El registro digital de los viajeros, la comunicación con el personal, el procesamiento de los pagos y la coordinación entre los departamentos tienen algo en común: el software de gestión hotelera. Y a la hora de elegir qué usar, hay mucho en juego. La plataforma incorrecta puede frustrar tanto a su personal como a sus huéspedes, lo que limita sus oportunidades de obtener ingresos.
Sin embargo, el uso del software adecuado hace que la administración del hotel sea muy sencilla. Permite que su equipo se mueva al unísono, brinda a los huéspedes una experiencia fluida y maximiza las oportunidades de ingresos en general. En esta guía, te explicaremos cómo elegir el mejor software de gestión hotelera para tu propiedad, que te ayude a alcanzar tus objetivos de crecimiento, a mejorar la experiencia de los huéspedes y a crecer a la par de tu negocio.
Aspectos destacados principales:
El software de gestión hotelera es una plataforma digital creada a partir de múltiples capas de tecnología que un hotel elige para ayudar a ejecutar las operaciones diarias. Reúne componentes clave, como los perfiles de los huéspedes, los pagos, las actualizaciones del servicio de limpieza y los informes, para que los equipos puedan gestionar las tareas operativas de forma que se garantice que la información se comparta entre las herramientas pertinentes.
En el día a día, esto significa que cuando un huésped se registra, información como su nombre y número de habitación está disponible para otras funciones relacionadas: el servicio de limpieza sabe que la habitación está ocupada, el restaurante puede cobrar a la habitación y los gerentes ven al huésped en los informes. El software de gestión hotelera mantiene toda esta información organizada para que el servicio al huésped sea uniforme.
Antes de que puedas elegir lo correcto sistema de gestión hotelera, debe comprender las necesidades operativas de su propiedad. Este no es el momento de distraerse comparando proveedores o características. En primer lugar, dé un paso atrás y evalúe cómo la tecnología se adapta a sus flujos de trabajo diarios. Descubre qué es lo que provoca los cuellos de botella en tu equipo, dónde los huéspedes experimentan problemas y qué procesos requieren un mejor flujo de datos, visibilidad o automatización.
Este es un marco práctico para evaluar el software de administración hotelera y determinar qué características son las más importantes para su propiedad.
Comience por identificar todos los puntos de interacción entre los huéspedes y el personal durante la estancia. Esto incluye la comunicación sobre las reservas, el registro, las conversaciones durante la estancia, los pagos, el servicio de comida y bebida, las solicitudes y la salida. Cada punto de contacto puede provocar fricciones operativas o ofrecer un servicio impecable.
El mapeo de estos momentos revela dónde la tecnología puede ayudarlo operaciones hoteleras. Por ejemplo, las largas colas en la recepción, los retrasos en las actualizaciones del servicio de limpieza o el gran volumen de llamadas internas suelen indicar procesos que podrían beneficiarse de una actualización del sistema de gestión.
Los datos integrados del hotel son la «sugerencia automática» de su propiedad. Sin ellos, su personal está atrapado en el purgatorio de la entrada manual; con ellos, la información fluye de forma instantánea y precisa hacia donde se necesita.
Los hoteles modernos combinan una compleja tecnología: sistemas de gestión de propiedades (PMS), sistemas de gestión de ingresos (RMS), motores de reservas y gestores de canales, herramientas de reserva para grupos, terminales de puntos de venta (POS), plataformas de pago, software de limpieza y mantenimiento, suites de televisión y multimedia y herramientas de mensajería e interacción con los huéspedes, por lo que es fundamental que estos sistemas se comuniquen entre sí. Las integraciones sólidas eliminan la entrada de datos duplicados, eliminan el riesgo de errores humanos y mantienen a todos los departamentos operando desde una única fuente confiable.
Priorice las integraciones que eliminen directamente la fricción de la experiencia de los huéspedes y las tareas más pesadas (como hacer clic entre pantallas, exportar e importar informes) de su personal. Una vez que sepas qué sistemas deben ser compatibles, puedes plantearlo de forma proactiva en las conversaciones con los proveedores.
Incluso el software más sofisticado es una desventaja si su personal no puede o no quiere implementarlo. Cuando una plataforma está diseñada para la persona que realmente la usa, la adopción es fácil. Su equipo deja de luchar contra el software y tiene la capacidad de centrarse en el huésped. Los números lo respaldan: un Encuesta HBR descubrió que el 89% de los ejecutivos dicen que impulsar la adopción del software orientado a los empleados es una alta prioridad.
Para asegurarte de que tu paquete tecnológico se utilice realmente, busca:
Los cambios en tu hotel no siempre son obvios hasta que miras hacia atrás: ya no imprimes menús a diario, ahora todas las habitaciones tienen un televisor inteligente y la ampliación de tu espacio para reuniones está completa. Y al igual que estas mejoras, la tecnología hotelera debe adaptarse a la evolución de las propiedades.
Al seleccionar el software, concéntrese en los sistemas que admiten el crecimiento modular para garantizar que su sistema siga siendo útil durante mucho tiempo después de la implementación. Para saber si las herramientas de los proveedores pueden adaptarse a las necesidades de su hotel, infórmese sobre sus integraciones actuales y su historial de actualizaciones.
Elegir el software adecuado es solo la mitad de la batalla; elegir el socio adecuado es la otra mitad. Cuando invierte en tecnología hotelera, invierte en un colaborador operativo a largo plazo para su empresa.
Según datos recientes, El 56% de las pequeñas o medianas empresas tuvo que cambiar de proveedor debido al aumento de los costos o a los retrasos en el servicio. En el mundo hotelero, cambiar la tecnología básica es un quebradero de cabeza costoso y disruptivo que hay que evitar a toda costa. Para garantizar que su oferta tecnológica tenga capacidad de permanencia, evalúe a sus proveedores en función de tres pilares específicos:
Piense en el software de gestión hotelera como el sistema nervioso central de la propiedad. Funciona principalmente en segundo plano, realizando funciones como:
Cuando está diseñado de forma óptima, el software de gestión hotelera es el hilo digital que conecta sus sistemas, sus equipos y sus huéspedes en una operación única y coherente. Cuando no lo es, inicias sesión en cuatro pantallas diferentes solo para ayudar a la persona que llama con una reserva de OTA. Si entiendes cómo funcionan estos sistemas, puedes elegir mejor el software que ayude a tu hotel a realizar operaciones más eficientes y a ofrecer una experiencia perfecta a los huéspedes.
En el centro de la mayoría de las plataformas está software de gestión de huéspedes que almacena los perfiles de los huéspedes, los detalles de la reserva, los datos de pago y el historial de estancias. Es posible que los sistemas de reservas se incluyan en él. Desde allí, los datos de los huéspedes fluyen a otros sistemas.
Es necesaria una fuente central de información fiable para mantener una información coherente y fiable en todas las aplicaciones, los departamentos y los flujos de trabajo. Los datos centralizados comunes incluyen:
Las mejores integraciones hoteleras no parecen integraciones en absoluto. Se trata simplemente de no tener que cambiar de una herramienta a otra con una coherencia operativa total. Simplifica las cosas que haces todos los días, como cambiar la información de pago. Al actualizarla en un sistema, esas actualizaciones se reflejan automáticamente en todas las plataformas vinculadas. Las integraciones típicas con el PMS u otras plataformas suelen incluir:
La automatización de las tareas rutinarias ahorra tiempo, pero el mejor software también será muy fácil de usar para sus huéspedes. Tecnologías como IA hotelera ahora impulsan la automatización de la comunicación tanto para los huéspedes como para el equipo, además de los flujos de trabajo estándar de los hoteles. Si se aplica correctamente, gestionar las consultas de los huéspedes, activar las comunicaciones automatizadas y agilizar la coordinación de los servicios resulta muy sencillo.
Estos son algunos ejemplos de flujos de trabajo automatizados:
Las reuniones de pie al principio de los turnos son útiles, pero las cosas cambian rápidamente. El acceso en tiempo real a los sistemas de gestión hotelera cierra esa brecha y permite que las operaciones del hotel avancen con rapidez. La reducción de las llamadas telefónicas internas y las soluciones de última hora son una ventaja para todos.
Si los huéspedes necesitan ayuda, tener acceso a los mismos datos operativos acelera los tiempos de respuesta y minimiza los malentendidos.
Hay una diferencia entre tener datos y usarlos. El software de gestión hotelera está aquí para recopilar, gestionar y ayudarlo a utilizar los datos de su hotel para la toma de decisiones operativas y el seguimiento del rendimiento.
Los hoteleros que tienen esta información identifican los cuellos de botella operativos y las oportunidades de mejora. Tienen una comprensión inmediata (y más clara) del rendimiento de la propiedad y de los ajustes operativos que pueden ser necesarios. Esto, combinado con el seguimiento activo de los comentarios de los huéspedes, crea una ventaja que, según HBR, es una de las cuatro capacidades acumulativas que impulsan la mejora operativa.
La realidad de la tecnología hotelera está llena de matices. El ecosistema tecnológico hotelero es diverso, con diferentes tipos de plataformas de gestión hotelera. La mejor plataforma depende completamente del ADN único de su propiedad: su tamaño, complejidad operativa y objetivos específicos de experiencia de los huéspedes.
En lugar de buscar una solución única para todos, lo más inteligente es identificar qué categoría de software se alinea con los puntos de fricción principales.
Si bien cada categoría tiene un propósito, muchos hoteles ahora priorizan las plataformas que conectan la participación de los huéspedes y las operaciones durante toda la estadía. Con su plataforma de interacción con los huéspedes basada en inteligencia artificial, Canary Technologies digitaliza todo el recorrido del huésped, desde la reserva hasta la salida, modernizando las operaciones del hotel y aumentando la eficiencia del personal y las oportunidades de ingresos.
¿Necesita ayuda para evaluar las mejores soluciones? Eche un vistazo a nuestra completa guía de compra de software de gestión hotelera.
Los inconvenientes de la implementación de un nuevo software pueden ser numerosos y variados, según el hotel y el proveedor que seleccione. Entonces, ¿qué puede hacer?
Comprender los desafíos de implementación más comunes puede facilitar la planificación. Estos son algunos de ellos:
Uno de los desafíos más comunes es asegurarse de que el personal utilice realmente el nuevo sistema. Los agentes de recepción, los equipos de limpieza y el personal de servicio al huésped deben sentirse seguros al navegar por la plataforma desde el primer día. Todo se reduce a comunicar el cambio, un diseño intuitivo y formación del personal del hotel.
A continuación, te explicamos cómo garantizar altas tasas de adopción por parte del personal al adoptar una nueva solución de gestión hotelera:
La mayoría de las propiedades se basan en múltiples plataformas para diseñar su suite de administración. La integración de estos sistemas durante la implementación puede resultar compleja si surgen problemas de compatibilidad. Los proveedores que elija deberían haber abordado de manera proactiva las posibilidades y los pasos necesarios.
A continuación, le indicamos cómo gestionar la integración en los sistemas hoteleros existentes:
La transición de datos desconectados a datos conectados es como la mañana siguiente a una fiesta de Nochevieja con entradas agotadas: es una limpieza masiva. La mayoría de los hoteles comienzan la implementación con los perfiles de los huéspedes y los registros operativos en hojas de cálculo y sistemas antiguos. En el caso de los duplicados, debes decidir qué sistema contiene la fuente de la verdad. La consolidación de estos datos durante la implementación es la única manera de obtener una verdadera visibilidad de toda la propiedad.
A continuación, le indicamos cómo centralizar sus datos correctamente:
Algunas implementaciones serán rápidas y otras le costarán tiempo y dinero. Su proveedor debe darle una idea clara de lo que necesita más allá de la compra inicial. Pregúntese desde el principio sobre el costo potencial de los servicios de implementación, las integraciones, la capacitación y el mantenimiento continuo de la plataforma, ya que todos estos factores pueden contribuir al costo total de propiedad. Al planificar estos gastos, evitará sorpresas presupuestarias más adelante.
A continuación se explica cómo mantener el control de los costos del software de administración hotelera:
Las operaciones de los hoteles están en constante evolución. Ya sea que esté ampliando los servicios, aumentando el número de habitaciones o cambiando de proveedor, sus operaciones no permanecerán estáticas. Esto significa que necesita un paquete tecnológico que funcione para el hotel que tiene hoy y para el que está construyendo mañana. Escalable soluciones tecnológicas para hostelería permiten a los hoteles agregar nuevas capacidades sin reemplazar su tecnología principal.
A continuación, le indicamos cómo escalar de forma eficaz su solución de software de gestión hotelera:
Gestionar de forma eficiente las operaciones de su hotel es fantástico, pero en última instancia, es necesario ofrecer una mejor experiencia a los huéspedes en cada etapa de la estancia. Invertir en la plataforma adecuada te permite no solo optimizar el servicio y reducir el trabajo manual del personal, sino también crear interacciones más personalizadas para los huéspedes.
Ahí es donde está Canary gestión de huéspedes la plataforma se destaca. Con la plataforma de interacción con los huéspedes basada en la inteligencia artificial de Canary, los hoteles pueden agilizar las operaciones y ofrecer a los huéspedes una experiencia más personalizada desde la reserva hasta el pago.
Con Canary, los hoteles pueden:
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El mejor software de gestión hotelera para hoteles modernos depende de las necesidades operativas de la propiedad, los objetivos de experiencia del huésped y los recursos de personal disponibles. Cualquier hotel se beneficia de las plataformas que reducen las tareas manuales, simplifican la comunicación con los huéspedes y automatizan los flujos de trabajo rutinarios para que los equipos más pequeños puedan operar de manera más eficiente.
Los sistemas que se integran fácilmente con el PMS y otras tecnologías hoteleras fundamentales también ayudan a las propiedades independientes a mantener un funcionamiento fluido sin añadir complejidad.
El costo del software de administración hotelera varía ampliamente según el tipo de plataforma, la cantidad de habitaciones, las características y el nivel de personalización requerido. Algunos proveedores cobran precios por suscripción, mientras que otros pueden incluir la incorporación, las integraciones o la formación como parte de los paquetes de implementación.
Los hoteles suelen evaluar el retorno de la inversión a través de varias mejoras operativas, que incluyen:
Las plataformas centradas en la participación de los huéspedes y en los viajes digitales de los huéspedes suelen ofrecer las capacidades más sólidas para la comunicación y las ventas adicionales. Los hoteles que utilizan este tipo de software interactúan con los huéspedes a través de la mensajería, el registro móvil y las solicitudes de servicios digitales, a la vez que ofrecen oportunidades de mejora personalizadas durante toda la estancia.
Las plataformas de interacción con los huéspedes suelen incluir herramientas que ofrecen mejoras de habitación, opciones de salida tardía, comodidades y otros servicios auxiliares en momentos clave del viaje del huésped. Cuando se integran con los sistemas operativos, estas herramientas presentan ofertas relevantes sin añadir trabajo al personal del hotel.
Las capacidades comunes que los hoteles deben priorizar incluyen:
Sí. La plataforma de Canary proporciona a los hoteles una visibilidad operativa centralizada de las interacciones de los huéspedes y los flujos de trabajo operativos. Los equipos pueden supervisar los detalles de las reservas, realizar un seguimiento de la comunicación con los huéspedes, gestionar las tareas y revisar la actividad operativa desde una única interfaz.
Canary aumenta los ingresos de los hoteles al convertir los puntos de contacto de los huéspedes en oportunidades de mejoras, complementos y servicios auxiliares. En lugar de confiar únicamente en la recepción para presentar las ofertas, los hoteles ofrecen opciones personalizadas de forma digital durante todo el viaje de los huéspedes a través de Dynamic Upsells de Canary: desde ofrecer ventajas de habitación durante el registro móvil hasta incluir complementos en un compendio digital, los hoteles pueden mostrar fácilmente todas sus opciones.
Además, Canary ofrece un conjunto de soluciones diseñadas para garantizar los ingresos de un hotel al reducir la posibilidad de fraude y devoluciones de cargos. Por ejemplo, las autorizaciones digitales verifican de forma segura la información de pago, y Payment Links facilita la aceptación rápida de depósitos u otros pagos.
Sí. La plataforma de Canary ofrece oportunidades de aumentar las ventas y obtener ingresos complementarios en varias etapas del viaje del huésped, incluidas las mejoras de habitación, la salida tardía, el estacionamiento, los paquetes gastronómicos, los servicios de spa y otros complementos a través de puntos de contacto digitales automatizados.
El software de administración hotelera generalmente se integra con una amplia gama de sistemas hoteleros, incluidos los sistemas de administración de propiedades, los procesadores de pagos, las plataformas de comunicación para los huéspedes y las herramientas operativas.
