Der Leitfaden für Self-Check-In-Kioske für Hotels von 2023

Die Pandemie beschleunigte die digitale Transformation in der Hotellerie, wobei kontaktlose Technologien immer beliebter wurden. Über die Hälfte der Reisenden sind gespannt darauf, dass das kontaktlose Ein- und Auschecken in den nächsten drei Jahren dauerhaft eingeführt wird. Diese Technologie kommt nicht nur den Gästen zugute, sondern entlastet auch die Mitarbeiter, insbesondere in einer Branche, die für ihre hohen Fluktuationsraten bekannt ist. Mit Fluktuationsraten in Hotels von einem unglaubliche 73,8%, Die digitale Transformation verbessert das Gästeerlebnis und reduziert den Personalaufwand.

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Eine solche Innovation ist die Einführung von Self-Check-In-Kiosken. Diese Kioske stellen einen wichtigen Schritt dar, um das Gästeerlebnis zu optimieren und den sich ändernden Präferenzen der Reisenden gerecht zu werden.

Was ist ein Self-Check-in-Kiosk für Hotels?

Self-Check-In-Kioske sind elektronische Geräte (oft ein Touchscreen in der Lobby eines Hotels). Sie ermöglichen es Gästen, ohne Hilfe Ihres Hotelpersonals einzuchecken.

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An den Self-Check-In-Kiosken können Gäste vor dem Aufenthalt Informationen wie Name, Adresse und Kreditkarteninformationen eingeben. Sie können auch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen ihres Aufenthalts verstehen.

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Es ist eine praktische Alternative zu Registrierkarten aus Papier oder PDF, die oft in Aktenschränken aufbewahrt werden. Kioske können Hotels dabei helfen, die Datenerfassung in der Cloud zu optimieren und PCI-DSS-konform zu bleiben. Und mit der Einführung von PCI DSS 4.0 ist das wird immer wichtiger.

So funktionieren Self-Check-In-Kioske

Self-Check-In-Kioske sind für Gäste bequem, schnell und einfach zu bedienen — und du musst sie verwalten. Sie sind den Check-Ins an Flughäfen nicht unähnlich und ermöglichen es den Gästen, in ihrem eigenen Tempo einzuchecken und schnell auf ihre Zimmer zuzugreifen. Kioske bieten auch ein gewisses Maß an Personalisierung. Die Gäste können ihr bevorzugtes Zimmer wählen oder Sonderwünsche wie zusätzliche Kissen oder frühen Check-in stellen.

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Aufgrund dieses Maßes an Anpassung ist der Check-in-Vorgang mit einem Kiosk möglicherweise nicht für jedes Hotel gleich. Folgendes könnte ein Gast erleben, wenn er über einen Kiosk eincheckt:

• Reservierungsbestätigung: Anstatt Registrierungskarten in Papierform oder PDF auszufüllen, können Gäste den Check-in-Vorgang starten, indem sie ihre Kreditkarteninformationen eingeben, einen Reservierungs-Barcode scannen oder ihre Buchungsinformationen manuell eingeben.
• Identifizierung und Überprüfung: An den Kiosken können Sie Gäste nach einem Ausweis fragen, z. B. nach einem Reisepass oder Personalausweis.
• Zimmerauswahl: Gäste können sich eine Liste der verfügbaren Zimmer ansehen und je nach Verfügbarkeit und Vorlieben das für sie am besten geeignete auswählen. Der Kiosk könnte Zimmerdetails und manchmal sogar Grundrisse und Bilder anzeigen, um den Gästen zu helfen, eine fundiertere Wahl zu treffen.
• Zahlung und Autorisierung: Wenn eine Zahlung erforderlich ist oder zusätzliche Gebühren anfallen (z. B. für Zimmer-Upgrades oder Nebenkosten), können Gäste die Transaktion mit einer Kreditkarte abschließen. Der Kiosk wird in der Regel autorisieren Sie die Karte und legen Sie eine Quittung vor.
• Schlüsselausgabe: Sobald der Check-in-Vorgang abgeschlossen ist, generiert der Kiosk einen digitalen Schlüssel (in der Regel eine mobile App), der den Zugang zu einem zugewiesenen Raum gewährt. Dieser Schlüssel ist mit Informationen wie dem Abreisedatum und der Zimmernummer verschlüsselt.
• Information und Unterstützung: An Self-Check-In-Kiosken erhalten Sie häufig Informationen zu Ihren Annehmlichkeiten, nahegelegenen Sehenswürdigkeiten und Restaurants.
• Quittung und Bestätigung: Nach dem Check-in kann der Kiosk eine gedruckte oder digitale Quittung ausstellen, die die Reservierungsdetails bestätigt, einschließlich der An- und Abreisetage.

Die Nachteile des manuellen Check-ins

Manuelles Einchecken ist zwar immer noch wichtig (insbesondere für Gäste, die es bevorzugen), aber wenn Sie sich allein darauf verlassen, kann dies Ihre Abläufe verlangsamen und Ihr Gasterlebnis beeinträchtigen. Schließlich ist das Letzte, was Gäste tun wollen, nach einer langen Reise für einen längeren Zeitraum in der Schlange zu stehen.

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Dann ist da noch die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter. Hotelmitarbeiter, die für manuelle Check-In-Prozesse verantwortlich sind, können in Spitzenzeiten überfordert sein, was sich auf ihre Fähigkeit auswirken kann, den Gästen einen persönlichen Service zu bieten.

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Manuelles Einchecken führt auch zu Papierverschwendung und manueller Eingabe von Informationen. Mitarbeiter können auf Sprachbarrieren stoßen, und Gäste fühlen sich möglicherweise unwohl dabei, persönliche Informationen in einer öffentlichen und oft überfüllten Lobby weiterzugeben.

9 Vorteile der Implementierung von Self-Check-In-Kiosken

Self-Check-In-Kioske erfreuen sich in der Hotellerie zunehmender Beliebtheit und bieten eine effiziente und technisch versierte Alternative zu herkömmlichen manuellen Check-In-Methoden. Aber warum? Schauen wir uns die Vorteile an, die diese Kioske für Hotels bieten:

1. Reduzierte Check-in-Zeiten

Check-in-Automaten beschleunigen in der Regel den Check-in-Vorgang, sodass Gäste ihren Check-in schnell abschließen und lange Warteschlangen an der Rezeption vermeiden können. Gäste müssen nicht mehr in langen Schlangen warten, um eingecheckt zu werden.

2. Verbesserter Komfort

Gäste haben die Flexibilität, nach Belieben einzuchecken, sei es bei der Ankunft oder im Voraus über eine mobile App. Sie können ihr Zimmer auch aus den verfügbaren Optionen auswählen, was ihnen das Gefühl gibt, ihren Aufenthalt unter Kontrolle zu haben.

3. Verfügbarkeit rund um die Uhr

Self-Check-In-Kioske sind rund um die Uhr verfügbar, sodass Gäste jederzeit einchecken können, auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten der Rezeption. Dies ist besonders nützlich bei verspäteter Ankunft oder unerwarteten Reiseverspätungen.

4. Verbesserter Datenschutz und Sicherheit

Manche Gäste fühlen sich möglicherweise unwohl dabei, persönliche Daten in einem öffentlichen und oft überfüllten Lobbybereich weiterzugeben. Kioske sorgen dafür, dass die Daten Ihrer Gäste sicher, korrekt und geschützt sind und beschleunigen gleichzeitig den Vorgang.

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Self-Check-In-Kioske sind PCI- und DSGVO-konform und machen Registrierungskarten in Papier oder PDF überflüssig. Einige Gäste bevorzugen möglicherweise auch ein privateres Check-in-Erlebnis.

5. Reduziertes menschliches Versagen

Self-Check-In-Kioske minimieren das Risiko menschlicher Fehler, wie z. B. falsch eingegebene Informationen oder Missverständnisse zwischen Gästen und Mitarbeitern an der Rezeption.

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6. Kein Druck oder Papier erforderlich

Registrierungskarten in Papier oder PDF tragen zur Verschwendung Ihres Hotels bei. Die Übertragung dieser Informationen in die Cloud ist eine großartige Möglichkeit, nachhaltiger zu arbeiten und Platz in Ihrem Front-Office freizugeben.

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Registrierungskarten werden auf unbestimmte Zeit in der Cloud gespeichert, nachdem der Gast die Unterkunft verlassen hat. Dies erleichtert das Abrufen von Informationen über wiederkehrende Gäste und verbessert Ihre Bemühungen um Nachhaltigkeit.

7. Integrationen

Manuelles Einchecken erfordert oft die manuelle Eingabe von Informationen. Dies kann zu Fehlern und Zeitverschwendung führen. Durch die digitale Erfassung vertraulicher Informationen können Sie Gastdaten an Ihr PMS übertragen.

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Self-Check-In-Kioske lassen sich nahtlos in bestehende Technologien wie Ihr Immobilienverwaltungssystem (PMS) integrieren. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Informationen manuell einzugeben.

8. Verbesserte Datenerfassung

Kioske ermöglichen es Ihnen, bestehende Reservierungen, einschließlich solcher, die über Online-Reisebüros (OTAs) gebucht wurden, mit genauen Kontaktinformationen für Gäste, Marketing-Opt-In, Treueinteressen und vielem mehr zu aktualisieren.

9. Gehen Sie auf die Vorlieben der Gäste ein

Während einige Gäste ihre Check-in-Informationen möglicherweise vor der Ankunft eingeben, bieten Self-Check-in-Automaten den Gästen eine schnelle Möglichkeit, einzuchecken. Und das alles, ohne in der Warteschlange stehen zu müssen.

Sie entscheiden sich für einen Self-Check-in-Kiosk? Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten

Die Wahl der richtigen Self-Check-In-Kiosktechnologie kann den Unterschied zwischen einem optimierten und einem frustrierenden Gasterlebnis ausmachen. Hier sind ein paar Dinge, auf die Sie achten sollten:

1. Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Laut IBM-Sicherheit, die weltweiten Durchschnittskosten einer Datenschutzverletzung belaufen sich auf 4,35 Millionen US-Dollar. Sicherheit ist kein Thema zum Lachen. Suchen Sie nach einem Kiosk, der Kundendaten schützt und Transaktionen absichert.

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Der beste Weg, um zu überprüfen, ob eine Lösung die beste verfügbare Sicherheit bietet, besteht darin, nach einer Bestätigung zu suchen, dass dies der Fall ist PCI DSS 4.0-konform. PCI-Konformität, erstellt von der Rat für Sicherheitsstandards der Zahlungskartenbranche, ist eine Reihe von Richtlinien, die Unternehmen bei der Annahme, Aufbewahrung, Verarbeitung und Übertragung von Zahlungskarten beachten müssen.

2. Einfache Bedienung

Die Lösung sollte benutzerfreundlich sein. Kioske sollten es den Gästen ermöglichen, mit minimalem Aufwand oder Wartezeiten einzuchecken, und eine intuitive Oberfläche bieten. Es sollte für Gäste einfach zu bedienen sein, unabhängig von ihren technischen Fähigkeiten.

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Achten Sie auf klare, intuitive Menüs, Touchscreen-Funktionen und einfache Anweisungen. Wenn technische Fehler auftreten, sollte es für Gäste einfach sein, über den Kiosk Hilfe anzufordern.

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Das Hotelpersonal sollte in der Lage sein, das Kiosksystem aus der Ferne zu überwachen. Dies ermöglicht es ihnen, den Gästen sofortige Hilfe zu leisten, insbesondere bei technischen Problemen.

3. Integrationen mit wichtigen Komponenten Ihres Hotel-Tech-Stacks

Kioske sollten sich problemlos in jede vorhandene Hoteltechnologie integrieren lassen. Eine nahtlose Integration ist für die Echtzeitsynchronisierung von Gästedaten über alle Hotelsysteme und Abteilungen hinweg unerlässlich. Hier sind ein paar Überlegungen, wenn es um Integrationen geht:

• Immobilienverwaltungssysteme (PMS): Die wichtigste Integration erfolgt mit dem PMS Ihres Hotels. Gäste- und Hoteldaten sollten in Echtzeit zwischen dem Kiosk und Ihrem PMS synchronisiert werden.
• Integration von Zimmerschlüssel und Zutrittskontrolle: Der Kiosk sollte in Ihr Zutrittskontrollsystem integriert werden, um Gästen Folgendes zu bieten digitale Schlüssel. Der Kiosk könnte auch digitale Schlüssel generieren und auf die Smartphones der Gäste übertragen, um ihnen sicheren Zugang zu ihren Zimmern und anderen autorisierten Bereichen innerhalb der Unterkunft zu gewähren.
• Integration des Zahlungsgateways: Die Integration mit einem sicheren Zahlungsgateway ermöglicht es Gästen, ihre Zimmergebühren, Nebenkosten und Kautionen mit verschiedenen Zahlungsmethoden über den Kiosk zu bezahlen.
• Integration des Kundenbeziehungsmanagements: Durch die Integration mit einem CRM-System können Sie auf Gastprofile, Präferenzen und historische Daten zugreifen. Diese Informationen helfen Ihnen personalisieren Sie das Gasterlebnis, bieten gezielte Angebote an und bieten Gästen einen maßgeschneiderten Aufenthalt.
• Reinigungs- und Wartungssysteme: Die Integration mit Reinigungs- und Wartungssystemen ermöglicht es dem Kiosk, die Raumbereitschaft und den Sauberkeitsstatus in Echtzeit zu kommunizieren. Dadurch wird sichergestellt, dass den Gästen beim Check-in nur saubere und vorbereitete Zimmer zugewiesen werden.

4. Anpassung und Barrierefreiheit

Für ein einheitliches, inklusives und markenspezifisches Gästeerlebnis sollte es möglich sein, Ihre Kioske an die Bedürfnisse jedes Hotels anzupassen, einschließlich Sprachoptionen, Registrierungsabläufen und Branding.

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Der Kiosk sollte auch einen Schwerpunkt haben auf Barrierefreiheit. Funktionen wie verstellbare Bildschirmhöhen für Gäste im Rollstuhl, größerer Text für Menschen mit Sehbehinderungen und Audioanweisungen für Menschen mit Seh- oder Hörbehinderungen tragen dazu bei, dass sich Gäste geschätzt und wohl fühlen.

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5. Funktionen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen

Sie haben vielleicht eine Vorstellung davon, mit welchen Funktionen und Aufgaben Ihr Hotel-Check-in-Automat ausgestattet sein soll, aber falls nicht, finden Sie hier einige nützliche Dinge, auf die Sie achten sollten:

• Check-in: Der Kiosk sollte eine alternative Check-in-Methode anbieten, von der Suche nach den Reservierungen Ihrer Gäste bis hin zur Entgegennahme der Zahlung.
• Auschecken: Ermöglichen Sie es Gästen, über Ihre Kioske auszuchecken und Quittungen abzuholen, Zimmerschlüssel abzugeben oder den Transport zu arrangieren.
• Upgrades: Kioske können Ihnen helfen, zusätzliche Einnahmen zu erzielen, indem Sie Upselling Zusatzleistungen oder Dienstleistungen wie Parken, Spa-Behandlungen oder Transport.
• Hotelinformationen: Die Kioske sollten alle relevanten Hotelinformationen enthalten, z. B. die An- und Abreisezeiten, Ihre F&B-Angebote oder die Öffnungszeiten des Pools. Sie könnten auch Informationen über die Umgebung anbieten.
• Zahlungsabwicklung: Self-Check-In-Kioske sollten Kreditkartenautorisierungen und Zahlungen abwickeln.

6. Skalierbarkeit

Stellen Sie sicher, dass der Kiosk skalierbar ist, um einer wachsenden Anzahl von Gästen gerecht zu werden. Hier sind ein paar Dinge, die Sie in Bezug auf Skalierbarkeit beachten sollten:

• Anzahl der Kioske: Die Lösung sollte es Ihnen ermöglichen, Kioske je nach Bedarf hinzuzufügen oder zu entfernen, um der Nachfrage gerecht zu werden. Ein Hotel könnte zum Beispiel mit ein paar Kiosken in der Lobby beginnen und sich dann, wenn die Immobilie wächst, um weitere Bereiche oder Stockwerke erweitern.
• Grundstücksgröße: Hotels gibt es in verschiedenen Größen, von kleinen unabhängigen Lodges bis hin zu riesigen Resortkomplexen. Eine skalierbare Kiosklösung sollte in der Lage sein, die Anforderungen von Immobilien unterschiedlicher Größe und Grundrisse zu erfüllen.
• Hauptsaison und Nebensaison: In einigen Hotels gibt es zwischen Hoch- und Nebensaison erhebliche Schwankungen bei der Belegung und beim Ein- und Auschecken der Gäste. Skalierbare Kioske können leicht an unterschiedliche Gästezahlen angepasst werden.

7. Plattform für das Gasterlebnis

Eigenständige Self-Check-In-Kioske helfen dabei, wichtige, aber begrenzte Teile der Reise der Gäste zu optimieren. Erwägen Sie, das gesamte Gasterlebnis zu verbessern, indem Sie sich für eine Lösung entscheiden, die Teil einer Plattform für das Gasterlebnis ist. Durch die Integration anderer Technologien wie Gastnachrichten und Upsells helfen Ihnen die Plattformen für das Gästeerlebnis dabei, den Umsatz zu steigern, die Effizienz Ihrer Mitarbeiter zu steigern und die Gästezufriedenheit zu maximieren.

Self-Check-In-Kioske verbessern das Kundenerlebnis

Der Komfort in Ihrem Hotel zu priorisieren, ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Gästeerlebnis — und Ihre Reise — zu bereichern! Von der Ankunft bis zum Check-out hat die richtige Technologie einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit Ihrer Gäste und Mitarbeiter.

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Self-Check-In-Kioske ermöglichen es Ihnen, den Betrieb zu beschleunigen, Wartezeiten zu verkürzen, den Datenschutz und die Sicherheit zu verbessern und vieles mehr.

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