienvenue à la main, que vous lui envoyiez un e-mail ou que vous lui envoyiez un message de bienvenue, le simple fait en lui-même peut avoir un impact considérable sur les scores de satisfaction et les avis des clients de votre hôtel.
Dans l'ensemble, un message de bienvenue bien écrit est un élément important de l'expérience client dans les hôtels. Il peut contribuer à créer une première impression positive, à fournir des informations importantes, à aider les clients à se sentir chez eux et à définir les attentes pour leur séjour.
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