Der umfassende Leitfaden für moderne Check-In-Verfahren in Hotels

Laut dem Guinness-Buch der Rekorde ist der Das älteste Hotel der Welt ist das Nishiyama Onsen Keiunkan, ein japanisches Resort in der Nähe von Mt. Fuji. Aufzeichnungen zufolge wurde das Resort 705 n. Chr. gegründet. Das Konzept des Hotels existierte jedoch zumindest seit der Gründung dieses historischen Anwesens, des Gasterlebnis hat sich zweifellos im Laufe der Zeit dramatisch verändert — einschließlich des Check-in-Verfahrens im Hotel.

Von der Zeit der persönlichen Ankünfte zu Pferd bis hin zum Zeitalter der OTAs und des Internets haben sich die Erwartungen der Gäste weiterentwickelt und sind gestiegen. Im Jahr 2022 vollzieht sich ein weiterer grundlegender Wandel der Verbrauchererwartungen, den Hoteliers auf der ganzen Welt zur Kenntnis nehmen müssen.

Die COVID-19-Pandemie hat eine Vielzahl von Verhaltensweisen und Erwartungen der Gäste in der Beherbergungs- und Gastgewerbebranche unwiderruflich verändert. Die Verbraucher erwarten heute voll und ganz, dass sie während der gesamten Reise des Gastes bequem über ihre persönlichen Mobilgeräte mit Hotelpersonal und Hausverwaltern in Kontakt treten können. Dies gilt insbesondere während des Check-ins im Hotel.

Das Check-in-Verfahren im Hotel ist einer der wichtigsten Elemente jeder Gastreise. Dieser Prozess gibt den Ton für den gesamten Aufenthalt eines Gastes an und kann den Unterschied zwischen einer positiven und einer negativen Bewertung ausmachen.

Ein umfassendes und optimiertes modernes Hotel-Check-in-Verfahren umfasst:

• Benachrichtigungen und Mitteilungen vor der Ankunft von der Unterkunft
• Erinnerungen am selben Tag werden direkt auf das persönliche Mobilgerät eines Gastes gesendet
• Ein optimierter webbasierter digitaler Check-In
• Optionale Upsells und Add-Ons
• Keine nativen App-Downloads

Lassen Sie uns nun jedes der oben genannten Elemente des modernen Hotel-Check-in-Verfahrens genauer untersuchen.

Kommunikation der Gäste vor der Ankunft

Der erste Schritt in einem modernen Hotel-Check-in-Verfahren erfolgt direkt nach der Buchung eines Hotelzimmers. Sobald eine Zahlung bearbeitet und eine Reservierung vorgenommen wurde, sollten die Gäste eine Bestätigung in Form einer Textnachricht, E-Mail oder beidem erhalten. Diese Nachricht sollte wichtige Informationen wie die Hoteladresse, die Art des gebuchten Zimmers, die Bestätigungsnummer und alle anderen relevanten Daten enthalten. Unabhängig davon, wie weit im Voraus ein Zimmer gebucht wird, ist es wichtig, diese Informationen zu versenden, sobald eine Unterkunft eine Reservierung in ihrem System hat.

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SMS-Benachrichtigungen am Anreisetag

Ein moderner Hotel-Check-in-Prozess stützt sich in hohem Maße auf den Einsatz von Technologie, um die Ankunft von Hotels zu optimieren und den Verwaltungsaufwand für Mitarbeiter und Gäste zu minimieren. An dem Tag, an dem ein Gast seinen Aufenthalt in einer Unterkunft beginnen wird, sollten Hoteliers sicherstellen, dass er eine Textnachricht erhält, die ihn an seine Ankunftszeit und andere wichtige Informationen erinnert. Hotelbetreiber, die ihren Gästen ein reibungsloses Erlebnis bieten möchten, sollten dieser Nachricht auch einen Link zu einem digitalen Check-In-Prozess beifügen.

Ein webbasierter Check-In-Prozess

Wie bereits erwähnt, sollten Hoteliers, die ihren Gästen ein modernes Hotel-Check-in-Verfahren anbieten möchten, in ihrer Textnachricht am Anreisetag einen Link zu einem digitalen Check-In-Prozess hinzufügen. Dieser Ansatz beim Einchecken von Gästen hat mehrere Vorteile gegenüber der traditionelleren Methode, bei der jeder Gast an der Rezeption von Person zu Person bearbeitet wird.

Zu den Vorteilen eines digitalen Check-In-Workflows für Ihre Hotelgäste gehören:

• Gäste können von überall und zu jeder Zeit einchecken, nachdem sie ihren speziellen Check-in-Link erhalten haben.
• Hoteliers können den Check-in-Prozess so gestalten, dass wichtige Gastinformationen erfasst werden, die bei der Reservierung möglicherweise nicht erfasst wurden, wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (dies ist besonders wichtig, wenn ein Gast über ein OTA-Konto gekommen ist). Alle während des Check-ins erfassten Informationen können verwendet werden, um Treueprogramme zu bewerben und Marketingkampagnen voranzutreiben.
• Je mehr Gäste digital einchecken, desto weniger werden an der Rezeption erscheinen, um eine Registrierungskarte zu unterschreiben und Kreditkarteninformationen auszuhändigen. Dies führt zu kürzeren Warteschlangen in der Lobby und entlastet das Personal an der Rezeption, sodass es mehr Zeit für die Beantwortung von Gästeanfragen aufwenden kann.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass ein modernes Hotel-Check-in-Verfahren auf einer webbasierten Lösung basiert für kontaktloses Einchecken im Gegensatz zu einer nativen App. Dies liegt an der Tatsache, dass Gäste bei nativen Apps den umständlichen Schritt unternehmen müssen, eine App aus einem App Store auf ihre Geräte herunterzuladen. Bei webbasierten Lösungen müssen die Gäste nichts herunterladen. Das bedeutet, dass jeder Gast problemlos auf einen Check-in-Prozess zugreifen kann, der auf dieser Art von Technologie basiert.

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Upsells und Zusatzleistungen für den Gästeservice

Kein moderner Hotel-Check-in-Prozess wäre vollständig, wenn den Gästen keine Upselling-Angebote präsentiert werden. Eine umfassende digitale Check-in-Lösung sollte die Möglichkeit beinhalten, Zimmer-Upgrades, Haustierservices, Spa-Pakete, Parkscheine und vieles mehr anzubieten, während sich ein Gast nahtlos durch den Nutzerfluss bewegt.

Es hat sich gezeigt, dass das Anbieten von Upsells und Zusatzleistungen für Gäste auf diese Weise die Nebeneinnahmen in allen Arten von Immobilien (Luxushotels, Hotels mit umfassendem Service und eingeschränktem Service) erhöht.

Profitipp: Es ist wichtig, daran zu denken, dass Upsells während des Aufenthalts jederzeit angeboten werden können.

Vermeiden Sie native Apps und entscheiden Sie sich für webbasierte Lösungen

Wenn Sie planen, eine kontaktlose Check-in-Lösung in Ihrer Unterkunft einzusetzen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen Ihren beiden wichtigsten Technologieoptionen — nativen Apps und webbasierten Lösungen — zu verstehen.

Traditionell wurden webbasierte Lösungen (solche, auf die über den Browser eines Geräts zugegriffen werden kann) im Vergleich zu Lösungen, die mit einer nativen App erstellt werden können, als relativ einfach angesehen. Die Qualität webbasierter Lösungen hat sich in den letzten Jahren jedoch dank Verbesserungen der mobilen Browser erheblich verbessert.

Heute bieten sowohl native Apps als auch webbasierte Lösungen ein qualitativ hochwertiges Nutzererlebnis, aber Apps stellen nach wie vor eine wichtige Einstiegshürde dar. Moderne Verbraucher neigen viel weniger dazu, eine native App herunterzuladen, die sie wahrscheinlich nur ein paar Mal verwenden werden. Dies bietet webbasierten Lösungen, auf die sofort zugegriffen werden kann, einen eindeutigen Vorteil.

Fazit

Der moderne Hotel-Check-in-Prozess ist vor allem optimiert. Die Gäste von heute erwarten, dass sie über ihre eigenen Geräte mit den Hotels, in denen sie übernachten, zu ihren eigenen Bedingungen in Kontakt treten können. Viele werden immer noch angenehme persönliche Interaktionen mit der Rezeption und anderen Mitarbeitern haben wollen, aber sie möchten, dass diese Interaktionen auf etwas Sinnvollerem basieren als dem Ausfüllen von Unterlagen. Hoteliers, die bestrebt sind, die Zufriedenheitswerte zu erhöhen und die Bewertungen ihrer Gäste zu verbessern, sollten Wege finden, diese modernen Gästeerwartungen mit flexiblen Technologielösungen zu erfüllen, die ihre Kunden lieben werden.