14 Hotel-E-Mail-Vorlagen zur Verfeinerung der Gästekommunikation

Kundenservice ist ein unbestreitbarer Bestandteil der Gastlichkeit. Aber ein großartiger Kundenservice würde ohne eine gute Gästekommunikation nicht existieren. Eine gut geschriebene E-Mail-Vorlage für Hotels, die Sie jederzeit anpassen können, hilft Ihnen dabei, die Kommunikation mit Gästen zu verbessern, Ihrer Marke treu zu bleiben und schneller zu reagieren.

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Das liegt daran, dass E-Mails eine der effizientesten Möglichkeiten sind, mit Gästen zu kommunizieren. Egal, ob du sie überredest, erneut bei dir zu buchen, oder sie an eine bevorstehende Reise erinnerst, E-Mails sind für deine Marketing- und Kommunikationsstrategie von unschätzbarem Wert.

Lassen Sie sich von 14 E-Mail-Vorlagen inspirieren

Das Geheimnis, um eine großartige Gast-E-Mail zu schreiben, besteht darin, Ihr Publikum zu verstehen. Überlegen Sie, was sie aufgrund ihrer demografischen Zusammensetzung begeistern würde. Es lohnt sich, diesen zusätzlichen Aufwand in Ihre E-Mails zu stecken, vertrauen Sie uns. Aber um Ihnen einen Vorsprung zu verschaffen, haben wir 14 Arten von E-Mail-Vorlagen zusammengestellt:

1. E-Mail-Vorlage für die Reservierungsbestätigung

Betreff: Ihre Reservierung ist bestätigt!

2. E-Mail-Vorlage vor der Ankunft

Betreff: Was Sie über Ihren bevorstehenden Aufenthalt wissen müssen

3. Vorlage für eine Willkommens-E-Mail

Betreff: Herzlich Willkommen bei [Hotelname]

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Brauchen Sie ein bisschen mehr Inspiration? Schauen Sie sich unseren Blog an: Wie schreibe ich eine Willkommensnachricht für Hotelgäste (+7 Vorlagen)

4. E-Mail-Vorlage für die Zeit nach dem Aufenthalt

Betreff: Es war mir ein Vergnügen!

5. E-Mail-Vorlage für das Treueprogramm

Betreff: Werden Sie ein geschätztes Mitglied von [Hotelname]

6. E-Mail-Vorlage für Sonderangebot/Werbeaktion

Betreff: Ihr exklusives Angebot von [Hotelname] erwartet Sie!

7. E-Mail-Vorlage für die Ankündigung einer Veranstaltung

Betreff: Merken Sie sich den Termin für ein unvergessliches Event vor!

8. Vorlage für Newsletter-E-Mails

Betreff: Bleiben Sie auf dem Laufenden

9. E-Mail-Vorlage für Upselling

Betreff: Erhöhen Sie Ihren Aufenthalt mit einem Upgrade oder einem Zusatzangebot

10. E-Mail-Vorlage für Wetterhinweise

Betreff: Wetterhinweis: Bereiten Sie sich auf Ihren Aufenthalt vor

11. Verlorene und gefundene E-Mail-Vorlage

Betreff: Haben Sie während Ihres Aufenthalts einen Gegenstand verloren?

12. E-Mail-Vorlage für einen Gruß zu besonderen Anlässen

Betreff: Ich wünsche Ihnen einen ganz besonderen [Titel des Anlasses] bei [Hotelname]!

13. E-Mail-Vorlage für das Empfehlungsprogramm

Betreff: Share the Love: Wir stellen das Empfehlungsprogramm von [Hotelname] vor!

14. Vorlagen für Stornierungen per E-Mail

Betreff: Wichtiges Update zu Ihrer Anfrage

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Erfahren Sie, wie der Clarion Pointe Greensboro Airport dank Canary Messaging Gäste mühelos über die Verfügbarkeit von frisch gebackenen Keksen an ihrer Rezeption informieren kann.

7 clevere Möglichkeiten, das Beste aus Ihren E-Mails herauszuholen

Jetzt, da Sie die Vorlagen haben, ist es an der Zeit, ein paar Verkehrsregeln zu erstellen, um das Beste aus Ihrer E-Mail-Kommunikation herauszuholen. Das Geheimnis beginnt damit, wie Sie sie schreiben und formulieren. Es ist wichtig, eine überzeugende, markengerechte Sprache zu verwenden, die für Ihren Empfänger geeignet ist. Aber das ist noch nicht alles:

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E-Mail-Personalisierung

Personalisierung ist Trumpf! In einem Voco Hotels von IHG Hotels und Resorts Studie: 48% der Befragten gaben an, dass ein freundlicher, zugänglicher und persönlicher Service wichtiger denn je ist.

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So personalisieren Sie Ihre E-Mails:

• Sprich Gäste angemessen an. Rufe den Gast mit seinem Namen und seinen bevorzugten Pronomen an: Sprich Gäste immer mit ihrem Namen und ihren bevorzugten Pronomen an (falls angegeben).
• Maßgeschneiderte Angebote und Empfehlungen: Nutze die Kaufhistorie deiner Gäste, um herauszufinden, welche Werbeangebote und Empfehlungen sie am meisten ansprechen würden.
• Personalisieren Sie die Betreffzeilen: Geben Sie den Namen Ihres Gastes in die Betreffzeile ein oder erwähnen Sie etwas Spezielles zu seinem Aufenthalt.
• Würdigen Sie besondere Anlässe: Gratulieren Sie den Gästen zu Geburtstagen, Jubiläen, Hochzeiten und anderen besonderen Anlässen.

Optimierung für Mobilgeräte

E-Mails mobilfreundlich zu gestalten, ist in der heutigen Welt von entscheidender Bedeutung. So können Sie Ihre E-Mails für Mobilgeräte optimieren:

• Responsive Designs: Stellen Sie sicher, dass sich Ihre E-Mails an verschiedene Bildschirmgrößen anpassen können (z. B. Laptop, Smartphone, Tablet usw.).
• TLDR, seien Sie kurz, aber nicht unpersönlich: Halten Sie Ihre Inhalte kurz und bündig, aber achten Sie darauf, alle wichtigen Informationen zu enthalten.
• Anklickbare Telefonnummern und E-Mails: Machen Sie es Ihren Empfängern leicht, Sie mit einem Klick auf eine Schaltfläche anzurufen. Hier gibt es kein Kopieren und Einfügen!

A/B-Tests

Nicht jede E-Mail wird sich selbst überbieten. Manchmal gelingt Ihnen ein Flop — das ist einfach die Realität des E-Mail-Marketings und der Kommunikation von Gasthotels!

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Mithilfe von A/B-Tests können Sie herausfinden, welche Botschaft für Ihre bestimmte Zielgruppe oder Ihr Zielgruppensegment am besten geeignet ist. So geht's:

• Wählen Sie Variablen zum Testen aus: Dies kann eine Betreffzeile, eine E-Mail-Kopie, Bilder oder Handlungsaufforderungen sein.
• Teilen Sie Ihre Zielgruppe auf: Teilen Sie Ihre E-Mail-Liste in zwei zufällige und gleiche Segmente auf. Ein Segment erhält E-Mails (A) und das andere erhält E-Mails (B).
• Testen Sie eine Variable nach der anderen: Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Leistungsänderungen genau zuzuordnen. Wenn Sie mehrere Variablen gleichzeitig testen, d. h. die Bilder und die Betreffzeile ändern, wissen Sie nicht, welche Änderung die Ergebnisse beeinflusst hat.

Einhaltung von Vorschriften und Datenschutz

Compliance und Datenschutz dürfen nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Möglicherweise kennen Sie den California Consumer Privacy Act (CCPA) oder, wenn Sie mit Gästen in Europa kommunizieren, die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR). Dabei handelt es sich um Datenschutzbestimmungen, die Einzelpersonen mehr Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten geben und Unternehmen dazu verpflichten sollen, verantwortungsbewusst mit diesen Daten umzugehen.

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Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails konform sind, darunter:

• Verstehen Sie die Datenschutzbestimmungen: Es ist wichtig, dass Sie sich über die Datenschutzbestimmungen informieren, die Ihr Hotel betreffen. Dies wird Ihnen helfen, die Vorschriften einzuhalten.
• Einholen der ausdrücklichen Zustimmung: Wenn du deine Gäste um Erlaubnis bittest, mit ihnen per E-Mail zu kommunizieren, hältst du dich an verschiedene Vorschriften. Es zeigt auch, dass du dich für ihre Privatsphäre einsetzt.
• Gehen Sie transparent mit den Daten um, die Sie sammeln: Fügen Sie am Ende Ihrer E-Mails einen kleinen Link hinzu, der sie zu Ihrer Datenschutzrichtlinie führt.

Zeitpunkt und Frequenz

Wenn Sie Ihre E-Mails zum richtigen Zeitpunkt senden, hat dies einen großen Einfluss auf Ihre Öffnungsraten und Klickraten. Senden Sie zu viele und Ihr Publikum könnte irritiert werden. Wenn du zu wenig sendest, vergisst dein Publikum vielleicht, dass du existierst. Es gibt zwar nie eine einfache Antwort, aber hier ist was Hotel in King empfiehlt:

• Relevanz ist wichtig: Willkommensnachrichten, Begrüßungen und Aktionen, die dem Verbraucher einen Mehrwert bieten, haben die höchsten Konversionsraten.
• Strategie statt Timing: Die Uhrzeit und der Tag, an dem Sie Ihre E-Mail versenden, hängen vom Zielgruppensegment ab.
• Die Daten: Hotelinking stellte fest, dass die bevorzugte Zeit für den Abschluss von Reservierungen, die durch Hotelemail-Kampagnen ausgelöst wurden, zwischen 21:30 Uhr und 22:00 Uhr liegt.
• Darüber hinaus J. D. Power stellte fest, dass die Gesamtzufriedenheitswerte im Durchschnitt um 66 Punkte sinken, wenn Hotels vor dem Aufenthalt keine Mitteilungen senden.

Segmentierung

Segmentierung ist eine leistungsstarke Strategie, um Ihre E-Mail-Kommunikation zu verbessern, indem Sie Nachrichten auf der Grundlage gemeinsamer Merkmale auf bestimmte Gästegruppen zuschneiden. Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie du deine Zielgruppe segmentieren kannst:

1. Demografie: Alter, Geschlecht, Einkommen, Bildung, Beruf und Familienstand.
2. Geografisch: Lage, Region, Klima, städtische oder ländliche Gebiete und Bevölkerungsdichte.
3. Verhalten: Verhalten, Präferenzen, Nutzungsmuster, Markentreue und Kaufgewohnheiten.

Metriken und Analysen

Sobald Ihre E-Mail- oder E-Mail-Kampagnen geschrieben, formatiert und auf dem Weg sind, ist es Zeit, sich zu entspannen. Nur ein Scherz: Es ist jetzt an der Zeit, ihre Leistung zu messen. Hier sind ein paar Kennzahlen, mit denen Sie den Erfolg Ihrer E-Mail-Kampagnen messen können:

• Kennzahlen zur E-Mail-Interaktion: Öffnungsrate, Klickrate (CTR), Konversionsrate, Absprungrate und Forward-/Share-Rate.
• Segmentierungsleistung: Konversionsrate nach Segmenten, Segmentgröße, Segmentwachstum und Segmentabwanderungsrate.
• Analyse der Kundenreise: Touchpoint-Engagement, Zeit bis zur Konversion, Kundenbindungsrate, Abbruchrate und Kundenzufriedenheit (CSAT).

Einsatz von Technologie zur Optimierung von Gastnachrichten

E-Mail ist effektiv, aber heute wollen Gäste Kommunikation in Echtzeit. Fünfundvierzig Prozent der Hotelgäste geben an, dass sie es vorziehen würden, ein Problem per SMS oder einer Messaging-Anwendung zu melden.

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Erwägen Sie, in eine zu investieren Gästemanagementsystem um textbasiertes Messaging zu ermöglichen und Optimieren Sie die Gästekommunikation mit KI-gestützten Antworten.