6 avantages de la transition des opérations papier vers le numérique

Alors que le coronavirus continue d'accélérer la transformation numérique de l'hôtellerie, il devient de plus en plus évident que de nombreuses opérations s'appuient toujours sur des processus traditionnels hors ligne et, dans de nombreux cas, sur papier. Non seulement les formulaires manuels et les autorisations sont désuets, mais nous constatons maintenant qu'ils sont insalubres et, dans certains cas, illégaux.

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Vous en entendez constamment parler : l'industrie hôtelière est notoirement en retard en matière d'adoption des technologies. Aujourd'hui, alors que la COVID-19 met en lumière tous les processus manuels et les échanges physiques entre le personnel et les clients, les hôteliers ont la possibilité d'apporter des modifications rapides et rentables.

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Prenons l'exemple du secteur de la santé. Il y a une dizaine d'années, lors d'une visite chez le médecin, on vous a remis un bloc-notes contenant des documents à remplir pendant que vous attendiez. Ces informations étaient bloquées dans un dossier, puis stockées sur des étagères pleines à craquer et dans des classeurs. Les données hautement sensibles étaient vulnérables à tout passant, et les demandes de transfert d'informations prenaient du temps, car des copies devaient être créées et envoyées par la poste ou scannées et envoyées à d'autres médecins. Aujourd'hui, plus de 80 % des médecins utilisent des dossiers médicaux électroniques dans leurs activités, selon le Bureau du coordinateur national pour les technologies de l'information sanitaire, une division du ministère américain de la Santé et des Services sociaux.

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Cela soulève la question suivante : si tout un secteur peut adopter et normaliser une solution numérique, pourquoi les hôteliers s'appuient-ils toujours sur des processus papier manuels dans leurs opérations ? Les systèmes numériques offrent des avantages qui amélioreront vos opérations et vos résultats financiers. Poursuivez votre lecture pour découvrir cinq raisons pour lesquelles il est temps de jeter le journal.

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1. Une expérience sans contact

L'enregistrement mobile prenait de l'ampleur avant la pandémie et s'est accéléré grâce à sa capacité à fournir une expérience sans contact. Cependant, de nombreux hôtels ne sont pas équipés pour revoir complètement leur processus d'enregistrement afin de mettre en œuvre une solution de contournement du guichet avec clé mobile.

Il existe de nombreuses options pour les opérateurs qui ne disposent pas de serrures améliorées sur chaque porte des chambres de l'établissement. Les hôtels peuvent commencer par éliminer tout contact physique entre l'agent de la réception et le client, et l'une des options consiste à utiliser une solution mobile par SMS ou e-mail.

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2. Le numérique est synonyme d'efficacité

Soumettre des appels d'offres, des autorisations de carte de crédit ou des demandes de commodités via des formulaires papier prend du temps, à tous égards. Vos clients doivent imprimer le formulaire, le remplir à la main, le numériser, puis vous le renvoyer par télécopieur ou par e-mail. Ensuite, lorsque le formulaire est entre vos mains, il est temps de l'imprimer, de le contresigner et de le renvoyer, de saisir manuellement les informations dans les champs de données ou de l'imprimer et de le classer dans un endroit situé physiquement sur la propriété.

L'automatisation du processus améliore les flux de travail et permet à vos employés de consacrer leur temps à l'élaboration de stratégies et à l'exécution des tâches pour lesquelles ils ont réellement été embauchés. De plus, comme toutes les informations sont stockées dans un seul endroit numérique, vous pouvez facilement trouver les données dont vous avez besoin au moment où vous en avez besoin. Vous ne perdez plus de temps à parcourir les fichiers pour vous assurer que vous avez obtenu toutes les signatures requises.

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3. Opérations sécurisées

Sortez les documents physiques de l'ancien classeur et numérisez-les dans un système protégé par mot de passe avec une sécurité d'authentification multifactorielle, soutenue par un conforme à la norme PCI partenaire technologique. Comme un système numérique est protégé par mot de passe, vous pouvez vous assurer que seules les personnes qui devraient avoir accès à des informations sensibles y ont accès. Désormais, vos données sont sécurisées et vous courez moins de risques de vous exposer à des amendes et à des maux de tête en raison d'une violation ou d'une épidémie liée au coronavirus.

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4. Satisfaction accrue des clients

Regardons les choses en face, nous vivons dans un monde où les gens veulent une satisfaction instantanée. Ils ne veulent pas passer leur temps à imprimer et à numériser des documents juste pour autoriser une carte de crédit ou acheter une bouteille de champagne pour le séjour d'anniversaire de leur ami dans votre hôtel. Ils veulent pouvoir terminer la tâche en quelques clics dans un environnement sûr et hygiénique, un exploit qui n'est possible qu'avec un système numérique. Un processus convivial, à son tour, augmente les possibilités de générer des revenus supplémentaires.

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5. Augmentez les recettes

Si vos clients ou invités doivent consacrer trop de temps au processus de signature ou d'achat, il y a plus de chances qu'ils quittent le navire. Considérez ceci : 23 % des acheteurs abandonnent leur panier lors d'achats en ligne parce que le processus de paiement est trop long ou trop compliqué, selon l'Institut Baymard. Si tant de clients abandonnent leurs achats en ligne, imaginez combien de vos clients abandonneront le processus long et complexe d'impression, de signature et de renvoi de formulaires papier. Cela signifie que vous allez laisser de l'argent énorme sur la table.

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6. Des opérations pérennes

Bien que les hôteliers puissent rencontrer des difficultés en passant du papier au numérique, cela permettra de garantir le succès futur des opérations hôtelières. C'est le moment idéal pour mettre en place ces stratégies alors que nous nous préparons à augmenter la demande. La technologie ne fera que continuer à évoluer, et les hôteliers qui résistent à l'adoption de nouveaux systèmes auront toujours deux longueurs d'avance sur la concurrence qui est soit en phase avec la technologie soit à la pointe de la technologie. Une fois les hôtels passés au numérique, les opérations sont configurées pour être plus agiles à l'avenir, à mesure que les choses changent et que de nouvelles fonctionnalités sont introduites. Il est temps de vous lancer afin d'être à l'avant-garde et de vous lancer dès que la technologie évolue.