¿Recuerdas la primera vez que te pusiste detrás de la recepción de un hotel? El lado del vestíbulo puede ser tranquilo y acogedor, pero el lado del hotel está lleno de actividad. Desde procesar los pagos y responder a las solicitudes de los huéspedes hasta coordinar el servicio de limpieza y gestionar los cambios, todo ocurre en este centro neurálgico.
Si desea que su hotel funcione sin problemas y de manera eficiente, es clave encontrar el mejor software de recepción B2B en la industria hotelera. Estas son algunas de las principales plataformas de software de recepción de hoteles que las empresas hoteleras están utilizando en 2020
El software de recepción de un hotel es una plataforma digital o un conjunto integrado de herramientas que gestiona las operaciones diarias de la recepción de un hotel, como los registros, los pagos y la comunicación con los huéspedes. Permite al personal de recepción realizar tareas operativas clave desde una sola ubicación.
Todo comienza con su sistema de administración de propiedades (PMS), una base digital esencial para cualquier hotel. En él se apilan capas de software personalizadas, como las soluciones de gestión de huéspedes e ingresos. Este sistema versátil se ha convertido en la norma por su adaptabilidad y su naturaleza basada en la nube. Y el impacto de este enfoque integrado es significativo: según Informe técnico hotelero, el 89% de los hoteles ahorran entre dos y más de 10 horas a la semana gracias a la tecnología basada en la nube software de recepción.
Con la tecnología adecuada, los hoteles conectan los datos de los huéspedes, las reservas y las tareas operativas. Han dicho «adiós» a tener que hacer malabares con el papeleo y utilizar herramientas desconectadas. Ahora le damos la bienvenida a los sistemas automatizados de recepción, a un servicio más rápido, a menos errores y a unas operaciones de recepción más fluidas.
Estos son algunos de los procesos que admite el software de recepción del hotel:
El funcionamiento ideal de la recepción depende del modelo de servicio, la complejidad de las instalaciones y el número de habitaciones. Todo gira en torno a sus necesidades. Si desea mejorar la experiencia de los huéspedes, existen sistemas de gestión de huéspedes y, para aumentar los ingresos, existen sistemas de gestión de ingresos. Las capacidades de inteligencia artificial también se incorporan con frecuencia.
Las siguientes plataformas representan el mejor software de recepción B2B en la industria hotelera actual.
Canary Technologies es una plataforma moderna para hoteles gestión de huéspedes que impulsa todo el recorrido digital del huésped, desde la reserva hasta el pago. Los hoteles utilizan Canary para gestionar las llegadas, la comunicación, los pagos, las ventas adicionales y la participación de los huéspedes, lo que crea una experiencia coherente y escalable.
Al convertirse en un socio invisible para el personal del hotel, la plataforma reduce la carga de trabajo de recepción y mejora la velocidad del servicio y la satisfacción de los huéspedes. Como resultado, las puntuaciones de las reseñas pueden aumentar en más de un punto, por ejemplo, en Complejos turísticos de Ali'i. La plataforma permite al personal in situ sobresalir en los aspectos humanos de la hospitalidad.
Características principales de Canary:
Mews es un PMS y POS para hostelería basado en la nube diseñado para modernizar las operaciones de los hoteles haciendo que se centren más en los huéspedes. Sustituye los flujos de trabajo tradicionales de recepción por herramientas automatizadas que agilizan las reservas, la facturación y los servicios a los huéspedes. La plataforma se utiliza en marcas, hoteles boutique y albergues que buscan un software de gestión hotelera flexible y nativo de la nube.
Características principales de Mews:
Protel es un PMS de hotel dentro de la suite Planet Hospitality. Es compatible con las operaciones de recepción, las reservas y los servicios para huéspedes a través de una solución basada en la nube o en un servidor. Lo utilizan con frecuencia hoteles y grupos hoteleros que administran varias propiedades. El sistema se integra con los socios de tecnología hotelera para crear un ecosistema completo y conectado.
Características principales de Protel:
Oráculo Opera es uno de los sistemas de administración de propiedades empresariales más utilizados en la industria hotelera. Las grandes marcas hoteleras y cadenas mundiales confían en Opera para gestionar las reservas y los datos de los huéspedes a nivel de PMS de forma que se ajusten a la configuración de su sistema central de reservas (CRS). La plataforma ofrece personalización, integraciones y análisis para operaciones hoteleras de diversa complejidad a través de sus ofertas Lite, Standard y Premium.
Características principales de Oracle Opera:
Con una interfaz de usuario que da prioridad a las tabletas, Mantente en contacto proporciona una plataforma de gestión hotelera basada en la nube que desvincula los flujos de trabajo de recepción de los escritorios. Permite al personal del hotel gestionar los registros, la asignación de habitaciones y las solicitudes de los huéspedes desde tabletas o dispositivos móviles. Esto la convierte en una solución popular para los hoteles que buscan flexibilidad operativa.
Características principales de Stayntouch:
Matriz visual ofrece un PMS diseñado para fortalecer la visibilidad operativa del hotel en todos los departamentos. La plataforma combina herramientas de recepción, gestión del servicio de limpieza e informes para ofrecer a los equipos del hotel una visión clara de las operaciones diarias. Su base de clientes incluye hoteles independientes y grupos hoteleros regionales.
Características principales de Visual Matrix:
Lechos de nubes es una plataforma de gestión hotelera que combina el PMS con las funciones de distribución a través de sus herramientas de gestión de canales y reservas en un solo sistema. Los hoteles utilizan Cloudbeds para gestionar las reservas, las operaciones de recepción y la distribución en varios canales de reserva. Esto lo convierte en una popular solución integral para las marcas hoteleras independientes.
Características principales de Cloudbeds:
Room PriceGenie es un sistema de gestión de ingresos (RMS) que automatiza las decisiones de precios de los hoteles. Analiza la demanda del mercado, las tendencias de reserva y los precios de la competencia para recomendar tarifas de habitación óptimas, y es muy popular entre los hoteles independientes que pueden no tener un gestor de ingresos propio. Si bien no es un sistema de recepción en sí mismo, se integra con las plataformas de PMS para optimizar los ingresos en las operaciones hoteleras.
Características principales de RoomPriceGenie:
IDEAS proporciona tecnología avanzada de gestión de ingresos para hoteles. Sus herramientas de previsión y optimización de precios basadas en inteligencia artificial permiten a los hoteles maximizar los ingresos y, al mismo tiempo, mantener tarifas competitivas, lo que ayuda a los gestores de ingresos de las principales cadenas. La plataforma se integra con una variedad de soluciones de PMS para respaldar las operaciones hoteleras más amplias.
Características principales de iDeaS:
En la lista anterior, puede ver que no todas las plataformas de tecnología hotelera ofrecen las mismas capacidades. Algunas incluyen un PMS, mientras que otras proporcionan la funcionalidad necesaria para crear especializaciones en torno a los sistemas existentes. Cada tecnología es un componente básico, por lo que los hoteles pueden crear un conjunto tecnológico que sirva a su marca.
La solución más eficaz para tu propiedad debe proporcionar herramientas que optimicen tus operaciones específicas durante todo el recorrido del huésped, sea cual sea el panorama para tu hotel. ¿Necesitas relacionar el gasto que gastas en varios establecimientos de comida y bebida, spa o tiendas con tu cartera de huéspedes? Es necesaria una integración con el punto de venta. ¿Quieres iniciar una conversación con los huéspedes por mensaje de texto antes de su estancia y ofrecerles opciones de personalización? Necesitas un software de mensajería para huéspedes que te permita crecer y, posiblemente, un proveedor con inteligencia artificial para apoyar al equipo.
Para ayudarlo a evaluar las necesidades de su hotel, a continuación se detallan algunas de las características más importantes que debe tener en cuenta al ensamblar los componentes básicos de software de recepción moderno.
El núcleo de cualquier operación de recepción es un potente motor de reservas. El objetivo es claro: en lugar de utilizar papel para hacer coincidir las reservas con las fechas y habitaciones disponibles, los sistemas de reservas gestionan y organizan las reservas, evitan el exceso de reservas y ofrecen una visibilidad clara de las próximas llegadas y salidas.
Impulsados por el desarrollo de las API y la computación en la nube, hoy sistemas de reserva de habitaciones conecte las reservas de varios canales (incluidas las reservas directas, las OTA y las agencias de viajes a través del GDS) y comparta información precisa y en tiempo real con otros sistemas, como un RMS. Sirve como el centro principal para la mayoría de las demás capas de tecnología. Las capacidades de gestión de reservas que debe buscar incluyen:
La recepción (donde tu equipo tiene acceso al PMS) ya no es el único lugar donde los huéspedes pueden disfrutar de entradas y salidas rápidas. Si se les permite elegir, casi la mitad de los huéspedes prefieren salir por teléfono, según el Informe sobre tecnología para huéspedes de 2025.
Para reducir la congestión de la recepción y mejorar la experiencia de los huéspedes con un proceso de llegada y salida rápido, utiliza herramientas móviles que mantengan una verificación de pagos segura. Registro sin contacto La tecnología permite a los huéspedes completar el registro, verificar los detalles de pago y recibir las instrucciones clave antes de su llegada, lo que permite al personal del hotel centrarse en el servicio y no en el papeleo.
Esté atento a las funciones importantes, tales como:
Coordinar la recepción con la parte trasera de la casa solía ser un juego manual de teléfono. El personal se basaba en las llamadas telefónicas internas, los walkie-talkies o incluso las listas físicas para informar qué huéspedes se habían marchado y qué habitaciones estaban listas para ser ocupadas. Si bien este enfoque puede seguir funcionando para operaciones pequeñas, ahora es fácil para el personal de limpieza utilizar la tecnología móvil junto con el PMS.
Las actualizaciones del estado de las habitaciones en tiempo real permiten al personal asignar habitaciones rápidamente y evitar demoras durante los períodos de mayor cantidad de llegadas, mientras que otras funciones modernas pueden facilitar tareas como recoger bandejas en los pasillos a través de sensores de IoT. La inteligencia artificial está afectando a la programación en este ámbito: un hotel ha registrado un aumento del 20% en la velocidad de limpieza de las habitaciones de un porro BCG y NYU análisis.
Entre las funciones de habitación en tiempo real que debe buscar se incluyen:
La personalización en la mayoría de los sistemas de PMS y CRM ha estado plagada de inconsistencias en la forma en que se introducen y utilizan las preferencias de los huéspedes.
Para ofrecer un servicio personalizado, los hoteles ahora confían en la tecnología para automatizar los perfiles y documentar las preferencias de sus huéspedes a fin de respaldar mejor los impresionantes recuerdos de sus conserjes. Integrado Mensajería con IA para invitados Las herramientas mejoran aún más esta capacidad al automatizar la comunicación y responder rápidamente a las solicitudes de los huéspedes durante toda la estancia.
Para mejorar la personalización y el seguimiento de las preferencias de los huéspedes, busca estas funciones clave:
Cualquier nivel de las plataformas de recepción debe integrarse con su PMS y, según su configuración, es posible que también deban integrarse con los proveedores de pagos, las herramientas de gestión de ingresos y otras tecnologías hoteleras. Un sistema escalable es aquel que puede respaldar tus operaciones sin requerir cambios importantes en el sistema, por eso las integraciones son tan importantes.
Las capacidades que debe solicitar incluyen:
Como puede ver, una plataforma de administración de recepción es como crear un sándwich: no se trata solo de una aplicación, sino de combinar los ingredientes correctos.
La mejor plataforma es en realidad un ecosistema personalizado. Comienza con una base de PMS sólida como una roca, puede incluir una suite de gestión de huéspedes para darle ese toque humano y, por último, un sistema de gestión de ingresos para mantener los cálculos a tu favor. Elegir la tecnología adecuada requiere una estrategia sobre cómo estas capas se comunican entre sí para apoyar al personal y mejorar la experiencia de los huéspedes. El siguiente marco lo ayudará a diseñar el mejor software de recepción B2B de la industria hotelera.
Comience por definir claramente lo que quiere que logre su tecnología de recepción. Cada hotel tiene prioridades operativas diferentes, desde reducir los tiempos de registro hasta mejorar la comunicación con los huéspedes o aumentar los ingresos por ventas adicionales.
Planificar los flujos de trabajo actuales de la recepción ayuda a revelar las ineficiencias e identificar las áreas en las que la tecnología tendrá el mayor impacto. Los hoteles deben tener en cuenta:
No todo el software disponible en la industria hotelera está diseñado específicamente para las operaciones de recepción de los hoteles. Una buena herramienta de gestión de restaurantes, por ejemplo, probablemente no funcione bien para un sistema tecnológico hotelero en el que toda la información debe remitir a la recepción.
Al preseleccionar proveedores, priorice las plataformas diseñadas para los hoteles, la participación de los huéspedes y los flujos de trabajo de recepción. La tecnología debería respaldar los procesos de llegada, comunicación y salida. Las consideraciones clave incluyen:
Esto es una señal de alerta: si tu equipo necesita exportar e importar informes con regularidad para mover datos entre herramientas, estás creando un quebradero de cabeza, no un flujo de trabajo de alta velocidad. Por otro lado, un sistema es adecuado para tu hotel si está bien integrado y es fácil de usar para el personal. La tecnología de recepción debe ser intuitiva y accesible para que los equipos puedan adoptarla rápidamente sin necesidad de una formación exhaustiva. Solo así podrán centrarse en los huéspedes.
Evalúe cómo cualquier plataforma nueva se integra con la tecnología existente para garantizar un intercambio de datos fluido entre los sistemas. Los criterios de evaluación importantes incluyen:
Su proveedor de software es su próxima asociación a largo plazo. Evalúe a los proveedores no solo en función de las capacidades del producto, sino también en cuanto a la fiabilidad, el soporte y la innovación. Busque reseñas y estudios de casos en línea que muestren una inversión continua en la mejora de los productos y una sólida atención al cliente.
Un socio tecnológico confiable tendrá amplias pruebas de que está a punto de realizar una buena inversión a largo plazo y no necesitará cambiar de proveedor en un futuro próximo. Los hoteleros deberían revisar:
La prueba final para cualquier capa de tu pila es simple: ¿realmente mueve la aguja en tu balance final? Los mejores componentes tecnológicos de recepción reducen el trabajo manual, aceleran el servicio y mejoran la satisfacción de los huéspedes.
Los números no mienten. Probar cualquier plataforma mediante demostraciones o programas piloto proporciona información sobre su rendimiento en el entorno de su hotel. En función de la herramienta y de tus objetivos, busca pruebas como las siguientes:
El software de recepción de hotel más eficaz ofrece una combinación perfecta de base, inteligencia y servicio que agiliza todo el recorrido del huésped. Canary ofrece una solución completa para hoteles participación de los huéspedes que moderniza los flujos de trabajo de recepción y mejora la experiencia tanto para el personal como para los huéspedes. Se acabaron los días de hacer malabares con herramientas desconectadas. Los hoteles ahora pueden gestionar las llegadas, las comunicaciones, los pagos y las ventas adicionales a través de una única plataforma.
Con soluciones como el check-in móvil, la mensajería para huéspedes, las ventas adicionales dinámicas y la inteligencia artificial omnicanal de Canary, tu equipo de recepción dedica menos tiempo al trabajo administrativo y más a ofrecer experiencias memorables a los huéspedes. Los hoteles que implementan Canary obtienen mejoras significativas en las operaciones y la prestación de servicios.
Los principales resultados que los hoteles logran con Canary incluyen:
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El mejor software de recepción B2B de la industria hotelera es el que se adapta a su hotel. Esto significa que depende de sus objetivos operativos, del tamaño de la propiedad y de la tecnología existente. Las soluciones líderes suelen ofrecer funciones como el registro móvil, la mensajería a los huéspedes, el procesamiento de pagos y la integración con las bases del PMS.
Las plataformas como Canary destacan porque van más allá de las herramientas tradicionales de recepción. Su plataforma de gestión de huéspedes digitaliza todo el recorrido de los huéspedes, desde la llegada hasta la salida, lo que mejora tanto la eficiencia operativa como la experiencia de los huéspedes.
Los sistemas modernos de recepción de los hoteles están compuestos por capas de tecnología que, mediante integraciones inteligentes, pueden servir como una plataforma unificada. El personal puede gestionar las reservas, asignar habitaciones, procesar los pagos y comunicarse con los huéspedes desde un solo lugar.
Estos sistemas automatizan las tareas manuales y proporcionan datos operativos en tiempo real, lo que permite a los equipos del hotel atender a los huéspedes más rápido y, al mismo tiempo, reducir la carga de trabajo administrativa.
La inteligencia artificial se está integrando rápidamente en la tecnología y las operaciones hoteleras. A través de IA hotelera, los hoteles automatizan la comunicación rutinaria con los huéspedes, analizan los datos operativos y brindan un servicio más rápido durante todo el recorrido del huésped.
Las herramientas basadas en inteligencia artificial pueden responder a las preguntas más frecuentes de los huéspedes, automatizar los mensajes, recomendar oportunidades de ventas adicionales y proporcionar información que ayude a los equipos de los hoteles a operar de manera más eficiente. Como resultado, el personal de recepción dedica menos tiempo a gestionar las solicitudes repetitivas y más a ofrecer experiencias personalizadas a los huéspedes.
