El servicio de atención al cliente es un elemento básico innegable de la hospitalidad. Pero un excelente servicio de atención al cliente no existiría sin una excelente comunicación con los huéspedes. Una plantilla de correo electrónico de hotel bien redactada, lista para personalizarla en cualquier momento, te ayuda a mejorar la comunicación con los huéspedes, mantener la marca y responder más rápido.
Esto se debe a que los correos electrónicos son una de las formas más eficientes de comunicarse con los huéspedes. Ya sea para convencerlos de que vuelvan a reservar contigo o para recordarles un próximo viaje, los correos electrónicos tienen un valor incalculable para tu estrategia de marketing y comunicación.
Inspírate con 14 plantillas de correo electrónico
El secreto para escribir un excelente correo electrónico para invitados es entender a tu audiencia. Piensa en lo que los entusiasmaría en función de su demografía. Vale la pena poner un poco más de esfuerzo en tus correos electrónicos, confía en nosotros. Pero para darte una ventaja, hemos reunido 14 tipos de plantillas de correo electrónico:
1. Plantilla de correo electrónico de confirmación de reserva
Asunto: ¡Su reserva está confirmada!
2. Plantilla de correo electrónico antes de la llegada
Asunto: Lo que necesita saber sobre su próxima estancia
3. Plantilla de correo electrónico de bienvenida
Asunto: Una cálida bienvenida a [Nombre del hotel]
¿Necesitas un poco más de inspiración? Echa un vistazo a nuestro blog: Cómo escribir un mensaje de bienvenida para los huéspedes del hotel (+7 plantillas)
4. Plantilla de correo electrónico posterior a la estancia
Asunto: ¡Fue un placer!
5. Plantilla de correo electrónico del programa de fidelización
Asunto: Conviértase en un miembro valioso de [Nombre del hotel]
6. Plantilla de correo electrónico de oferta especial/promoción
Asunto: ¡Su oferta exclusiva de [nombre del hotel] le espera!
7. Plantilla de correo electrónico de anuncio de eventos
Asunto: ¡Reserve la fecha para un evento inolvidable!
8. Plantilla de correo electrónico para boletín
Asunto: Manténgase informado
9. Plantilla de correo electrónico más vendida
Asunto: Mejore su estancia con una mejora o un complemento
10. Plantilla de correo electrónico de asesoramiento meteorológico
Asunto: Aviso meteorológico: prepárese para su estancia
11. Plantilla de correo electrónico perdido y encontrado
Asunto: ¿Perdió un artículo durante su estancia?
12. Plantilla de correo electrónico de saludo para ocasiones especiales
Asunto: ¡Te deseo un [título para la ocasión] muy especial en [Nombre del hotel]!
13. Plantilla de correo electrónico del programa de recomendación
Asunto: Comparte el amor: ¡Presentamos el programa de recomendación de [Hotel Name]!
14. Plantillas de correo electrónico de cancelación
Asunto: Actualización importante sobre su solicitud
7 formas inteligentes de aprovechar al máximo tus correos electrónicos
Ahora que tiene las plantillas, es hora de aplicar algunas reglas para aprovechar al máximo su comunicación por correo electrónico. El secreto comienza con la forma en que las escribes y las formulas. Es importante utilizar un lenguaje persuasivo y apropiado para la marca que se adapte al destinatario. Pero eso no es todo:
Personalización del correo electrónico
¡La personalización es la reina! En un Hoteles Voco de IHG Hotels and Resorts estudio: el 48% de los encuestados dijo que un servicio amable, accesible y personalizado es más importante que nunca.
A continuación, te explicamos cómo personalizar tus correos electrónicos:
- Diríjase a los huéspedes adecuadamente. Llama al huésped por su nombre y pronombres preferidos: dirígete siempre a los huéspedes por su nombre y pronombres preferidos (si se especifican).
- Personaliza las ofertas y recomendaciones: consulta el historial de compras de tus huéspedes para averiguar qué ofertas y recomendaciones promocionales son las que más les interesan.
- Personaliza las líneas de asunto: incluye el nombre de tu huésped en la línea de asunto o menciona algo específico sobre su estancia.
- Reconozca las ocasiones especiales: felicite a los invitados por cumpleaños, aniversarios, bodas y otras ocasiones especiales.
Optimización móvil
Hacer que los correos electrónicos sean aptos para dispositivos móviles es vital en el mundo actual. Así es como puedes optimizar tus correos electrónicos para dispositivos móviles:
- Diseños responsivos: asegúrate de que tus correos electrónicos puedan adaptarse a diferentes tamaños de pantalla (por ejemplo, portátil, smartphone, tableta, etc.).
- TLDR, sé conciso pero no impersonal: mantén tu contenido breve y conciso, pero asegúrate de incluir toda la información importante.
- Números de teléfono y correos electrónicos en los que se puede hacer clic: facilita que tus destinatarios te llamen con solo hacer clic en un botón. ¡Aquí no hay que copiar y pegar personal!
Pruebas A/B
No todos los correos electrónicos van a salir del parque. A veces fracasarás: ¡esa es la realidad del marketing y la comunicación por correo electrónico de los hoteles para huéspedes!
Las pruebas A/B te permiten averiguar qué mensajes funcionan mejor para tu audiencia o segmento de audiencia en particular. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Elija variables para probar: puede ser una línea de asunto, un texto de correo electrónico, imágenes o llamadas a la acción.
- Divida su audiencia: divida su lista de correo electrónico en dos segmentos aleatorios e iguales. Un segmento recibirá correo electrónico (A) y el otro recibirá correo electrónico (B).
- Pruebe una variable a la vez: esta es una excelente manera de atribuir con precisión los cambios en el rendimiento. Si pruebas varias variables a la vez, es decir, cambias las imágenes y la línea de asunto, no sabrás qué cambio influyó en los resultados.
Cumplimiento y privacidad de datos
El cumplimiento y la privacidad de los datos no deben tomarse a la ligera. Es posible que conozcas la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) o, si te comunicas con huéspedes en Europa, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Se trata de normas de protección de datos diseñadas para dar a las personas un mayor control sobre sus datos personales e imponer a las empresas la obligación de gestionar esos datos de forma responsable.
Hay varias maneras de asegurarte de que tus correos electrónicos cumplan con las normas, entre ellas:
- Comprenda las normas de protección de datos: es vital leer las normas de protección de datos que afectan a su hotel. Esto le ayudará a cumplir con las normas.
- Obtén el consentimiento explícito: pedir permiso a los huéspedes para comunicarse con ellos por correo electrónico te permite cumplir con varias normativas. También demuestra un compromiso con su privacidad.
- Sé transparente en los datos que recopilas: incluye un pequeño enlace en la parte inferior de tus correos electrónicos que los lleve a tu política de privacidad.
Sincronización y frecuencia
Enviar tus correos electrónicos en el momento adecuado tiene un gran impacto en tus tasas de apertura y clics. Envía demasiados y tu audiencia puede irritarse. Envía muy pocos y tu audiencia podría olvidar que existes. Aunque nunca hay una respuesta simple, ésta es la respuesta Hotel en King recomienda:
- La relevancia importa: las comunicaciones de bienvenida, los saludos y las acciones que agregan valor al consumidor tienen las tasas de conversión más altas.
- La estrategia se basa en el tiempo: la hora y el día en que envías tu correo electrónico dependen del segmento de audiencia.
- Los datos: Hotelinking descubrió que la hora preferida para finalizar las reservas impulsada por las campañas de correo electrónico de los hoteles es entre las 21:30 y las 22:00 horas.
- Además, J. D. Power descubrió que los puntajes generales de satisfacción disminuyen 66 puntos, en promedio, cuando los hoteles no envían comunicaciones previas a la estancia.
Segmentación
La segmentación es una estrategia poderosa para mejorar la comunicación por correo electrónico al adaptar los mensajes a grupos específicos de huéspedes en función de las características compartidas. Estas son algunas maneras en las que puedes segmentar tu audiencia:
- Demografía: edad, género, ingresos, educación, ocupación y estado civil.
- Geográfico: ubicación, región, clima, áreas urbanas o rurales y densidad de población.
- Comportamiento: comportamientos, preferencias, patrones de uso, lealtad a la marca y hábitos de compra.
Métricas y análisis
Una vez que tus campañas de correo electrónico o correo electrónico estén escritas, formateadas y en camino, es hora de relajarte. Es broma: ahora es el momento de medir su desempeño. Estas son algunas métricas que puedes usar para medir el éxito de tus campañas de correo electrónico:
- Métricas de interacción por correo electrónico: tasa de apertura, tasa de clics (CTR), tasa de conversión, tasa de rebote y tasa de redirección/compartición.
- Rendimiento de segmentación: tasa de conversión por segmento, tamaño del segmento, crecimiento del segmento y tasa de abandono del segmento.
- Análisis del recorrido del cliente: compromiso de los puntos de contacto, tiempo de conversión, tasa de retención de clientes, tasa de abandono y satisfacción del cliente (CSAT).
Uso de la tecnología para agilizar la mensajería de los huéspedes
El correo electrónico es efectivo, pero hoy en día, los huéspedes quieren una comunicación en tiempo real. Cuarenta y cinco por ciento de los huéspedes del hotel dicen que preferirían denunciar un problema a través de SMS o una aplicación de mensajería.
Considere la posibilidad de invertir en un sistema de gestión de huéspedes para habilitar la mensajería basada en texto y agilice la comunicación con los huéspedes con respuestas mejoradas por IA.
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